事业单位档案数字化管理的优化策略分析

韩雪

摘 要：信息技术的快速发展对档案管理工作带来了诸多的便利，不仅有效的提高了档案管理工作的效率，而且有效的促进了档案的利用率，并进一步优化了档案工作流程。因此在当前事业单位档案管理工作中，需要加快档案数字化管理的进程，以此来提高事业单位档案利用率，使其更好的服务于社会和经济的发展。

关键词：事业单位；档案；数字化管理；意义；优化策略

当前事业单位办公自动化系统已全面普及率应用，工作效率和质量大幅度提高。事业单位档案是事业单位发展过程中形成的重要信息资源，其对于事业单位的发展具有极为重要的意义。在当前办公自动化普及的新形势下，事业单位档案管理工作也需要加快数字化的发展，通过实现档案管理的数字化和信息化，全面提高事业单位档案的利用率，更好的发挥出事业单位档案的重要价值。

1 事业单位档案数字化管理的意义

1.1 有利于提高单位经济效益

在社会快速发展过程中，人们对信息需求量不断增加，这也使档案管理工作的重要性更好的凸显出来。由于传统的档案管理模式下档案工作效率和质量都较为低下，这对于事业单位的社会形象带来了不利影响。在当前信息技术水平大幅度提高的新形势下，事业单位档案管理工作中信息化技术的应用，加快推动了档案信息的整理和储存的电子化转化，档案工作效率和完整性有了较大程度的提升。而且通过实现档案数字化管理，可以实现资源的节约，有利于进一步提高事业单位的经济效益，使事业单位更好的履行自身的职能。

1.2 有利于提高办公效率

事业单位档案的数字化管理，充分的运用现代科学技术来实现档案信息的搜集、整理、存储和利用，而且利用专门的档案管理软件来完成一系列的档案管理工作，有效的提高了档案工作的效率，不仅避免了大量重复性工作，同时办公效率大幅度提高，有利于档案管理工作的质量的提高，档案查询更具高效性和便捷性，有效的推动了档案信息资源共享的实现。

1.3 有利于提高档案利用效率

当前人们对信息需求量较大，档案的使用频繁不断增加。这种情况下如果仍然采用传统的档案管理模式，不仅不利于档案的保管，而且还会有效的制约档案信息的利用。档案数字化管理的实现，通过构建档案信息数据库，档案使用者能够快速查询到自己所需要的档案信息。事业单位档案管理人员要为档案利用者提供档案信息服务时，能够快速、及时的查找到所需要的档案和文件，而且不需要档案利用者跑到多个地方调取档案，有效的提高了档案利用效率。

2 事业单位档案数字化管理的优化策略

2.1 建立可靠的信息支持系统

做好档案数字化管理工作，保证能够高效、安全、持续稳定的运行下去，硬件、软件都起着不可替代的作用，同时，可靠的信息支持也起着极其重要的作用。第一，数字化档案管理系统应当具有较好的升级能力，系统拥有较好的升级能力能够极大的提高、完善系统功能，拥有较好的升级能力的前提即通过光纤来连接存储系统，提高系统的存储容量可以通过增加扩展模块来实现，同时，存储系统应该具备较高的可扩展性，能够进行在线扩容，从而能够实现较好的保护功能，从而达到较好的管理效果。第二，系统应该具备较好的可靠性和良好的性能，数字化档案系统的可靠性和性能在档案管理中发挥着极其重要的作用，直接关系着档案管理工作的成效，因此，要意识到数字化档案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存储系统在硬件和其结构能够保证整个系统安全有效的运行，同时硬件需要保证整个系统的连续性，系统数据可以根据不同用户的需求进行设置数据的保密性或者共享从而提高系统数据的安全性。

2.2 制定数字化的档案管理机制

基于事业单位档案管理工作的复杂性和特殊性，在当前事业单位档案数字化管理工作中，需要建立健全档案数字化管理机制，进一步对规范档案数字化管理工作。即事业单位要针对于档案数字化管理的操作系统、档案保密、种类管理等方面的内容进行有效的规划，还应该尽可能提升内部档案的管理效率。与此同时，工作人员应该根据档案管理的结果、管理过程中出现的需求等内容，具有针对性地完善档案数字化管理制度，对之前档案管理内容中存在的缺陷进行弥补，这样才能够对档案数字化管理工作的制度、岗位责任制度、激励机制和考核机制的内容进行完善，促使单位档案管理工作朝着数字化的方向发展。

2.3 提高档案数字化管理效率

在事业单位档案数字化管理工作中，需要更好的发挥数字化档案管理系统的优势，全面提高事业单位档案数字化管理的质量和效率。在实际工作中，需要进一步提高数字化档案管理系统的性能，增加系统内部储存量。强化档案数字化管理系统的可靠性，严格依照相关的标准要求来要求磁盘阵列产品的结构和硬件的质量，以此来为数字化档案管理系统的数据安全提供重要的保障。另外，还要实现数字化档案管理系统的在线升级，以此来提高系统的安全性和可靠性，更好的发挥出数字化档案管理系统的功能。

2.4 提高数字化档案的安全

在当前事业单位档案数字化管理工作中，需要结合数字化档案的特点来建立健全数字化档案管理制度。档案作为一种特殊的文献资料，事业单位部分档案具有较高的保密级别，档案信息实现数字化后，需要对档案信息的安全性给予充分的重视。因此要从硬件和软件两个方面来提高档案信息的安全。即在实际工作中要提高存储载体的质量，同时针对于软件方面，需要通过设置权限及密码等来降低其安全风险，避免非法入侵和人为破坏，确保电子信息的安全。

2.5 实现单位档案管理系统与其他内外系统的衔接

对于事业单位来讲，档案不仅是档案管理部门的资源，同时对于事业单位自身及其所服务的客体也是极为重要的资源。因此在事业单位档案数字化管理工作中，通过事业单位内部局域网可以有效的实现档案信息的内部共享。同时事业单位档案管理工作也可以通过与相关单位的系统进行衔接，规定相庆的使用权限，更好的发挥出档案信息的价值。因此在实际载作中，事业单位需要加快完善档案管理系统，全面提高檔案管理系统的安全性和可靠性，以此来进一步拓展档案信息系统的平台，加快推进档案信息资源的共享，实现档案信息的高效利用。

3 结束语

在当前信息时代，事业单位档案管理工作发生了较大的变化，通过对事业单位档案数字化管理工作进行优化，可以有效的推动档案信息的开发利用，更好的发挥出事业单位档案的重要价值，全面提高事业单位档案工作的数字化水平，为事业单位各项工作的健康有序发展提供重要的信息支持。

参考文献

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[2]李忻芝，黄婷.新时期事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2016，（9）.

[3]赵春峰.事业单位档案的数字化管理方略谈[J].山西青年，2016，（1）.