林业科技项目档案管理特点与强化策略

革文艳

(云南高黎贡山国家级自然保护区保山管护局腾冲分局，云南腾冲 679100)

林业科技项目档案是指自林业科技项目从提出、立项到最终竣工验收整个过程中所形成的各种形式的文件资料，包括各种图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影像等资料。它是林业科技工程项目建设的真实反映，也是进行项目检查验收的重要依据。加强林业科技项目档案管理对规范项目工程运作，提高林业生产、科研管理及推广水平有着重要的意义。

1 林业科技项目档案具有的主要特点

1.1 专业性强

与其它档案相比，科技档案具有极强的专业性特点。林业科技项目档案不仅具备科技档案的共性特点，也具有自身的专业特点。比如，森林或动植物资源调查、林业作业等工作通常需在户外进行，并会产生很多原始材料，如调查记录表、施工记录表等。此外，林业生产与建设和农业、水利、交通、环保、旅游、工业等诸多行业均有密切的联系，因此，形成的档案资料复杂多样。

1.2 成套性

林业科技项目从开始立项、审批、调查研究、规划设计，到工程建设、竣工验收整个过程中都体现出成套性的特点。具体来讲就是全部档案资料都是围绕一个独立的科研项目或课题所形成的，各子项档案存在密切联系，也全面反映出科研项目的实施过程。

1.3 阶段性强

林业生产周期是很长的，因此，不少林业科研项目的周期也较长，所形成的林业科技档案材料也需要十分长的时间。为此，我们可根据项目实际，采用分阶段归档的办法。具体来讲就是将林业科研项目分为五个阶段，包括科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果与奖励申报、推广应用等。当一个阶段的工作结束时便可开始对所形成的相关文件资料进行整理归档，补充到此科研项目档案中去。这不仅便于收集、整理，也能确保档案收集的全面性。

1.4 保密性强

林业科技档案是在林业科学研究试验、生产实践过程中所产生的，是广大科技人员辛勤付出，共同努力的智慧结晶，也真实反映了林业建设的具体情况。同时，这些档案在某些方面还具有专属性与独创性的特点，其知识产权归国家或相关林业单位所有。因此，必须重视对林业科技人员及档案人员的保密教育，强化他们的档案保密意识。定期对林业科技档案的内容进行审查与分析，根据需要适当调整保密范围与密级，保证林业科技档案与科技资源的安全性。

2 林业科技项目档案管理存在的问题

2.1 缺乏档案意识，重业务轻档案现象普遍

林业科技部门或多或少都存在重业务轻档案记录的问题，并未认识到林业科技档案的重要意义，也未将收集这些档案当作自己的职责，经常是当作可有可无的一项工作。因此，对待档案收集工作往往是说起来重要、忙起来不要。在这样的背景下不少林业科技人员档案意识淡薄，根本没有意识到林业科技档案属于项目管理的重要内容，而且也是项目验收、项目监测、效益评价的有效依据，往往到了要检查验收的时候才开始抱佛脚，加班加点东拼西凑，在一定程度上降低了档案的真实性、完整性与准确性。

2.2 相关保障不到位

由于这项工作得不到重视，缺少领导保障，经常处于无人分管或只分工不真管状态。同时，划拨的经费不多，难以满足科技档案管理的需要。有的单位未按规定设立专门的机构、给编制、定职能，也无行政保障。目前，从事林业科技档案管理的人员主要是兼职人员，加之单位极少提供专门的学习培训机会与经费，导致档案员知识结构老化，极大程度制约了林业科技档案管理水平的提高，进而影响到林业科技项目档案的形成质量。

2.3 档案收管用不到位

目前，林业科技档案的收集、管理、使用模式仍是老一套，并没有与时俱进加以改进创新。因此，档案收管用工作还不到位，无法将档案收全、管好、用活。部分林业科技人员认为自己做的项目就是自己的，不用收集整理相关资料，或者极不情愿把档案资料交给档案管理人员。这增加了档案收集难度，也是造成档案材料不齐全的原因之一。

2.4 档案人员的专业素质有待提高

随着林业事业的快速发展，所形成的档案类型与内容也更加丰富多样，档案管理与利用方式也有所变化。然而很多林业科技档案人员都是身兼数职，没有在档案管理工作上投入过多精力。他们不了解科研工作，也不重视林业科技档案管理工作，往往是归档时才临时抱佛脚，导致工作质量不高。此外，由于缺少系统的学习培训机会，有一部分案管理人员缺少档案管理的意识，不明确什么才是档案，也不知道什么是档案管理中的归档，应该采用哪些方法进行归档，这样便导致有些科技文件、科技材料、科技数据逐渐损坏、丢失和外流，从本质上影响了档案管理工作的质量。

3 新时期加强林业科技项目档案管理的建议

3.1 高度重视，加大支持力度

林业科技项目档案管理作为整个林业工作中不可或缺的一项工作，在推动林业科技进步，实现科技兴林目标中具有非常重要的意义。因此，林业相关部门必须转变观念，高度重视这项工作，特别是基层科研单位领导更应充分认识到这项工作的意义，主动配合好档案管理工作，将工作经费纳入单位年度财政经费预算，并加大资金投入力度，不断完善基础设施建设。在单位内部建立档案信息化管理系统，实现档案管理的信息化。

3.2 明确职责，加强领导，完善相关制度

林业科技项目档案具有种类多、专业性强、涉及面广等特点。因此，各级林业主管部门应根据我国档案法规，密切配合，科学部署，齐抓共管，共同做好林业科技档案管理工作。首先，根据林业科研工作特点，明确文件材料归档范围、合理划分各类文书档案的保管期限，为林业科技档案管理工作的开展奠定基础。其次，健全林业科技项目档案管理工作机制，将责任细化，落实到位，并配备专、兼职档案人员，构建档案管理网络。最后，根据林业科技档案管理规范与林业发展需要，进一步完善林业科技项目档案管理制度，其中，要尽快建立健全林业科技档案的收集、整理、鉴定、统计、利用、归档、移交、销毁等各个环节的制度细则，从根本上提升林业科技档案管理的规范化水平。确保一个林业科技项目形成一套完整的科技档案。

3.3 重视档案管理队伍建设，提高档案管理水平

林业科技项目档案形成周期长，档案工作连续性强，因此，从维护档案工作的长远利益考虑，急需一支稳定的档案管理队伍作保障。首先，林业部门应设立专门的编制，改善薪资福利，从高校与社会选聘一些专业能力强、富有责任心的人才扩充到档案管理队伍中。同时，加大经费投入，专门作为档案人员的教育经费，定期开展业务培训，不断提高档案人员的责任意识与专业技能。这样才能让林业科技项目档案管理逐步实现科学、规范、有序的管理目标。

3.4 加强档案管理信息化建设

随着信息技术的快速发展，档案管理模式早已向信息化方向发展。各级林业单位应将科技档案信息化建设作为自身信息化建设的重要内容之一。通过统筹规划，确保档案信息化建设步调与单位信息化建设相一致。同时，要逐步配备相关信息设备，引入先进的档案信息化管理系统，加强对档案人员的培训，实现档案管理数字化与信息化同步推广与应用。

3.5 重视档案的开发利用，发挥林业科技档案价值

档案的价值就是服务于社会发展，因此，林业科技项目档案的价值在于服务于国家林业建设与林业科技发展。各级林业单位应重视对林业科技项目档案资源的开发利用，提高档案的利用率。一方面，林业科研人员应积极分析本地区林业科技发展特点，挖掘现有科研成果与科技档案信息价值，不断拓宽林业科研服务范围。要善于利用科技下乡活动，及时将最新实用的科技信息送到林农手中，促使林业科技尽快转化为实际生产力。另一方面，档案人员应根据林业科研实际，围绕专门的研究课题及时、连续地为科研工作者提供需要的相关档案资料，直到本课题结束为止。通过课题跟踪服务让科研人员能够及时获得急需的各种资料，避免重复劳动，让他们将更多精力花费在攻克难题上，充分发挥出档案服务的保障作用，也使林业档案资源价值得以体现。

4 结语

总之，科技兴林在林业生态建设中得到了越来越多人的关注。新形势下必须重视林业科研工作的开展以及林业科技成果的转化，帮助林农致富增收，加快林业生态建设步伐。为此，必须重视林业科技档案的管理与开放利用，建立健全林业科技档案管理机制，加强宣传教育，强化林业单位科技人员与档案人员的档案意识，主动配合好档案的收集、整理、上交、归档等工作，不断提高档案管理效率。