新时期如何做好医院人事档案管理工作

王智恩

摘 要：人事档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分，需要医院各个部门协同配合并长期努力才能形成，集中体现出医院职工的工作情况，为医院管理部门作出合理决策提供了有利条件。因此，医院能否做好人事档案管理工作关系到医院的未来发展规划。鉴于此，本文就新时期如何做好医院人事档案管理工作展开详细分析，并提出具体的研究思路，以供广大读者借鉴。

关键词：医院；人事档案管理；问题研究

医院人事档案既是医院对医护人员思想品德、专业素养、业务能力、工作绩效、学术水平各方面的集中评价，也是医院对医护工作人员工作情况的概括和总结，体现出了医护人员的专业水平和工作素养，为医院有效开发人力资源提供了参考。当前，我国医疗制度正处在全面改革的关键阶段，人事档案工作在医疗制度改革中发挥着重要作用，因此在新的发展趋势下，医院对人事档案管理人员也提出了新的要求。如何做好医院人事档案管理工作，全面体现医院的人力资源优势，进一步为医院聘请优秀人才提供信息参考是目前医院档案管理人员要着力解决的问题[1]。

1 医院人事档案管理综述

医院人事档案管理是医院在人力资源管理活动中的信息材料汇报及总结，集中体现出医院内部工作人员的个人素养和德才建设情况，是对医院工作人员个人品行的集中记录。主要记录方式以文字材料为主，内容不仅仅包括医务工作者的个人学历、背景、家庭等情况，还包括医务工作人员的专业技能及主要工作经历等。在现代医院档案管理体系中，人事档案管理是重要的组成部分，是医院人力资源管理部门形成的专门档案，记录了众多医务人员和其他医务工作者在院工作期间的表现情况，为医院管理层的人才选拔任用人才提供原始材料及参考信息。除此之外，医院人事档案是对医务工作人员个人工作经历的全部记录，有着重要的衍生职能，可以为医务工作人员评定职称、开展科学研究提供重要参考。

2 目前医院人事档案管理现状

从目前我国医院人事档案管理模式来看，在制度、内容、形式上还存在着较多不足，档案信息记录与保存还未形成完善的制度体系，缺乏信息记录标准与保存模式对人事档案信息管理进行规范。人事档案作为医院人力资源体系的重要组成部分，是医院各项制度政策落实的基础和前提。一方面，很多医院缺乏完善的人才评审机制，对工作人员工作情况不能有效评定，无法针对医务工作者的具体工作能力进行详细的人事信息记录，导致人事信息内容匮乏。另一方面，在医院人力资源管理中，人事档案信息无法与人力资源管理有效对接，在人才任用、考核、选拔方面都缺乏与之对应的制度和标准，档案的信息准确性不足，难以为决策者提供良好建议[2]。因此，在医疗制度改革背景下，着力加强和完善医院人事档案管理机制建设，对提高医院凝聚力和竞争力有着重要意义，可促进医院各项工作卓有成效开展。

3 做好医院人事档案管理工作的有效策略

3.1 提升档案管理人员对人事档案管理的重视

人事档案管理对医院的发展建设有着重要作用，一方面，必须提高檔案管理人员对人事档案管理的认识，使档案管理者对人事档案的作用及地位有更深一步的了解，意识到优秀人才对医院发展的作用。另一方面，医院管理者也要意识到加强和完善人事档案管理的重要作用，了解人事档案管理是医院整体管理工作的关键环节，唯有从不同维度树立正确的档案管理意识，才能保障人事档案管理工作有效落实。在档案管理实践中，档案管理者要与医院管理者协同开展档案服务，针对重要的人事档案信息有效保存、管理、利用，既要满足未来使用的需求，也要为医院人力部门任用和选拔优秀人才提供参考，以保障医院各个部门可以吸收到优秀人才，提高自身技术实力。

3.2 规范档案信息材料搜集、归档、鉴别

在医院人事档案管理工作实践中，档案管理者要将不同时期收集到的人事信息，包括工作者的工作经历、职业道德、业务能力、工作成绩、综合素质等信息全部归到记录材料中，要全面且有针对性的搜集人事档案，防止信息内容重合，有目的、有计划、有所侧重的搜集人事信息。同时到管理者要将人事档案鉴别工作落到实处，档案信息材料在搜集整理后要仔细鉴别，看手续是否完备？信息表达是否清楚？观点是否明确？将信息表达不准、缺乏理论依据的材料予以剔除，对于和规章要求不一致的档案材料要及时退还，在规定的时间内，改正错误进行归档，保障人事档案的准确性和全面性。归档过程中要及时退还不属于归档范围的材料，尽可能不散失信息内容，不积压人事档案信息，要针对档案管理机制优化升级，以满足人事档案高效率管理的需要。对使用档案各类程序要进行规范，避免有人蓄意对档案信息编造和篡改，减少档案信息泄露和丢失的风险，保障人事档案信息与个人保持一致。

3.3 实现人事档案管理信息化

面对当前科学技术的快速发展，档案管理工作面临新的挑战，为进一步提高人事档案管理效率，有必要将信息工具及技术应用到人事档案管理中。通过计算机技术构建符合医院实际管理的人事档案数据库，建立电子网络系统，实现人事档案管理电子化和网络化，将人事档案信息资源的共享性、交互性传递优势功能展现出来，促进档案管理工作有效落实。利用信息技术可实现人事信息系统的简单查询、复合搜索高速检索、一元分析和多元分析，在信息方面为医院决策层提供参考，对医院人才队伍规划使用。利用高新技术对各种人事档案信息有效管理和综合利用，对人事档案数据进行统一规范，能强化医院人事档案管理机制，提高人事信息资源利用价值。同时借助互联网工具，统计、分析大量的人事信息数据，能保障医院人力资源管理部门提供信息服务的有效性，通过对医院人事档案信息进行动态管理和及时归档，针对各个工作岗位上的员工的个人信息及时查询，为决策者选择和任用优秀人才提供依据。要促进医院人事档案管理具有较强的应用效率，就要从档案的数字化建设方面入手。虽然目前众多医院已经完成了数字化建设，但这远远不能满足现代医院对人事档案管理的需求。因此，在医院档案管理实践中要针对医院人事档案建立集中化数据库和信息搜索系统，在满足人事档案高效率管理的基础上，着力健全人事档案管理体系，将信息技术运用其中，将员工的个人信息档案以及医院内部可供交流的档案统一归档保存，使医护工作人员能够通过系统平台使用账号和密码自动完成登录。在人事档案管理实践中要充分发挥人事档案对员工和企业发展的服务作用，在促进医院各部门选人、用人的同时，实现档案信息分类存储，可针对档案内容、格式等特征集中储存和分类整理，这样不仅能节省大量的人工成本，还能全面提高人事档案管理效率，协同医院各个科室部门共同推进人事档案管理数字化管理模式建设，全面提高人事档案管理效率。

3.4 提高档案管理人员综合素质

在医院档案管理工作实践中，能否充分发挥档案工作服务效能是实现医院良好发展的重要前提，有必要针对档案管理人员进行素质建设，不断丰富其政治理论素养，提高其业务能力。首先应加强档案管理人员思想政治素质建设。档案管理人员拥有的思想政治品德是与自身工作岗位相匹配的职业品德和思想素养，档案管理人员必须以正确的政治理论为指导，保持自身坚定的政治立场，树立正确的价值观，保持高度的责任感和使命感。其次是要加强档案管理人员业务能力素质建设。档案工作是医院管理机制的重要组成部分，具有较强的专业性，档案管理人员必须经过专门的业务培训上岗，既要有扎实的理论素养，也要掌握先进的管理技能及方法，形成较强的业务素质，高效率的完成档案管理工作。档案管理工作人员不仅要牢牢掌握传统档案管理的方法和技能，还要学会运用信息技术实现档案信息化管理，逐步提高自身的技能素质，确保档案管理工作又好又快发展。

3.5 完善人事档案管理制度建设

在医院人事档案管理过程中要深化人事档案管理制度改革，首先要完善人事档案管理制度建设。医院应就人事档案的格式制定严格的管理标准，要求医院内部各科室按照相应的管理标准提供相应的纸质文件信息和电子档案，以全面减轻档案工作人员的工作压力。其次，医院应就档案工作人员的岗位制定严格的管理细则，并确定相应的职责，对不同岗位的档案管理人员进行详细的职能划分，并对档案管理人员建立相应的绩效考核制度，保证在绩效考核制度下，人事档案工作人员能够根据工作性质的不同，有效发挥自身的工作积极性及责任心，积极推动医院档案管理事业进步，只有如此，才能促进档案工作人员为医院档案事业进步作出贡献。同时要加强档案管理人员的知识培训，要在积极促进档案管理人员学习先进理论知识的前提下，不断提升自身的技能水平，适应不同的档案管理工作环境，要跳出传统档案管理模式的限制，创新人事档案管理工作思路，推动人事档案管理工作又好又快发展。

3.6 强化档案工作人员服务意识

提高人事档案工作人员服务意识是提高医院人事档案管理工作效率的关键环节，也是提高人事档案工作服务质量的主要途径。要想实现这一目标，医院人事档案管理部门应从两方面着手，一方面应对年龄较大的档案工作人员进行专业的计算机技能化培训，使他们能够熟练的使用计算机，依托互联网对档案信息进行管理和操作，另一方面应强化人事档案管理人员的服务意识，增强其业务能力，使其能将多种服务方法及技术应用到档案管理服务中，以全面提高人事档案管理效率。同时，医院应全面重视优秀档案管理人才的引进，以保障先进的档案管理模式能够有效运行。例如医院可根据档案管理的实际需求，使用新技术、新方法，高效便捷的处理各类档案信息。同时医院也可以从高校引入挖掘优秀人才，招聘专业毕业生，使他们的专业信息素养能和医院档案管理工作有效结合，创新人事档案管理工作模式，全面提高医院人事档案管理工作效率。

4 结语

综上所述，人事档案管理是医院管理工作的重要环节，对医院人力资源管理工作的开展有着重要影响。在醫疗体制改革深度推行的背景下，医院管理者要深刻认识到人事档案管理工作的重要作用，将人事档案管理工作落实到位，规范化、科学化对人事档案信息收集、管理、利用，要将信息技术、互联网工具、现代化的考核制度应用到人事档案管理体系建设中，实现档案信息资源的全部整合和高效利用，为医院进行现代化建设奠定基础。

参考文献

[1]党维玲，杨孝军.新形势下医院人事档案管理探讨[J].中国社区医师（医学专业），2012，14（14）：421+423.

[2]关力.医院人事档案信息化管理的思路[J].中国病案，2013，14（04）：37-39.