试析电子信息技术在档案管理中的应用

陈娅娟

摘 要：档案是社会发展中的重要信息记录载体，在企业和个人生活中具有重要的意义，网络技术的应用度档案管理产生了影响， 档案管理逐渐向电子信息化发展，也为档案管理期带来了更大的发展空间。文章对电子信息化技术在档案管理中的应用进行了详细的分析，为档案管理建设提供参考。

关键词：档案管理；现代电子信息技术；应用

档案信息对社会的各个领域的发展有着重要的作用，档案记录着重要的资料和信息，在工作和生活中都有着关键的参考和证明作用，档案管理随着科技时代的发展发生了改变，电子技术在档案上的应用逐渐普及，借助互联网和数字化技术来记录档案，使档案的利用和管理更加便捷，档案的信息化使档案管理的发展有了较大的提升，与传统的档案管理方式相比更加具有优势，使用计算机的功能来提高档案工作的效率，简化了档案管理工作流程。为了适应社会的快速发展，需要不断的创新档案管理方式，使档案信息搜索利用更加快捷。

1 电子文件的定义和特点

电子文件是通过计算机的操作所产生的，能够在计算机或者其他储存设备中保存的所有文件，并且可以使用计算机进行编辑的文件。电子文件是信息化的发展成果，以数数字化的形式在计算机中使用编辑，这种文件在分类之后能够变成电子档案，不仅包括文本形式，还可以包括程序和图片等形式，电子文件具有不同于纸质性文件的特点，主要包括如下几个方面：

1）电子文件需要依靠计算机等设备才能使用，由于电子文件的产生都是使用电子设备等的功能，这一点和普通的纸质文件具有很大的差别。

2）电子文件不能直接进行阅读，而是需要使用计算机等设备的加载才能阅读内容，没有设备的支持无法将电子文件打开，具有虚拟性的特点。

3）电子文件信息能够从一个载体传输到另一个载体中，对文件的本质不会发生改变，电子文件的这种特点能够使其在多个计算机或其他设备上使用，不受局限，而纸质文件会受到距离的影响，不能快速完成远程传输。

4）电子文件能够实现资源内容的共享，但是具有一定的不安全特点，由于电子文件需要借助计算机等设备进行保存使用，计算机的性能和存储容量等方面会对电子文件造成影响，纸质文件只需维持保存的环境安全正常就可以。

5）电子文件能够通过打印等形式变成纸质文件，具有灵活的特点。

2 电子文件管理和以往的区别

电子文件在形成之后能够自由的进行编辑使用，能够储存在计算机、光盘和其他设备中，在信息化的处理下，需要计算机的支持和帮助，使用相关的系统软件将电子文件整理和分类，然后储存和传输给其他设备，或者使用网络将电子文件上传到终端内，在储存和传输过程中不具有严格的流程性。纸质的档案需要将纸质的文件进行整理，将文字进行存储，将文件进行立卷等工作，然后再进行其他的工作，也是档案管理的重要部分，文件整理完成之后，交给各个部门进行立卷，通过档案管理专门人员进行管理，这一系列过程比较繁琐，花费时间多。电子文件形成的档案可以在多种设备上进行储存和使用，更加便于人们的查询和使用，也拓宽了档案的用途和使用方式。

3 檔案管理使用电子化信息技术的优点

采用电子化信息技术对企业档案进行管理具有以下优点：

一是企业档案接管由后到前的程序。传统的企业纸质档案的接收管理工作，通常是存企业各项工作完成后，由相关工作部门整理，完成对档案管理部门的档案移交。在文档的收集、整理过程中，不需要档案管理人员参与，他们更多的是对移送的档案资料进行检查和分类指导；而在电子环境中，电子文件、电子图纸会随时产生，要求企业档案工作者不能坐等档案的形成与归档，档案人员他们必须存产生电子文件的源头行使档案的监督与指导职能，积极参与文件的形成与保管过程，使用专门的档案信息接收管理平台。

二是企业档案载体由慢到快的变化。企业对计算机系统和网络实施全程管理后，将实现信息数据的适时交换和处理。在企业的各项管理活动中，由于电子文件快捷的办文进度和传递速度，将逐步取代纸质文件；电子图纸因其具有快捷、准确、方便等特点而被大量使用，通过计算机辅助设计可使图纸的设计、存储、查询和修改变得既快捷又方便，同时，电子档案管理会使各工作部门的工作效率大大提高。

4 电子信息时代档案管理工作需要解决的问题

在电子信息时代，档案管理工作急需解决以下问题：

一是提高档案管理人员的思想。随着现代企业各项工作中电子文件的比重越来越大，电子档案管理已经显示出了其无法比拟的优势。企业各工作部门，尤其是档案管理部门人员，要充分认识电子档案管理的重要性，彻底转变以纸质档案管理为基础的传统思维模式，树立基于电子档案管理的新型思维模式，加强电子文件管理专业知识的学习，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调，协助企业相关部门制订有关的制度。二是制定电子文件归档标准。电子文件档案管理工作势在必行，加强基础设施建设 ，健全电子档案管理标准和制度将尤为重要和急迫。每个工作环节都有标准，对于电子文件归档与电子档案管理标准，应根据电子文件与电子档案的形成规律制定，建立一套统一、规范的管理制度，使电子档案管理工作的都能有的放矢，使档案管理工作实现标准化、规范化、科学化。由于电子文件同纸质文件的内容信息是相同的，在制定电子文件归档与电子档案管理标准时，应遵循档案整理的基本原则进行。

三是培养高素质的档案管理人才。电子档案管理的科学发展，离不开计算机信息技术的使用，要求管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，能够适应信息技术和档案事业的发展。了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，积极采取措施，抓好知识更新，吸收、消化新的信息技术的成果 ，这就需要企业有一支既精通计算机技术，又懂档案管理的复合型专业技术队伍。当前，企业可以通过“引进”与“培养”相结合的方式调整档案管理人员的结构，对现有管理人才通过培训等方式进行培养，建立一支具有合理知识结构的复合型档案管理人才队伍，以适应档案管理电子信息化的发展需要。

5 结语

档案管理的传统方式在工作生活中存在很多的不便，在档案管理工作者的整理分类中过程比较复杂，也容易出现错误，这对档案管理工作有着很多的不利，为了改善档案管理工作的情况，提高档案利用整理效率，代替了传统的档案管理中的纸质文件的局限和繁琐工作，更大程度的发挥了档案的价值，使用电子信息化方式来将档案管理变得数字化，使工作程序更加便捷，加强档案管理的工作质量和效率，进一步促进档案的发展。

参考文献

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