事业单位档案管理存在的问题和应对措施

邹与群

摘 要：事业单位改革以来，通过多次改革发展，实现全新的提升。事业单位在有效的协调运转发展条件下，不断提升档案管理的工作水平，将事业单位工作落到实处，加强事业单位的建设和发展水平，确定事业单位档案管理的创新建设。

关键词：事业单位；档案管理；问题；应对措施

1 事业单位档案管理工作面临的问题

1.1 事业单位档案管理工作的现状

我国事业单位工作有很多的不足。事业单位缺乏完善的档案管理体系，档案管理制度不够规范，对档案管理资料和信息的收集和整理都不够规范，对档案和资料信息的保存也很随意，这些都说明我国事业单位关于档案管理工作还远远没有明确相应管理规范和要求。而且近年来数字信息化技术发展迅猛，数字信息化技术在档案管理工作方面可以省去很多的人工整理，还可以更加合理有效的对事业单位的档案资料和信息进行整理。

1.2 事业单位对档案管理工作不够重视

事业单位对档案管理工作还不够重视。忽视档案管理工作，档案管理意识薄弱。我国事业单位档案管理工作的地点比较简陋，档案室建设陈旧落后，办公环境差，缺少档案管理的保护措施。事业单位尚且对档案管理工作不重视，意识不到档案管理工作的重要性。在事业单位中如果领导干部不以身作则，不重视档案管理工作，那下属部门和相应档案管理部门的工作人员自然也不会认真对待档案管理工作。对此事业单位领导部门有必要做出一些调整和开设事业单位监理部门，以做到对档案管理的高度重视。

1.3 数字信息化技术未能应用于档案管理工作

数字信息化技术发展迅速，这也标志着科技时代即将到来。为此我国政府对数字信息化技术的发展投入了大量的资金支持和人才培养。数字信息化技术的出现，在事业单位中解放了人工對档案和信息资料的收集与管理。但还是有很多事业单位能把数字信息化技术应用于档案管理工作中去。数字信息化技术在不同行业，不同领域中的应用已经非常广泛。当然档案管理工作也要与时俱进。我国事业单位要在档案管理工作时，积极合理运用数字化信息技术。这不仅科学有效的提高了工作效率和准确性，还减少了很多人工收集和整理档案资料和信息的工作。数字信息化技术的出现，给事业单位档案管理工作带来了很多的便利。

1.4 档案管理人员的综合素养比较低

事业单位档案管理工作不仅比较复杂，另外对于档案的管理质量要求也比较高，如果管理不当，其后续的影响涉及是很多的，由于档案管理工作是比较乏味和无趣的，没有足够的耐心和责任心是不可能胜任这项工作的，因此这就需要档案管理人员具有较强的责任意识，同时也要具有良好的专业知识和管理方法。但是在实际的事业单位档案管理中，各单位领导对档案管理意识比较淡薄，对档案工作重视不够，人才总量不足，且老龄化现象比较严重，把档案室当成“过渡养老”的地方，多半用来照顾老弱病残型人员，年龄老化严重；档案管理员频繁更换，有的没有经过档案业务培训就上岗，对档案工作的重要性及有关知识不了解，这严重影响了档案管理工作的质量。随着事业单位的发展，单位档案管理的工作量势必会增加不少，而一些管理人员的管理理念还是比较传统，这就造成了其管理水平并不能适应事业单位档案管理的新要求，另外，由于管理人员对于档案管理工作的认识不够，也会导致对管理工作的态度不积极，进而缺乏足够的上进心，慢慢地会造成其综合素养的不高。

2 体育事业单位档案管理的优化方法

2.1 提高工作思想认识，突出档案利用

许多档案管理问题都是由于人们对档案管理工作没有足够的重视而引起的，因此想要切实做好体育事业单位的档案管理工作，首先就是要提高人们对体育档案管理工作的认识，明确体育档案管理工作对体育事业单位的重要性。事业单位的档案管理人员要清楚地认识到档案管理工作不是一项无足轻重的工作，提高档案管理水平，加强档案管理的现代化建设，利用信息化技术是非常重要的。体育事业档案管理人员要更新理念，用创新的思维方式完善和建立相关的内部档案管理制度和办法，加大对档案管理工作的资金投入，创建独立的体育档案管理部门和档案管理工作室、档案储存室、查阅室，配备有完善的消防设施的体育档案库。同时单位要运用先进的科学技术进行档案管理，借鉴一些成功的档案管理经验，将档案管理与单位的发展进行有效结合，改进和完善原有的档案管理体系，提升档案管理效率。体育事业单位的领导管理人员要加大对档案管理工作的支持力度，加强对档案管理工作人员的关心和支持，尽量为档案管理工作营造一个良好的工作环境，提升档案管理工作人员的主动性和积极性。

2.2 加强硬件设施建设，更新管理手段

体育事业单位档案管理工作效率的提升离不开档案管理硬件设施的改善和建设。当前体育事业单位档案管理的许多硬件设施已经出现了陈旧和落后的状况，不能适应当前现代体育档案管理的需求。因此体育事业单位的管理者要加强对档案管理工作的资金投入，着眼于单位自身档案管理的实际工作需要，对档案管理的陈旧落后设备进行更新、完善，为体育档案管理工作提供必要的物质支持。事业单位要按照相关标准配置档案室的各项设备，强化档案室与相关设备的维护与管理，确保档案管理工作能够顺利展开。体育事业单位的档案管理要与时俱进，完善和建立信息化档案管理平台，利用当前迅猛发展的网络信息化技术，及时建立电子档案室，把过去的纸质档案逐渐转化成规范的数字档案。如档案管理相关工作人员可以利用计算机、扫描仪等先进设备，把图片、文字等档案资料转化成数字化信息数据，引进电子档案管理系统对档案实施信息化管理。这样既节约了档案存储空间、突破了手工管理的繁琐和时间与空间的限制，信息获取也更加及时准确，用户可以在任何时间和地点通过计算机使用档案信息，从而实现了资源共享，提高了档案利用价值。另外单位还要加强档案的统一管理，建立统一的档案管理制度，对电子文件要利用杀毒软件进行网络病毒的控制，对不需要修改和继续写入的电子文件或软盘进行加密保护，从而做到以防为主，防治结合，保证档案文件能够安全有效地利用。

2.3 提升工作综合素质，建设管理队伍

随着我国信息技术发展的日益成熟和信息化技术在事业单位档案管理工作中的广泛应用，单位在提升档案管理工作效率的同时，也要提高档案管理工作人员的综合素质。单位要利用网络信息化技术进行体育事业单位的档案管理工作，创新档案管理的工作方式和管理形式，就需要档案管理人员与时俱进、提高创新意识，加强对信息化档案管理技术的学习，提升档案管理工作人员的综合应用能力，以便适应当前社会档案管理工作的需要。体育事业单位要利用多种形式对档案管理人员进行计算机网络方面的技术培训，加强对档案管理专业知识的强化和拓展。比如单位可以邀请专业的数字化档案管理专家进行专业知识讲座，对档案管理人员进行计算机技术方面的专业培训，或派遣档案管理人员到专业的数字化档案管理团队进行实践学习，增强档案管理人员的综合应用能力。事业单位还要不断补充和引进优秀专业人才，面向社会招聘，为体育事业单位的档案管理工作输入新鲜的血液，推动体育事业单位的档案管理工作持续良好地发展。

3 结语

综上所述，要做好体育档案管理工作，既要了解体育发展的历史还应立足于我国体育事业发展的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善体育档案管理工作，培养体育档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大体育档案管理工作人员的工作热情，使体育档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

参考文献

[1]郑勇.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].福建质量管理，2016.

[2]郑立彬.事业单位档案管理工作优化途径分析[J].科技传播，2016.