医院档案管理的改进路径研究

王智杰

摘 要：随着近年来我国医学技术快速发展，医院档案管理工作受到了广大学者的重视，医院档案管理工作人员作为医院档案管理体系的重要组成部分，必须跟上现代医学的发展趋势，按照新时期的档案管理思想，优化檔案管理机制。医院也必须重视对档案管理人员的培养，不断提高档案管理人员综合素质及业务能力，明确其工作职责，改变传统的档案管理方法。

关键词：医院档案管理；改进路径；问题研究

1 医院档案管理工作范围

从目前我国医院档案管理发展现状来看，医院档案管理的首要职责是文件史料档案保存。文件史料档案记录了医院发展的历史，是医院规划建设的重要参考，是反映医院整体建设成果的重要文字材料。档案工作者要针对医院重要的文件史料进行搜集、分类、归档及长期保存，满足医院未来发展的需要。同时医院档案管理工作者要针对医院各类病历档案妥善保存、管理。因为医院的服务对象主要是伤病员，病人在住院期间会留下完整的信息记录，这就需要档案管理人员对各类病案信息进行收集和管理。在医院档案管理工作中，还包括科研教学档案和人事档案。因为医院是知识密集型场所，在临床实践中会形成各种科研教学资料，需要档案管理人员针对这些重要的科研信息有针对性的储存和保管。人事档案记录了医院工作人员的工作经历、工作能力、业务水平，对医院管理制度的健全有着重要影响，档案管理人员要对各类人事档案妥善保存，满足医院发展建设的需要。当然在档案管理过程中还有其他类型的信息，包括奖章、有纪念价值文物等实物载体，也需要档案管理人员妥善搜集和保存，方便其他部门查询[1]。

2 医院档案管理人员的工作要求

在医院档案管理实践中，档案管理人员必须具备专业知识和较高的理论素养。因为档案管理工作是高技术水平的一项工作，一位合格的档案管理人员不仅要掌握专业的档案管理知识，还应该熟练掌握各种管理技能，通过不断学习，增强自己的业务能力，以便更为优秀的做好档案收集、整理、归档及管理工作，保障档案资源得到有效利用。其次，档案管理人员必须具有较高的理论素养，具备渊博的学识。档案管理工作的实质是为了更好的开发利用档案信息资源，档案工作人员如果仅有专业知识是远远不能满足需求的。优秀的档案工作人员还必须学习相应的医学知识，学会运用计算机技术操作档案管理系统，形成较高的信息化素养。同时，档案管理实践过程中工作人员必须具备良好的沟通能力。档案管理部门是一个多元集成的部门，每一个工作环节都需要专业的人员与其他部门人员进行沟通。因此，档案管理工作者必须具备较强的沟通能力，能与其他部门或人员取得联系，建立良好的沟通机制，为快速开展工作提供有利条件。此外，档案管理人员还要具备严谨细致的工作作风。档案管理工作要做到细致严格、谨慎严密，要把各类信息记录的原材料统一搜集整理，及时做好信息备份工作，方便档案资源及时利用。最后，档案管理人员必须具备较好的服务意识。档案管理人员作为文件信息材料的记录者和拥有者，在工作实践之余要充分挖掘档案信息资源的价值，既要为领导层提供相应的决策服务，也要为员工发展提供建议，以确保医院各项工作又好又快发展[2]。

3 当前医院档案管理人员工作现状

1）在医院管理机制建设中，医院管理层把如何提高医疗服务水平、服务质量、医疗条件作为优先建设内容，着重医疗技术型人才培养，引进先进设备更新基础设施，重视改变以往的工作环境，为患者提供更优质的医疗服务。这种机制下，医院管理层忽视了对档案管理人员的培养，既没有就档案管理技术方法进行更新，也为全面重视档案管理人员技能建设，导致很多医院的管理队伍素质普遍不高。

2）档案管理人员队伍结构不合理。目前在医院档案管理工作实践中，其人员组织队伍结构不够合理，平均年龄较大，技能水平较差，无法形成与工作岗位相契合的理论水平及业务能力，不能有效提高档案管理效率。

3）未全面重视医院档案管理人员交流学习。在医院内部，医院管理层更重视专业技术型人才及医生护士的继续教育，对档案管理人员的继续教育不够重视，既没有提供与其职位相匹配的学习机会，也没有制定有关档案管理人员全面学习的计划，导致档案管理人员素质上存在不足。

4）医院内部档案资源利用意识不强。从目前医院档案管理实践来看，医院档案不仅是医院发展过程中的历史全记录，更涉及到医务工作者在诊疗服务过程中的文书信息和各种影像资料，有的资料具有重要的研究价值，对医院的发展建设影响重大。由于目前医院档案工作者档案资源利用意识不强，很多珍贵的档案资源得不到有效开发和利用，无法发挥出档案管理的优势作用。

5）档案管理基础设施建设不足。在目前医院档案管理实践中，医院将大多资源投入到疾病理疗等领域的基础设施建设中，甚至很多医疗设备水平已达到世界一流，但是对档案管理的硬件设施投入却极为有限，甚至信息化技术还未全面应用其中，导致档案管理效率无法得到有效提升。

4 医院档案管理工作的主要改进路径

1）重视档案管理人员专业化培养。档案管理人员作为医院现代管理体系的重要组成部分，对推动医疗事业改革、医院现代化建设有着重要作用。医院管理层应转变思维意识，重视档案管理人员的专业化培养，既要给档案管理人员提供职位晋升通道，也要给其提供交流学习的机会，通过加强档案管理人员的继续教育提高其技能水平，促进医院档案管理整体水平得到提升。同时，医院档案管理部门不仅是医院管理机制的重要组成部分，也是推动医院进行信息化改革的重要驱动力，为提高医院档案管理工作效率，医院管理部门应树立创新意识，大力宣传档案管理部门的重要性，以提高档案管理者和医护人员的信息化意识。医院管理部门要开展多种形式的组织培训活动，在提高档案管理人员技能水平、业务能力的基础上，增强档案管理人员的使命感和荣誉感，要着力健全管理制度，完善管理体系建设，逐步强化档案管理人员的法律意识。医院管理者要强化档案管理中病案质量监控和病案书写规范化培训，针对医院管理中的各种文书信息实现标准化管理，既要让档案管理人员切实意识到标准化建设的重要性，也要对其工作进行规范化管理，做好各类资料的搜集和整理，将各种文件材料统一保存，为后期查询使用提供便利。

2）档案管理人员作为医院现代信息管理体系重要建设者和实践者在推动医院信息网络建设方面发挥着重要作用。医院管理层有必要转变思想意识，將档案管理人员培养纳入到医院人才培养整体计划中，可通过开展合作交流学习活动、专题讲座、学术交流等活动促进档案管理人员知识得到更新，以保障医院档案管理业务更好开展。同时，医院档案管理人员要重视将信息化技能及手段应用到医院档案管理中，提高医院现代化建设水平，促进医院各项管理工作有效开展。

3）档案管理人员重视把医院的信息资源价值全部发挥出来并融入到各项管理工作中，为医院的发展决策提供参考，给医院职工的职业发展提供建议，促进医院各项工作得到有效落实。医院档案管理部门应树立信息化管理意识，在不断增大资源投入和基础设施建设的基础上，重视档案信息资源的挖掘和利用，要以历史档案信息作为经验借鉴，建立新指标，开展新业务，确保各类档案信息资源能发挥应用价值为医院现代化建设提供指导。

4）档案管理人员在推动医院文化建设的同时，还要注重发挥自身的专业优势，丰富管理内容。因为医院的文化内涵融入在档案信息中，为全面推动医院信息化建设，传统文化与现代管理理念有机融合，要立足实际打造特色的文化精神，促进医院内部形成核心价值观和凝聚力，推动各项医疗工作有效落实。

5）在医院内部成立综合性的档案管理机构。医院管理者要全面意识到档案综合化、专业化管理的重要性，制定统一的规章管理制度，根据医院档案管理工作开展的实际情况对档案管理工作进行规范，针对档案信息搜集、归类、整理、归档制定统一的标准，完善管理机制。在档案管理实践中要针对医院产生的各类档案信息进行全部归档利用，针对重要的医疗信息实现针对性存储，建立健全相应的管理章程，制定完善的管理实施细则，以保障档案管理平稳有序开展。此外要健全相应的考核管理制度，设定分级把关原则，将具体的责任落实到人，将医院的档案管理纳入到科室管理建设中，确定科室的管理职责，完善科室与档案管理部门系统对接，在保障医院档案管理工作有效落实的基础上，实现分级考核，以促进档案管理部门能不断提升档案管理水平。

6）建立集成化档案管理系统。档案信息资料管理与普通资料管理有着本质的不同，一方面要根据医院日常行政办公管理特征建立信息自动化搜集机制，包括利用传感技术、IC卡读取技术、自动存储媒介、信息交互技术，Web2.0工具、信息网络及网络互通系统等，全面促进信息技术与档案信息管理结合；另一方面，档案信息资料管理是一项综合的系统工程，既要有相应的技术支撑，也要建立相应的大数据分析机制，根据医院档案信息资料本身特点以及档案信息管理体系构建多元化、全方位的信息管理系统，促进档案资料得到全方位保存与管理。同时，医院档案管理部门每天要处理大量信息资源，要针对不同类型的档案信息资源分类存储和长期保存，需要多个机构或部门协同配合，要对各种结构化和半结构化的信息数据有效收集和分类，如信函、通知、会议记录、财务报告、医疗信息记录等，大部分信息传播依靠网络系统，虽然内部管理网络有着较好的数据交互性和内容连续性，但其信息管理机制不够完善，难以满足管理系统建设需求。因此，档案管理部门应协同多网络平台共建信息传播机制，引导多元主体参与其中，大量应用OA办公系统，实现内部管理，网络互联互通，针对有价值的信息资源全面搜集、管理及整合。正如美国伯纳德信息中心的调查显示，档案信息管理中3%～5%的工程问题是由信息资源匮乏及信息失真导致的，因此要全面建立OA系统，建立集成化的档案管理系统，以保障医院档案资源高效管理及规范化应用。

5 结语

医院档案信息管理作为现代医院管理机制的重要组成部分，在推动医院信息化建设方面发挥着重要作用。作为医院档案管理人员要认识到当前医院档案管理中存在的不足，转变思想意识，改进工作方法，健全医院档案管理体系，结合先进的技术工具改变医院的管理体系，全面推动医院档案管理各项工作有效落实。

参考文献

[1]曾永辉.新形势下医院档案管理工作的新思路探究[J].中国当代医药，2013，20（11）：143-144.

[2]梁钰君.医院档案管理工作中存在的问题与对策研究[J].城建档案，2016（03）：64-65.