试论会计档案管理中存在的问题及对策

李希茜

摘 要：随着信息化时代经济社会的不断发展，会计档案管理工作成为保证经济稳定发展的时代赋予的要求。会计档案工作作为相关单位财务工作的重要组成部分，常常因为是财务工作的收尾而被忽视，结果造成整个会计档案的发展质量都存在一定的问题。又因为相关的配套措施不完善，整个会计档案管理的工作质量仍有很大的发展空间。文章就当下会计档案的管理工作现状及问题等，，提出一定的建议。

关键词：会计档案；问题对策；管理措施

会计档案是会计流程的一个十分重要的组成部分，能有效的记录和反映相关单位财务方面的历史材料等信息。完善档案管理的相关制度是保障安全利用档案的前提，还可以进一步提高财务管理水平和管理效率。但是，因为会計档案管理处于整个财务管理流程的末端，没有得到应有的重视，从而容易成为财务管理的薄弱环节，严重影响了财务管理水平。特别是进入网络化信息化社会，各种先进的技术都为收集、储存、利用档案信息提供了更便捷的方式， 但是随之而来的档案信息安全、商务秘密等也受到了比以往更严重的威胁，稍有不慎，如有丢失、损坏，将给单位带来不可弥补的损失。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、积极探索，促进会计档案管理工作，使之更好地为单位的财务工作服务。

1 目前会计档案管理工作中存在的问题

1）缺乏会计档案管理意识，忽略会计档案管理工作的重要性。现在很多单位会计档案管理意识淡薄落后，还停留在旧观念中对经济业务信息不重视。会计职位的员工培训很少有涉及到档案基本知识和技能操作，只注重会计业务，这就导致会计工作与会计档案管理相严重脱节。会计员缺乏会计档案管理的专业知识，导致档案的整理、保管等环节出现纰漏，特别是档案材料归档不规范、档案交接不及时、档案交接手续不严密等问题。

2）没有专门的行政建制，会计档案工作缺乏必要的组织保障。在实际单位中会计档案工作没有落到实处，许多单位没有设置专门的行政建制，档案工作也是由会计人员兼职。这些兼职的会计人员原本对档案管理不熟悉，单位又没有专门的职业技能培训，很容易出现会计档案收集不及时、归档混乱等问题，档案资源也没有做到有效利用。这些问题严重阻碍了财务管理系统的完善。

3）会计档案资料收集不全，管理不善。很多单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视会计文件材料的汇集、整理和归档，这就大大降低了会计档案的完整性和齐全性，让会计档案的作用没有得到起到应有的作用。另一方面，会计档案管理除了收集归档，还需要对于价值意义不大或过期的资料需要鉴定销毁。很多单位对这些流程都不重视，会计凭证、会计账簿等一直实行的是只归档，不鉴定，更不销毁，长此以往档案质料质量良莠不齐，储存、查找统计相关资料很是冗长繁琐，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

4）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。随着时代进步，档案储存方式多种多样，为适应不同需求往往纸质会计档案和存储会计数据的磁介质档案都需要。然而两者信息不同步，很容易造成信息紊乱，还有一些单位对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，更新不及时、光盘毁坏等造成很多信息丢失。另外现在会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没能把会计软件的版式及软件系统很好地保存，出现一些会计电算化档案无法调阅问题。

5）会计档案管理人员综合素质有待提高。管理人员的业务水平、职业道德等个人综合素质对档案管理制度的完善有着重要作用。档案材料归档是否规范、档案交接是否及时、收集是否齐全，都直接影响到档案的科学化规范化管理，也会影响单位的正常工作，

2 完善会计档案管理工作的对策

1）加强会计档案工作宣传。加强宣传完善会计档案管理在实际工作中发挥的作用，完善会计档案管理工作可以将各种信息材料分类、储存，是单位全面掌握信息的重要组成部分。各单位领导更应该引起重视，积极建设完善会计档案管理体系，加大资金的投入。

2）提高基层会计档案管理人员的综合素质。开办相关业务知识培训课程，提高基层人员的业务水平，加强基层人员的思想教育，个人素质教育，提法律意识。各单位应该为基层管理人员提高良好的学习环境。应该依法把技能培训作为会计人员岗前培训的重要内容。

3）建立健全会计档案管理的规章制度。健全的制度才是保障会计档案管理工作的核心，为档案管理工作的顺利实行提供根本保障。要严格按照会计档案管理有关条例办法，开展本单位会计档案的管理工作，要定期进行会计档案资料鉴定、维护、销毁等。

4）同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在实际工作中，由于不重视同步计算机相关系统和档案管理文件的升级，常常出现打不开档案管理系统的事件，严重影响工作效率质量，妨碍了档案工作正常进行。因此，定期同步资料等信息，特别是系统管理升级的时候。对于不同形式的资料载体进行妥善保管，比如磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并要采用防高温、防尘等措施。

5）加强档案库房等基础设施建设。会计档案基础设施建设包括库房、档案柜、档案盒、等硬件基础设计，根据需要完善相关基础设施，比如购买分批对档案原件进行封存的多节柜，在纸质档案馆安装自动灭火系统等；做好库房温适度检测、登记和调控。保湿库内干净，防止灰尘侵入。投放防虫防鼠药物，并定期检查，使档案始终处于安全、可控、有利的环境

3 结语

总之，随着新时期经济社会不断的发展进步，会计档案工作必须与时俱进，更新观念，不断完善相关制度，培养高素质人才，采用有效的措施。只有如此多管齐下，才能形成会计档案的现代管理模式，使会计档案管理工作更好地为促进社会主义和谐社会建设服务。

参考文献

[1]宁湘伊.会计档案管理浅谈[J]档案，2010（03）.

[2]孔小芹.浅谈会计档案管理的重要性及完善措施[J].行政事业资产与财务，2014（01）.

[3]陈翠芳，陈娟.论会计档案管理的现状与对策[J].兰台世界，2007（17）.

[4]张振军.论会计档案的管理[J].甘肃科技纵横，2013（03）.