谈谈上级的行政效率对档案工作的影响

摘 要：本文从行政效率简言之上级部门对行政公文处理的的角度探讨了归档文件缺失的问题以及解决方法。

关键字：行政效率；文件缺失；档案意识

关于行政效率，网上给出的定义是：指公共组织和行政工作人员从事公共行政管理工作所投入的各种资源与所取得的成果和效益之间的比例关系。各种资源是指人力、财力、物力和时间以及各种有形无形的资源。成果是指管理成果，包括有形的物质成果和无形的精神成果。效益包括经济效益和社会效益，主要是社会效益。行政效率就是政府效率，政府效率就是政府生产力，它是一种推动社会发展的综合生产力。对档案工作来说，了解一些行政效率或者简单说上级部门对行政公文处理的程序对档案工作也是很有益处的。

在档案工作的实际查询利用中有种现象：总有些文件在归档目录中查不到，查收发文本倒是有，被相关部门领去没有上交及时归档，造成文件缺失。下面从行政工作效率的角度探讨一下文件缺失的问题。

1 文件缺失的造成原因

上级机关，对我们学校来说就是党校办负责收发文件以及整理管理文件，文件缺失也就是在这个过程中造成的。

第一方面：文件在流通环节中的丢失。一般的行政机关对文件的管理是这样的：有收、发文两个本，上级来文记录在收文本上，内发文记录在发文本上。看一下上级来文的处理流程：收文---登记---下发文件到相关领导处-----领导批示----复印件送给各部门执行，客观的来说，这个过程中发文是不容易遗失的，但对某些特殊文件，有可能滞留在某个环节，造成文件缺失。例如；学校法律顾问室有次查找一份很重要的合同文件，但是交来的合同归档目录根本就没有这份文件，后来层层追索，才发现在当初签署合同的某位重要领导手里。由于档案管理部门并不掌握文件的全貌，只有归档时交来的文件，所以这些缺失的文件是看不到，查找也查找不到，所以收发文本一定要归档，这样档案馆至少能了解到文件的全貌，知道文件的去處。

至于发文，处理流程如下：秘书科起草文件----领导审稿-----签署拟文稿纸-----定稿由打印室打印。一般来说内发文是不容易丢失的，即使丢失也有底稿可以重新打印，文件缺失最常见的就是遗失拟文稿纸或者拟文稿纸未盖章。询问过文印室的工作人员，拟文稿纸都是统一存放，在归档时才加盖公章的，那么归档文件未加盖公章的现象就只有文印室多加注意了。

第二方面 上级机关工作人员分发档案也影响着归档效果。档案归档的时候，相关工作人员负责将按日期登记的档案按部门分类，等各部门兼职档案员领取。那么上级机关负责分发文件的人员分发的操作直接影响着归档效果。主要问题有：1、未清查所有文件，遗漏了某些未交回文件，造成文件缺失；2、由于工作经验的问题，可能将某些需要归档的文件去除，将不需要归档的放入归档行列。后者还好办，档案馆人员对归档文件复查会剔除出来，可需要归档的文件呢，档案馆人员是看不到的，就会造成缺档。当然近年来，上级机关归档越来越认真，归档会跟档案人员协调工作，这种状况越来越少了。

第三方面 附件不全。这个表现在某些报表文件，只有下发文件没有上报报表，归根结底还是归档人员档案意识不强，没有及时留下备份文件，造成文件缺失；还有人事每年的上报人才的文件，附件经常不全，经了解各部门起草打印文件时只将文件部分交由文印室打印，而附件是由各部门提供的，所以归档时各部门从上级机关领取的文件当然就不包含附件了。

2 解决办法

1）提高责任心和档案意识 这是很重要的方面，就算计算机再发达，很多工作都需要人来完成，倚赖于人的判断、工作的责任心。上级机关工作人员要确保每份文件都有登记，来龙去脉都要很清楚；搞清各部门的职能范围，正确分类文件；具有初步的档案意识：（1）搞清什么是档案，什么是文件，上级文件要同公文处理纸一起归档，内发文要和拟文稿纸一起归档，拟文稿纸要加盖公章等等基本的档案常识；（2）需上报的报表一定注意保留副本，一起归档；（3）需要附件的文件一定要保证附件完整。责任心是做事的态度和保证，档案意识是必须具有的专业知识，这是归档人员必须具有的专业素养。

2）完善制度 如果文件在分发、传阅、交回方面存在问题，就应该订立一系列的制度，敦促各机关将文件及时交回，防止文件流失，确保归档完整。建议每年对文件的交回率做出统计，公布未及时交回的文件的部门和文档，适当处罚，对其形成约束和监督的作用。

3）利用电子文档，查漏补缺 2000年以后，电子文档兴起，文档基本上利用电脑登记，收发文本也是电脑打印。可以在每次归档工作完成后，对电子文档进行一次“扫回”的工作，看看有哪些文档遗漏收发文本上有，但是未及时归档，当前度的查漏补缺应该还是很有效力的。

作者简介

杨清（1974-），女，河北深县人，西安科技大学档案馆，档案管理工作，馆员，学士学历，档案管理与大学教育