我国人事档案管理若干问题的思考

梁璧

摘 要：我们知道，人事档案有着较强的全面性、真实性、动态性和机密性等特点，人事档案记录着一个人的学习、成长和工作轨迹，为用人单位快速、真实地了解人员情况提供了真实的、原始的人事资料。随着我国人事档案管理和人事制度的不断改革与发展，也对人事档案管理提出了更多新的要求。就目前我国人事档案管理工作来看还存在着一些问题与不足，基于此，本文就我国人事档案管理中存在的若干问题进行了分析，并就这些问题的解决了提出了一些有效措施，以期更好地促进我国人事档案管理水平的提升。

关键词：人事档案；管理；问题；措施

人事档案管理是在人事管理活动中形成的一个重要管理形式，通过人事档案可以将个人经历、德才表现等进行有效的记载，为用人单位发现人才、使用人才和管理人才提供一个真实的凭据。通过人事档案管理，可以更好地将人事档案进行有序的整理，并加以利用，从而真正做到人尽其才，并为单位的人力资源做到优化配置。但是就目前我国人事档案管理工作来看，还存在着一些不足，制约了我国人事档案的良好发展。

1 我国人事档案管理中存在的问题分析

1.1 人事档案管理人员思想认识不足，重视程度不够

长期以来，在我国企事业单位发展过程中，对于人事档案管理工作的认识还存在着很大的误区，认为人事档案管理工作就是对单位人员信息的收集，整理，并没有多少实际用处，亦或是不能对人事档案进行有效的利用。由于对人事档案管理工作认识不足，人事档案管理工作不能引起足够的重视，不能将人事档案管理工作纳入到日常的工作中来，甚至是没有专人负责人事档案管理工作，从而使得人事档案资料不全，利用率低，更是不能体现出人事档案的重要性。

1.2 人事档案管理方法与手段比较落后

随着时代的不断发展，对各部门的人事档案管理工作提出了更多新的要求与挑战，但是，就目前我国人事档案管理工作来看，依然延用着传统的人事档案管理方法，仍以手工操作为主，人事档案管理方法与手段都比较落后。由于对人事档案管理工作的认识不足和重视程度不够，相对于人事档案管理的软硬件设施投入也存在严重不足，从而使人事档案材料得不到良好的保存，档案的完整性得不到有效的保障。随着社会、单位的发展，对人员档案需求的数量与种类也在不断增加，而传统的手工操作人事档案管理已不能与日益增多的个人档案相匹配，落后的人事档案管理方法与手段已不能很好地适应时代的发展。

1.3 流动人员的人事档案管理比较混乱

我国劳动人事制度的改革，带动了人才交流的同时，也使得人才的流动比较频繁，用人单位与人才之间的双向选择的动态发展，加大了流动人员人事档案管理的难度。目前流动人员的人事档案管理还没有一个完善的管理办法，流动人员的人事档案在很大程度上存在着转递不及时或是不移交，出现积压、扣留现象。流动人员与人事档案不能同时到位，阻滞了人事档案管理工作的顺利开展，使得人事档案管理工作的难度加大。

1.4 没有一个完善的人事档案管理规章制度

我们常说没有规矩不成方圆，对于人事档案管理工作的开展亦然。但是就目前我国人事档案管理工作来看，其规章制度并不完善，还存在很大的问题。随着时代的发展与人才流动的变化，在人事档案管理工作中，人事档案资料的收集、归档、变动登记、提供利用等等一系列工作，并不能根据时代的发展制订出相应的管理规章制度，从而使得人事档案管理工作没有一个可以依循的依据，这也是我国人事档案管理工作中存在的一个重要问题。

2 人事档案管理存在问题的解决对策分析

2.1 强化人事档案管理意识，加强对人事档案管理的重视

人事档案管理工作要想取得良好的发展，真正将人事档案管理的作用有效地发挥出来，那么首先就要加强对人事档案管理工作的重视，不断地强化人事档案管理意识。各单位与各部门要真正意识到人事档案管理的重要性，从领导开始对人事档案管理有一个更加全面与正确的认识，人事档案管理并不是单纯地对人才资料进行收集与归档，更重要的应该是对人事档案加以利用，从而使得人事档案可以更好为单位的发展提供优质的人才。要加强对人事档案管理的宣传，各个部门与员工要积极地配合人事档案工作的开展，将人事档案管理工作放在一个重要的位置。另外，各单位与部门要加强对人事档案管理规章制度的建立与完善，建立一个有效的人事档案管理机制，从而使得人事档案管理工作有计划、有落实地开展。

2.2 不断地更新管理方法与手段，使得人事档案管理更加适应时代的发展

2.2.1 引进科学的管理理念

时代的发展有效地促进了各行业的发展，人事档案管理工作要想更好地适应时代的发展，那么就必须要不断地加强对人事档案管理方法与手段的更新，加强对先进的科学的管理理念的引进，运用先进的管理手段有效地促进人事档案管理工作的开展。更新管理方法，那么就要对传统的人事档案管理方法进行改进与创新，随着人事档案资料的加大，就要加大信息化人事档案管理的运用，通过先进的科学技术加大对人事档案管理工作的开展。

2.2.2 推进人事档案管理的信息化进程

随着办公自动化进程的快速发展，人事档案管理工作中运用到越来越多的信息化管理技术，有效地促进了我国人事档案管理工作的开展。因此，在人事档案管理工作中，要不断地加大信息化进程的推进，加大资金投入，确保人事档案管理工作的硬件设施到位，从而使得 人事档案的收集、查阅、存取、利用更加便捷。人事档案管理的信息化建设，可以使得人事档案的收集与保存更加便利，同时，保存也更加安全，人事档案的保密性也更强。另外，人事档案管理的信息化建设，可以有效地实现对流动人才的信息管理与收集，可以更加及时、准确对流动人员进行查阅。对于不定期收集到的流动人员的资料，可采取随时整理的方式，及时装入档案，以避免材料的丢失，确保档案的完整。

2.3 做好流动人员人事档案管理工作

人才流动是随着市场经济的建立而建立的，做好流动人员的人事档案管理工作也是市场经济发展的必然要求，只有做好流动人员人事档案管理工作才能更好地促进人才的合理流动。针对流动人员的人事档案中存在的转递不及时或是不移交问题，首先要加强对流动人员管理相关法律法规的健全，用法律手段加强对流动人员档案管理的约束与完善。其次在人事档案管理工作中，要将流动人员的人事档案进行及时地转递，杜绝流动人员人事档案不移交的现象，不能私自将其积压、扣留，防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。另外，还要与流动人员及时签定临时人事档案管理合同，加强对流动人员人事档案的收集，采取有力措施确保材料可以及时归档，对那些接收或移交的档案材料，保证其档案的完整性、齐全性。

2.4 完善人事档案管理制度

要提高我国人事档案的管理水平，就必须要建立一套完善的人事档案管理制度，加强对各项档案管理工作机制的建立与健全，从而构建一套规范完善的档案管理制度，严格落实人事档案的收集、鉴别、整理、归档、借阅、移交、安全保密等工作，确保人事档案管理工作有据可依。

3 结束语

总之，随着时代的进步与发展，人事档案管理的重要性日益突出，只不断地加强对人事档案管理工作的重视，不断创新人事档案管理手段，促进其信息化建设，完善其管理制度，才能更好地促进人事档案管理工作的良好发展。

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