信息公开背景下政府档案管理优化策略分析

梁义帅

摘 要：在新形式下，档案管理发生了较大的变化，通过档案管理，可以对政府活动，工作进行记录，可以保证工作的顺利实施，实现管理的优化，因此，加强档案管理工作十分重要，直接关系到档案管理质量，直接影响到工作的实施。但是，现阶段，档案管理還是存在一些问题，档案管理效果不佳，基础业务较为薄弱，需要进行档案管理的优化，才能达到理想的档案管理效果。由此可见，研究信息公开背景下政府档案管理优化策略具有重要的现实意义。

关键词：信息公开；政府；档案管理；优化；策略

档案管理工作是政府工作的重要组成部分，通过档案管理，可以发挥档案的重要作用，方便政府工作的顺利实施，因此，在信息公开背景下进行政府档案管理优化十分必要，发挥着重要的作用。在信息公开背景下，有效进行档案管理，解决档案管理中存在的问题，可以增加档案管理质量，提高档案的透明度，实现资源的合理利用。总而言之，分析信息公开背景下政府档案管理优化策略具有重要的现实意义，本文以此展开研究，提出参考十分必要。

1 档案管理存在的问题

在档案管理过程中，档案管理存在较多问题，不利于档案管理工作的顺利实施，影响了档案管理质量，为解决此问题，需要分析档案管理存在的问题，进行深入研究，以便有效进行档案管理，达到理想的档案管理效果。档案管理存在的问题主要体现在以下几个方面。第一，相对而言，档案管理人员的基础较为薄弱，素质有待提升。随着信息技术的发展，档案管理与信心技术的关系更加密切，档案管理人员需要具备较强的信息技术应用能力，需要掌握计算机知识。但是，实际上，部分档案管理人员还是习惯于依靠传统经验，尤其是一些老员工，经验丰富的档案管理人员，习惯于在传统工作理念，传统工作方式下进行档案管理，不会主动学习新知识，新知识尤其是计算机知识不了解，无法有效应用，影响了管理效果。因而，档案管理人员的素质相对较低是存在的主要问题，影响了档案管理效果。第二，档案管理方式陈旧，一些事业单位，工作流程较为单一，因而，档案管理方式也较为传统，还停留在标准化，形式化，制度化的情况下，工作流程单一，档案处理方式也较为单一，缺乏统一的管理，也缺乏合理的监督机制，质量要求与标准不统一，无法达到理想的档案管理效果，档案管理方式单一。第三，档案管理基础设备陈旧，落后。现阶段，政府方案管理工作的好坏与设备的好还存在着直接关系，在设备基础设施较为落后的情况下，在仪器设备不健全的情况下，现代档案资源利用不够，电子档案需求无法满足，影响了档案管理效果，不利于档案工作的优化，无法保证档案工作的顺利实施。第四，公众档案限制严格，缺乏公开性，不够透明。随着信息公开制度的推行，共民享有一定的档案查看权利，但是事实上，我国档案管理制度还不够健全，对档案信息还存在多种限制，在遇到问题，需要紧急处理时常常无法解决，需要经过层层审批才能查阅，未实现信息公开，也无法进行有效地档案管理。

2 信息公开背景下政府档案管理优化策略

2.1 提高档案机关的透明度

在信息公开背景下优化政府档案管理，最为基础的就是就是提高档案机关的透明素，因而，提高档案机关的透明度十分重要，是提高档案管理效果的主要路径。提高档案机关的透明度需要注意以下几点，第一，对政府档案室的职位进行定位与调整，通过定位调整，可以提高档案机关的透明度，可以发挥制度法规的实际功效，实现政府档案管理的优化。第二，对机关档案机构进行分析，了解提升档案机关透明度的优势，从而对信息进行有效地管理，发挥其显著优势，提高档案机关的透明度。调查研究显示，提高档案机关的透明度，不仅可以避免新增机构产生花费费用，降低成本，避免浪费，还可以实现信息的整合，确保信息的合理性，从而提高档案机关的透明度。第三，有效借助机构资源，提升政府信息的透明度与完整性，做好为公众提供档案服务的工作，提升服务意识，对民众提出的档案申请进行及时的处理，提交。总而言之，提高档案机关的透明度，在信息公开背景下优化档案管理十分必要，也十分重要。

2.2 完善资源利用体系

实现资源的有效利用，构建完善资源利用体系是保证档案管理质量，提高档案管理效果的关键，因而，完善资源利用体系十分重要，直接关系到资源利用效果，关系到档案的管理以及档案作用的发挥。完善资源利用体系需要注意以下几点，第一，积极转变档案服务方式，通过网上查询，跨馆查询等方式，实现资源的共享，提升查询效率，实现资源的公开共享，提升档案工作服务能力，发挥档案管理的信息公开职能。第二，完善服务设施，建立政府信息接收工作机制，在认真做好本职工作的基础上，有效进行信息接收，管理，规范工作，扩大档案资源的开放程度，实现服务方式的灵活化，范围的广泛化，提升服务效益。第三，加强政府档案管理的信息化，数字化，网络化。随着互联网的发展，信息技术的革新，完善资源利用体系，在档案管理过程中，实现档案管理的信息化，电子化，网络化十分必要，是保证管理效果的关键[3]。

2.3 完善保密机制与安全防控机制

在政府档案管理优化过程中，既要保证信息公开，又要保证具备完善的保密机制，需要保证档案信息的安全性，不会任意泄露个人的档案信息，造成不容忽视的损失，因此，完善保密机制与安全防控机制十分必要。完善保密机制与安全防控机制需要注意以下几点。第一，建设档案安全制度。在完善保密机制过程中，需要从管理理念，管理秩序等多个角度着手，既要树立主动防御的安全管理理念，又需要规范档案管理秩序，达到加强档案管理，加强安全信息建设的目的。第二，改善档案保管保密的基础设施条件，建立信息安全制度。在政府档案管理过程中，保证档案管理的安全性，做好基础设施建设十分必要，是完善数字档案测评标准，提高档案管理安全性，做好档案安全防控工作的关键。

2.4 完善管理与运行机制

在强化档案管理过程中，完善管理运行机制发挥着重要的作用，通过完善管理与运行机制，可以健全管理制度，为档案管理的优化创造有利的条件，打下良好的基础，由此可见，完善管理与运行机制十分重要，发挥了重要阿作用。完善管理与运行机制需要注意以下两方面内容，一方面，需要完善管理机制，建立健全管理制度，提高对管理制度的重视程度，完善事业单位的职能，有效开展档案管理工作，保证工作效率与质量，达到理想的档案管理效果。另一方面，需要转变传统观念，制定工作权限，优化人员配置，在完善管理与运行机制的过程中，确保工作的顺利实施，有效开展档案管理工作，确保档案管理效率与质量。由此可见，完善管理与运行机制十分重要，是在信息公开背景下开展档案管理，保证档案管理工作质量。

总而言之，在信息公开背景下开展政府档案管理工作，实现档案管理优化十分必要，可以完善管理与运行机制，可以加大档案工作支持力度，保证工作的顺利实施，提高工作效率与质量。由此可见，进行档案优化管理十分重要，有助于促进档案管理工作的顺利实施，可以维护民众的合法权益。

参考文献

[1]白杨.政府信息公开背景下档案管理制度优化探析[J].中国管理信息化，2017，20（16）：157-158.

[2]刘颖.信息公开背景下政府档案管理优化策略分析[J].赤子（上中旬），2016（24）：128.

[3]李静.政府信息公开背景下档案管理制度优化探析[J].办公室业务，2017（11）：81.