论档案管理对企业发展的重要性

李雨

【摘要】在企业的发展过程中，档案是必不可少的，档案就是企业在生产和管理过程中具有保存价值的文件，其中包括对国家、社会以及企业自身等各方面的。企业档案的涉猎范围很广，包括会议材料、企业合同、协议书、以及企业重要的对外活动凭证等。这些档案的保存和管理对于企业的发展来说十分重要，随着科学技术的发展，当前我国企业的檔案管理方式已经逐渐由传统的实体管理转变为知识管理、信息化管理。本文就档案的管理对企业的重要性展开了研究，并探讨了如何提高企业的档案管理技术，以供参考。

【关键词】企业档案 档案管理

对于企业来说，档案是一家企业一切活动的存根，记录了企业在过去的活动和发展历程，可以说档案是企业发展的见证者，企业的发展离不开档案的记录，同时藉由档案的记录，企业的工作人员能够更加详尽地了解企业过去的发展模式，这对未来企业发展水平的提高来说至关重要。企业档案涉及范围很广，如果企业档案保管不利，那么不仅企业的很多无形的资产就都无法得到保证，甚至连台账记录、保密设备等信息也都不能保证，因此提高企业档案的管理水平对于企业来说至关重要，企业要完善档案的记录和管理模式，维持企业的稳定、健康发展。

一、企业档案管理的重要性

（一）利于企业融资

在集团公司融资的过程中，银行会对企业的发展水平展开调研，其中企业发展水平最好的证明就是各项档案。银行对于企业放款之前，一定会就企业的综合实力、资质、管理结构以及社会口碑和发展前景等方面进行了解，同时在放款的过程中，银行也会就企业的情况和信息进行建档，这么做能够帮助银行合理保存客户信息，便于双方的后续合作和交流。通过档案，银行和企业双方能够尽快建立起信任、实力和责任的档案结构，在进行销售和其他后续服务时，能够给企业提供很大的帮助。

（二）促进企业发展

对于企业来说，档案是涉及到企业发展的方方面面的，做好档案管理工作，也就是从客观上促进了企业的发展。档案涉及到了企业在场运行中的各项信息，对这些信息进行管理就能够帮助企业提高工作效率，降低重复工作量，提升企业的综合实力。档案管理部门对企业的档案进行存放管理，有利于档案信息的存档，同时还可以方便企业上传下达等工作的开展，档案的合理存放能够便于在日后遇到相关工作时能够进行及时的查阅，便于确立明确的工作方向，促进企业发展。总的来说，企业档案的合理存放在便于办公部门的上传下达以及文件查阅等方面具有重要的作用，因此企业要对档案管理工作给予足够的重视。

（三）建立管理体系

企业内部需要管理，而档案则能够帮助企业内部建立完善的管理制度，能帮助企业更好地规范员工的行为，使企业的管理活动更加贴近和信息化。良好的档案管理工作，能够帮助档案的收集、整理、坚定以及编研等工作更加便捷地开展，同时档案管理也能够便于公司的各部门的相互协作，更好地完成相关的工作项目。档案管理对公司管理的作用不仅是大方面的规章制度的管理，也能够帮助企业完善细节的管理制度。企业的档案会保存员工的相关资料，便于企业根据不同的员工能力将其分配到合理的地方去，档案的这项功能在企业整合管理、人事变动以及开展新的工作业务时就显得尤为重要。

（四）便于人才培养

人才是每个企业在发展过程中不可获取的组成部分，企业的发挥和进步在哪都离不开人才的努力，同时每家企业也都十分重视专业人才，对专业人才的培养也是必不可少的。在人才培养方面，企业可以通过档案中记录的员工的兴趣爱好入手，制定出合理的培养方案。同时在企业的人才构成当中，档案管理方面的人才也是不可或缺的，就当前我国企业的档案人才方面来看，要想培养专业的档案管理人才，就要从以下几个方面入手，首先就是展开相关知识的专业实践，提高相关人才的知识储备，然后给予人才足够的实践机会，让他们能够将所学习到的知识融汇贯通，形成自身的能力。当然，优秀的环境和专业同时也是十分重要的，这就需要企业相关部门的支持，同时还有相关的档案工作人员的兴趣等问题，便于提高企业工作人员的专业性，促进企业的稳步发展。

二、企业档案管理措施

（一）提高管理意识

企业的档案管理不应该一成不变，也要随着社会的进步和企业的发展不断创新，而在创新的过程中，最重要的就是要提高企业的档案管理意识，在档案当中明确区分个人价值和社会价值。不仅如此，还要加强部门和部门、领导和员工、员工之间的交流，通过沟通和交流了解档案管理当中存在的不足，并根据需求制定大众化、信息化的档案管理方案。

（二）档案管理信息化

随和科学技术的发展，信息化已经转深入到我们的生活当中，各行各业都逐渐朝着信息化的方向发展，档案管理也不例外。信息化便于档案管理过程中的存档、归类和整合等工作，避免了传统的档案管理模式下档案存放不便、混乱等问题，同时信息化的模式下，能够帮助企业提高档案管理的安全性，在档案信息中应用个人身份验证码和防火墙，能够有效保护档案安全，同时还可以规定不同员工的查阅权限，避免公司的信息外泄。为了建立信息化的档案管理方案，就要加强档案相关人员的培养，提高其综合素质，促进其操作水平的提高。

（三）个性化管理

档案能够回溯企业的发展史，同时还能够帮助企业展望未来的发展趋势，并对企业的发展方向做出指导，档案的这项工作充分说明了其具有服务功能。如果档案管理的宗旨和目标设置不清，那么就会给企业的档案管理造成混乱，所以说档案管理的另一个发展方向就是个性化管理，即由先进的信息化技术，给不同的员工开放不同的档案查阅权限，便于其对公司的发展模式和发展情况进行了解，提高员工的专业性和对公司的依赖性。

三、结语

总而言之，良好的档案管理体系能够帮助企业更好地发展，档案是企业必不可少的一部分，推动档案管理的完善和规范化就是推动企业发展的进步。因此企业要重视档案管理工作的开展，通过多种方式提高企业档案管理的专业性，促进企业的进一步发展。

参考文献：

[1]赵晓蕾.档案管理在企业发展中的重要作用与创新构架[J].中小企业管理与科技，2014，（31）.

[2]张晶.实施规范化管理，解决企业档案管理难题[J].现代商业，2013，（23）.

[3]孙凡.简述档案的管理以及开发利用在企业发展中的作用及其意义[J].商场现代化，2013，（16）.