文书档案管理的现有问题及对策

黄文柳

摘 要：随着社会的不断发展进步，人们对于文书档案管理方面的问题更加的注重，特别是在市场经济的条件下，劳动力的流动是经济发展的一个基本因素，正是由于劳动力的大量流动，使得文书档案的作用越来越明显，档案管理的真实性和现实性等特点，对于企业管理有着很重要的作用，为了更好的发挥文书档案的作用，我们要充分的了解文书档案的重要性和特点，同时为了让人们更加的注重文书档案，文章中也对文书档案管理存在的问题进行交代。

关键词：文书档案；流动管理；特点；问题与对策

文书档案在现代社会中发挥着重要的作用，特别是随着近年来各领域对企业内部管理越来越重视，文书档案也被提高的更高的位置上来，以前的文书档案主要是人工制作、纸质版的，随着电子科技的发展，文书档案也变成了电子版，这样企业信息的流动就更加方便，对企业的管理也越来越便利，下面文章针对文书档案的特点与文书档案管理存在的问题和应对策略进行阐述，希望能够帮助人们更好的了解文书档案，从而让其更好的服务于人们。文章包括文书档案管理工作的重要性、文书档案管理的特征、文书档案管理工作中存在的问题、

提高文书档案管理工作水平的对策四个方面

1 文书档案管理工作的重要性

完善文书档案管理对资源的开发与利用有着重要是意义。文书档案中记载着很多相关的信息，对于资源开发与利用有着重要的借鉴作用。另外，文书档案是对历史事实的记录，因此具有一定的法律效力，这是文书档案与其他档案之间最大的差别。文书档案不仅包含当事人手写的内容，同时也包括当事人的声音等文件，因此，带有很强的真实性，对于企业的发展有着重要的作用。

2 文书档案管理的特征

文书档案作为一种重要的参考信息，得到了相关部门的极大重视，对于文书档案总是保持着很严肃的态度，因此文书档案具有现实性、真实性、动态性和机密性等特点，下面针对文书档案的这四个特点一一进行解释：

2.1 现实性

文书档案是反映一个企业的发展与成长过程的重要资料，是在一个企业相关部门的监督下制作完成的，也因此一个企业能够其他人留下怎样的印象、是否能够获得别人的信任等都受到文书档案的影响。一个企业的文书档案不仅反应一个企业的经历与历史，也能反应一个企业当下的状态，并且反映一个企业的现实状态及其现实效用是文书档案的最重要的职能之一。

2.2 真实性

文书档案的主要作用是反映一个企业的经历以及企业以往的工作情况和成就，主要是在企业相关部门监督与领导下完成的。文书档案涉及到企业内部以及企业与其他企业之间的问题，因此在制作过程中是十分认真仔细的，不容许有任何形式、任何程度上的伪造。甚至有时候在与其他企业的合作中出现了问题，一个企业不想记录下来，但是与他合作的企业也会记录下来，因此，一个企业想要遮蔽自己的污点是十分困难的，这充分显示了人事档案的真实性。

2.3 动态性

文书档案从建立的第一天起就意味着它是个动态的文件，因为这个档案会随着它的企業的经历与成长而不断的丰富其内容。相关企业无时无刻都在谱写着自己的“历史”，也因此一个企业的文书档案是不断增长的，这是一方面。另外，文书档案也会随着一个企业的流动而转移，当一个企业被另外的企业并购后，该企业的文书档案也会流动到那里。并且不管是记录还是转移都要保证及时性，记录不及时就有失档案的真实性与现实性，转入不及时会导致企业与文书档案分离，这对一个企业的发展是十分不利的。因此，文书档案有一个很重要的特点——动态性，并且这一特点有着很高的要求，必须严格保持。

2.4 机密性

文书档案作为反映一个企业的全部信息的重要资料，很大程度上包含了很多企业隐私，不说别的，一个企业的最基本信息都包含其中，因此，为了保证相关企业的隐私安全，文书档案一定要保持严格的机密状态，不宜对外开放。

3 文书档案管理工作中存在的问题

3.1 文书工作与档案工作存在脱节

文书工作与档案工作之间存在着很大的关联，但是两者之间也存在着一定的差别，因此，在实际操作过程中，经常会导致二者的脱节，因此，在实践过程中为了保证两者的良好结合，要寻求两者之间的相互配合。另外，在对两者进行管理时会形成不同的管理体制，这也会导致二者之间的距离不断拉大。

3.2 文书档案管理人员不足

在很多企业中，文书档案管理工作都是有文秘人员兼职的，并没有专门设置人员负责，这导致文书档案涉及的范围十分的狭窄，很多工作内容都被忽略，这也是大部分企业文书档案管理工作不能很好的完成的重要原因。另外，由于缺少相应的监督，因此文书档案的真伪也不能得到很好的查证，甚至有些信息记录是不完整的，这为后续工作带来了很多的麻烦。这些问题的出现，一方面是因为工作人员素质偏低，另一方面是因为相关的工作人员数量不足。

4 提高文书档案管理工作水平的对策

4.1 做好文书工作与档案工作的规范衔接

文件是档案的前身，要想制作出高质量的档案就要保证文件的质量，因此文件部门的规范管理是文书档案管理工作的基础与保障。文书工作人员要有较强的责任意识，对文件进行认真的查证与校对，在文件处理过程中要充分考虑到文书档案工作的问题，这样才能够是二者很好是联系起来，有效的避免二者脱节的现象。因此，文件的检查工作要做好。

4.2 加强对档案管理工作的重视

由于文书档案管理工作对于一个企业的发展有着十分巨大的影响，因此，企业一定要重视文书档案管理工作，这样才能够为文书档案管理工作提供基础的保障。首先，要推动企业管理人员观念的转变，提高领导和员工对文书档案工作的重视程度。努力争取企业对文书档案管理工作的重视，将其纳入到企业的管理中去，另外，也要促进文书档案管理工作与现代化科学技术相结合，从而推动文书档案管理工作的更好发展。另外，也要注意安排专业人员进行文书档案管理工作，保证相关工作完成的质量，从而推动文书档案管理工作对企业发展发挥更大的积极作用。

5 总结

在现阶段，在国家相关部门的大力推动下，以及社会上各种组织对文书档案管理的高度重视下，文书档案也越来越显现出它的重要性，特别是随着电子信息技术的成熟，文书档案很大程度上成为了衡量一个企业的重要标准，甚至是一个企业是否能够被其他企业信任的决定性因素。总之，文书档案的建设应该引起我们更多的关注。最后，相信在国家政策以及相关企业的重视下，文书档案管理工作会有更好的发展。

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