事业单位人事档案管理存在的问题及对策

范熙胤

摘 要：事业单位人事档案记录了公共机构相关部门、人员、党政部门、行政管理等相关部门和人员的主要信息，如人事调动的变化、政治生涯的增长、政治诚信和成就、业绩、个人的功过、重大事件记录、历史背景等问题。公共机构的人事档案管理，将有助于国家和政府部门实现人的善用，招募世界上的圣人。随着事业单位改革的深入，人事档案管理中存在的问题逐渐暴露出来。人事档案管理部门负责各种信息的收集、处理、储存和传递，迫切需要解决事业单位人事档案管理中存在的问题。

关键词：事业单位；人事档案管理；问题及对策

对于事业单位的发展，人事档案管理是其不可忽视的管理项目，需要给予高度重视。人事档案管理工作的工作规模庞大，涉及单位人员方方面面的信息，凸显复杂性，是整个人力资源管理中极具挑战的内容。只有保障较高水平的人事档案管理，才能有效归纳与整理事业单位人员信息，为单位领导更加准确、全面地了解职工、安排岗位提供可靠依据，从而更加高效地实现个人价值，为单位效益的获取提供保障。

1 人事档案管理的基本概念及其重要性

1.1 人事档案管理的基本概念

所谓人事档案管理，就是指从事人事档案管理工作的专业人员，将事业单位员工的档案依据科学的管理方式，对这些档案进行整理、归类、分析、鉴别真伪、统计以及完整保存和合理利用这一系列的过程。需要保证人才档案的完整性、真实性和可流动性，同样需要保证档案不遭受损坏，是一项要求较为严格的管理工作。人事檔案的管理，能够表现出人才履历的完整、全面性，是体现人才价值的重点方式之一。人事档案同样具有高度的社会价值，是展现一个地区人才风貌的重点表现形式之一，能够保证用人单位人才的质量，同时提高用人单位的工作效率。促进社会的进步，保证人才为社会发展充分做出贡献。

1.2 人事档案管理的重要性

事业单位人事档案管理具有十分重要的意义。一方面，一个单位的员工是否能够与其工作的岗位相匹配，是决定该单位工作效率乃至所产生贡献的重要组成部分。人事档案能够帮助事业单位清楚的了解到其员工的过往工作经历，掌握好员工的工作水平，既可以提高事业单位对员工的利用水准，也能够将员工的才能发挥到极致，既具有经济效益，同时也具有社会效益。与此同时，事业单位在人事档案的管理过程中，还能够了解到员工的年龄分布、婚姻状况、性别差异等情况，进而了解到员工在事业单位中整体的分布情况，便于事业单位适当调节男女比例，调整事业单位员工年龄分配比例等工作。另一方面，事业单位人事档案的管理是能够展示其员工素质的有效途径，与此同时，能够为该单位进行人员嘉奖、晋升、考核等方面提供相应的思路，是一项十分必要的参考内容。这不仅能够保证单位用人的准确性，还能够照顾到员工个性的发展，使得员工自身的才华能够得以实施。既满足了事业单位对员工的需求，又能够对人才施展自身才华提供平台。正因如此，事业单位人事档案的管理是十分重要的。

2 人事档案管理中存在的问题

2.1 对档案管理认识不足

目前，我国大部分事业单位把人事档案管理放在其他工作的后面，缺乏对档案管理的认识，致使档案管理出现滞后性和形式化的现象。如今社会经济体制进行了不断的改革和完善，但是人事档案的管理却未能跟上人事制度改革的步伐，从而导致一些档案管理人员身兼数职，对档案管理工作缺乏系统性的认识，无法更好的开展人事档案管理工作。

2.2 人事档案管理信息化、科学化跟不上时代的发展

随着科学的发展，许多单位逐渐摆脱纸质文件，但为了更好地利用先进的技术手段，许多档案管理人员只是将个人信息放入计算机，利用检索信息和数据访问或手工操作，先进的文件管理技术并没有真正使用。档案管理的效率还没有得到提高，档案的安全管理比较缺乏。

2.3 人事档案工作人员专业性与素质参差不齐

从本质上分析，影响事业单位人事档案管理水平的根本原因是人员的能力，尤其是专业性更为关键。但是，很多事业单位鉴于编制等因素的影响，人事档案由兼职人员或者老员工负责，无法体现档案管理工作的专业性，整个管理工作凸显粗放性，精细化管理目标很难实现，工作效果较差，在根本上影响人员岗位安排的合理性，无法有效发挥人才的个人价值。

3 事业单位人事档案管理问题的解决对策

3.1 提高人事档案管理认识

提高人事档案管理认识是确保人事档案管理工作得以顺利进行的关键。首先，要求事业单位领导者对人事档案管理工作给予高度的重视，把其作为事业单位日常管理的主要内容之一来进行开展；其次，提高人事档案管理人员的对档案工作的重视，引导档案管理人员对档案管理各个环节有个全面的了解和掌握，以确保档案管理工作有条不紊的进行。

3.2 加强人事档案管理的现代化、科学化、信息化

人事档案作为人力资源的信息库，合理利用开发资源，发挥其最大作用，应把先进的科学技术应用于人事档案管理，提高人事档案管理的效率，合理有效地利用人事档案。同时，现代人事档案管理的科学化是人事工作制度改革和发展的必然，也是现代社会发展的重要组成部分。人事档案管理部门应采用新技术，提高工作效率，准确、快速地加载人事信息，提高人事信息的有效性。单位可以利用计算机更好地改进和管理信息，利用网络组建大型人事信息网络，随时随地访问和更新人事信息，方便快捷，节省了无形的时间和有形资源。

3.3 加大档案管理人员培训与教育力度，全面提升档案管理者的综合素养

社会的发展加快事业单位改革进程，人事档案管理人员要面临新的机遇与挑战，工作标准更高。为此，要重视进行专业培训与教育，组织相关培训活动，切实提升人员专业能力，增强职业观念，有效增强个人工作积极性，掌握先进的档案管理技能。具体讲，积极开展培训，普及计算机操作技能，推广和使用管理软件，为人事档案工作的开展奠定基础。

3.4 学习借鉴国外先进的人事档案管理模式

国外的经济发展较之我国发展较早，在人事档案管理模式创新方面发展也较为先进，因此在事业单位人事档案管理模式方面，我们应该对国外的经验进行吸收借鉴。各国的人事管理制度和事业单位发展模式不同，在人事档案管理方面也存在着很大的不同，其中最有特点的是公有系统和私立系统，在公有系统，鲜明特点是保持人事部门与档案行政管理机关的密切合作，在这方面是我国的事业单位可以采纳的，这种密切合作的公有系统可以有效地加强人员的管理。

3.5 加强对人事档案工作管理的监督与检查

事业单位应当加强对其人事档案管理工作的监督与检查工作。制定相应的工作规范、标准，采用定期或不定期的检查方式，查看其人事档案工作是否严格遵循有关标准、规定，是否对人事档案的管理工作态度认真。以此为考评人事档案工作人员的一部分依据，促进工作人员能够积极努力工作，正确对待人事档案工作的管理。

4 结语

综上，事业单位人事档案管理水平的高低与人才应用的合理性有着紧密的关系。事业单位要遵循实事求是的基本原则，立足发展现状，正确认识、深入挖掘人事档案管理工作中的问题及诱因，制定有效、有力的应对策略，保证单位发展步调一致，为事业单位的健康、稳定发展提供保障。

参考文献

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