大数据环境下高职院校人事档案管理与利用探讨

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淄博师范高等专科学校

现阶段，国内各高职院校在人事档案管理方面都已经取得了不错的成绩。但是，受传统管理思维的影响，目前，高职院校的人事档案管理工作的开展，仍有很大的进步空间，没有真正发挥大数据时代所带来的便利性与高效性。研究大数据环境下的高职院校人事档案管理与利用具有非常重要的现实意义。

一、大数据环境下高职院校档案管理存在的问题

(一)纸质档案储存的局限性

目前，很多高职院校在人事档案存储方面，仍然沿用传统的纸质档案存储办法，这样的存储方法往往具有很大的局限性。比如学生档案管理。现阶段，为响应国家素质教育的要求，各大院校在人才培养方面都是以综合型人才培养为主要的目标，所以很多院校的人事档案管理范围也就相应的扩大，其不仅仅是单纯的学生基本资料管理，还包括学生在校期间的相关信用行为以及个人品行等多个方面的内容。另外，学生的心理状况资料以及科研能力和创新能力相关的发展实践资料也在学生档案管理之中[2]。这种情况就使得学生档案管理的内容越来越多，如果还是沿用纸质存储的方法的话，难度会很大。

(二)档案管理基础薄弱

目前，随着信息技术的不断发展，很多院校为便于学生信息资料管理工作的有效开展，开始使用电子档案来进行资料信息的管理。但是，由于其信息化发展相对较为滞后，导致在实际操作中很多信息无法及时更新，尤其是在数据收集以及处理上，目前还存在很多的问题，往往会在这一方面的问题上花费太多的时间，因此，高职院校在档案管理信息化方面其管理基础相对较为薄弱。而且由于高职院校本身在信息化管理上的滞后性，导致在对学生的基本信息进行收集之后，无法对其进行动态跟踪，使得档案信息管理的实效性不强，影响了学校管理部门对学生在校发展情况的综合评价。除此之外，考虑到人事档案管理工作本身的复杂性与多样性，其相关工作人员在开展工作时必须要把握好档案管理工作的核心，提高档案的收集和处理效率。

二、大数据环境下高职院校人事档案管理与利用的对策

(一)转变传统观念

高职院校人事档案管理是学校各项管理工作有序开展的保证，因此，相关工作人员必须要提高重视度，转变思想观念。院校领导人员和管理人员要对档案管理工作扩大宣传，以进一步突出档案管理的重要性，这样可以对学生以及教师在人事档案管理起到一个很好的引导作用，进一步提升档案管理工作的影响力。人事档案管理工作是服务于党委工作以及人事部门的关键工作内容，在中层干部选拔任用、教职工职称评审以及工资待遇等方面都发挥着非常大的作用。档案部门需要通过加大宣传力度，对师生进行的档案管理工作宣传，扩大档案管理工作的影响力。档案管理人员也需要养成一个人事档案资料主动整理、主动递交的好习惯，不断更新和补充人事档案的内容[1]。

(二)加大人事档案的开放力度 提高人事档案利用率

人事档案开放力度的加大可以在一定程度上提升人事档案的利用率，这样可以最大化的发挥人事档案的利用价值。在这一方面，可以借鉴国外先进的管理经验，适度扩大人事档案开放力度，充分发挥人事档案管理的价值。在开放力度的选择上可以针对不同的工作有针对性的开放。比如，对于教学、科研以及工资或者是奖惩方面的信息可以大力开放，但是针对于相关部门的组织人事评价以及审查按意见等方面的信息则需要做到严格保密，不能公开。只有适度把握人事档案信息的公开力度，才能有效提升人事档案的利用率，人事档案管理工作也才能够真正发挥实效。

(三)建立人事档案电子数据平台

大数据时代，高职院校的人事档案管理工作必须要紧跟时代发展的步伐，利用先进的信息技术，建立一个信息化的人事档案的电子数据平台。将个人所有的档案信息，包括姓名、性别、民族、身份证号、家庭住址以及各阶段教育经历、培训经历、工作经历、教学科研等信息存储与个人身份证信息当中。当个人发生工作调动或者是培训调动时可以通过读取个人身份信息而直接获取这些信息。此外，大数据时代要求所有大的人事档案信息必须要做到及时的更新，保证信息的完善。大数据时代就是要服务大众，因此，人事档案信息必须要做到更新快、收集快以及利用快等多个方面，能够更加方便档案的所有者以及利用者的使用。另外，建立数字化的档案信息平台还可以有效减少因纸质档损害而造成的档案信息丢失问题，在保护档案信息的同时最大化的发挥信息化的价值。

三、结语

综上所述，现今社会是一个信息化的时代，各行各业都必须要借助于信息化的作用来提升自身的工作效率。对于高职院校的人事档案管理工作而言，更需要借助信息化来提升自身的信息存储功能，并且有层次的对学生的档案数据进行有效分析，进而改善自身的工作。对于高职院校来说，在大数据时代，必须要以学生管理服务为中心，通过开展一系列的管理措施，提升自身的档案管理水平。

[1]祝彩凤.浅议大数据时代的高职院校人事档案工作[J].办公室业务,2016(24):164～168.

[2]李惠红.大数据环境下高职院校档案管理的信息化构建路径[J].办公室业务,2017(04):73～74.