关于交通运输档案管理的策略分析

邢振婷

摘 要：交通运输事业是社会经济增长的基础部分，不管是在社会事业发展上，或者国民经济增长中，都占据着十分重要的地位。针对交通运输发展来说，运输档案工作通过对往年历史信息的存储、对实际工作的服务等环节起到非常重要的作用，给交通运输事业的稳定运行打下良好的基础。本文对加强交通运输资源管理展开了详细介绍。

关键词：交通运输行业；档案管理；优化策略

交通运输单位档案内容是在交通系统行政、交通运输单位以及交通运输相关工作中所形成的，包括文字、图表等，具有重要的作用。此外，与其它单位档案管理相比较，交通运输单位档案管理的内容比较复杂，所涉及到的内容比较多，为此，对交通运输资源进行规范化管理是一件非常重要的工作。

1 交通运输档案工作中常见的问题

1.1 管理的专业性较低

近些年，由于交通运输组织没有重视档案管理，从而导致档案管理者专业素质较低和专业素质能力不尽相同，同时还出现了业务理论不足与实践经验缺乏等情况。在具体的管理阶段直接参照原来的经验，并融进自己固有的主观思想，进而导致运输档案管理存在很大的主观性，缺少必要的安全性和完整性，资源案卷的质量很低，缺少通用性与存储价值[1]。另外，交通运输部门无法警示组织专业的理论技能训练，导致档案管理者的专业水平和技术能力无法得到提高，难以应对交通运输档案管理任务。

1.2 档案管理的体制化不足

交通运输资源管理的体制化要求在常规信息采集、信息整理、资源归档、档案存储环节的工作都能够在严格的体制标准下开展。但是，在交通运输资源管理阶段，相应的管理体制化还尚待提升，档案管理的操作步骤比较随意，缺少完善的流程。并且，部分交通运输部门出现了档案管理杂乱与档案审查缺失等情况，尤其是部分年代很久的交通运输资源，通常无人关心，无法对其进行及时调整。

1.3 档案管理缺少科学化

目前，部分交通运输部门在档案工作上出现了重业务轻管理的现象，有些管理者觉得档案管理工作可有可无，更重视开展业务活动。而该种错误的管理思想会直接导致档案管理工作的经费投入很低，且力量十分薄弱，极大影响到运输档案管理效果。

2 加强交通运输资源管理的途径

2.1 提高档案管理观念，优化管理方式

首先，提高认识，科学管理。交通运输资源管理是一个基础服务性活动，包含多岗位、多方位及多部门，对档案资源的充分适应，能够实现交通运输单位之间的有效结合，与交通运输单位核心业务同时进行，从而促进交通运输行业的发展，争取单位领导者扶持运输档案管理，要进一步增强认识，加强档案基础设施的建设力度，推动档案管理的顺利开展。

其次，加强档案的采集和整理。在进行档案管理时，若要充分突出档案价值，首先就必须确保档案信息的完整性，这对信息采集提出了更高要求[2]。在采集档案时，要充分掌握档案产生的规律，及时采集、规整、调整，保证各种档案信息及时入档。此外，在整理档案信息时，要确定入档范围与保管时间，对档案分层鉴定和甄别，以不断加大档案检阅率。

2.2 创新档案服务形式，提高档案使用率

在交通运输资源管理过程，管理好档案是最基本的工作方式，而使用档案才是档案管理的最终目的。针对交通运输单位而言，使用档案信息关键是在单位内部实施，针对的主体是内部人员。而针对档案资源中不包含秘密的信息，完全能够实时对外开放机制，尤其是对于同行业职员，这样能够有效实现档案共享，达到优势互补，不断加大档案信息的使用率[3]。而档案管理者要积极开发多渠道和途径，对档案资料进行多角度、跨层次探究，从交通运输单位的主要服务主体、行业特征及运营管理策略等层面着手，归纳文化发展成果，形成优良的文化环境。

2.3 创建档案信息管理系统

交通运输资源管理工作在信息化环境下，信息管理平台逐步被使用在档案管理当中，既有效提高了档案管理效果，降低了管理者的工作负担，同时在传统寿命受限的载体上解放出档案资源，实现档案资源的无限备份。但目前有很多档案管理单位依旧采用传统的实体管理方式，只是把纸质档案转变为电子信息，其服务对象依旧是传统档案主体。所以，在实际管理中要结合不同阶段的不同要求创建相关的管理系统，增强各种档案资料的关联，优化档案演进环节，充分挖掘信息化档案工作的优势。

2.4 实现档案工作的科学化

通常情况下，交通运输档案管理是一件复杂而艰辛的工作，因此，相关人员一定要加快研究提高交通运输管理质量的有效途径，逐步完善国内交通运输资源管理工作，保证档案管理的顺利运行。简单的所，在进行档案管理时，管理者要严格遵守国家规定的资源案卷质量水平、档案装具规范与技术保护规范等，并貫彻落实档案管理标准，对于多种类别的交通运输档案进行精细化管理，上交运输管理单位集中拟定相应的公文处理步骤，从本质上实现公文处理的程序化与标准化。此外，应对公文产生、公文评价、公文划分、公文归纳整理、公文存储和公文价值评价等相关工作实现规划化，如果发现未及时入档的档案信息，一定要及时督促操作人员入档，做好档案追踪收回任务。结合国内交通运输管理机制进行组卷管控工作，采取电子档案记录模式，实现档案管理的智能化，同时要保证审核管理工作的精准无误，给交通运输行业的稳定发展提供大量的数据资源，推动国内交通运输行业的迅猛发展，实现社会的融洽、进步。

2.5 提升档案管理者的职业素质

提升管理人员的职业道德，要求做好思想教育培训。在常规工作中，需关注档案管理人员思想上的互动和沟通，增强他们的思想观念，保证可以谨慎、认真的处理本职任务。思想教育培训不得“严防死守”，需重视沟通的系统、语言、角度等要素，遵循平等、尊重的思想。唯有调动出档案管理人员的积极性，方可使被动工作转变成主动探索。此外，加强专业学习。交通运输资源管理工作需要具有良好的业务处理技能和整体素养。为更好开展档案管理任务，管理者要克服传统守旧的思想理念，应以坚持不懈的态度、敢于改革的实践精神踊跃参加培训工作。培训工作和外出学习、沟通，都缺少特定的方式方法，管理人员能根据自身的具体情况，灵活进行安排。比如，为提升管理者档案鉴定、规整、装订等环节的能力。再者，为增强管理者的法律思想，能编制出年度学习方案，定期组织有关档案管理的方针政策讲座等。

2.6 建立完善的档案管理机制

交通运输部门要进一步优化档案管理及时，首先，建立完善的交通运输资源管理的常规工作机制、档案保密机制、档案归总机制、整理机制、归档制度与借阅机制等；其次，优化档案评定机制，档案管理者要在每年年头确定管理目标，再在年末进行业务考评，管理者对所有职员的档案管理状况进行合理考核，做好奖罚措施。

3 结束语

在交通运输事业的稳定运行阶段，提高档案管理能力，优化管理效果，有助于充分发挥档案管理的内在作用，从而促进教育运输行业的长远发展。为此，档案管理者要掌握当下市场发展局势，充分意识到档案管理的意义，积极应对档案管理问题，通过革新管理策略，提高自身综合素养，丰富管理理论，端正管理行为，充分挖掘档案管理的价值，为促进交通运输领域的发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]徐春艳. 哈尔滨出台《办法》规范交通运输档案管理[N]. 中国档案报，2017-11-30（002）.

[2]王娟.关于做好新时期交通档案管理工作的研究与探索[J].办公室业务，2017（11）：127.

[3]李连梅.交通运输部门人事档案管理的信息化建设探析[J].办公室业务，2012（15）：132-133.