信息时代背景下档案管理创新与发展的必要性及其意义浅析

邢海芬

摘 要：进入21世纪以来，在科学技术迅速发展的背景下，网络信息技术也随之迅速发展，并且在社会诸多领域当中得到了广泛的应用。档案管理工作作为日常管理工作中尤为重要的一部分，工作内容繁杂，传统管理方法难以充分发挥档案管理既有效能。因此，信息時代背景下，档案管理有必要结合信息管理技术，进行信息化档案管理创新，以此有效提高档案管理工作效率。本文阐述信息时代背景下档案管理创新与发展的必要性的基础上，对档案管理信息化管理现状进行了更深层次的剖析，最后提出了信息时代背景下档案管理创新发展的有效策略，其主要目的在于促进档案管理工作的进一步发展。

关键词：信息时代；档案管理；创新；发展；必要性

伴随着网络信息技术的进一步发展，社会众多领域中越发注重信息技术的应用，主要原因在于信息技术的应用，有助于促进工作效率的提高。信息时代背景下，传统档案管理模式难以满足新时期信息化发展的实际需求，究其原因在于档案管理工作内容具有繁多、杂乱等特征，直接造成档案管理工作效率低下，无法充分发挥档案管理工作既有作用。因此，在信息时代背景下，档案管理工作有必要借助网络信息技术进行创新，以此有效提高档案管理工作效率，同时借助网络信息技术有助于规范档案管理工作，促使档案管理实现标准化、规范化以及高效化目标。鉴于此，本文对“信息时代背景下档案管理创新与发展的必要性及其意义”进行更深层次的剖析具有着极为重要的现实意义。

1 信息化时代下档案管理创新与发展的必要性概述

信息化时代，信息管理技术更新速度快，档案管理实施信息化建设，有效改善了管理现状，促使档案管理更加规范化。因此，档案管理的创新与发展问题有必要纳入相关人员重点研究课题当中。

首先：档案管理得以创新与发展，才能满足信息化时代的实际需求。伴随着时代的进一步发展，信息技术更新升级不断加快，社会信息化建设程度不断提高，档案管理创新与发展显得十分关键。社会信息化带来了信息收集处理需求，主要是原因在于社会信息化发展，产生了大量的数据信息，对信息收集处理提出了更高的要求[1]。具体表现在要求信息具有较强的时效性、同时需要较高的价值。针对新的信息化的需求，档案管理工作有必要实施创新与发展，才能满足社会信息化发展实际需求。

其次：档案管理的创新与发展有助于促进行业的进一步发展。同时行业的发展，还需要引进大量的优秀信息化人才。相应的档案信息资料不断增多，人事档案相关材料管理工作有必要实现规范管理，才能优化人力资源配置，以此充分发挥人力资源的既有价值[2]。另外，注重信息人才的引进，以此提高档案信息的开发度，从而有助于充分发挥档案信息资源的既有价值。

最后：档案管理的创新与发展，有助于进一步提高管理工作效率与质量。就目前档案管理创新与发展状况而言，实际效果并不明显，造成档案管理信息化程度有待提高，不利于档案管理工作质量的提高，影响到档案信息资源既有价值的充分发挥[3]。因此，档案管理有必要借助信息技术，进一步改进档案管理方法与模式，以此有效提升管理工作效率。

2 档案信息化管理现状分析

2.1 缺乏档案管理的专业技术人才，基础设施不完善

信息化背景下，档案管理与传统档案管理要求具有着本质性的差异，主要体现在档案信息管理提出了更高的要求。因此，档案管理工作人员除了需要必备的档案管理专业管理知识之外，还需要具备一定的网络信息技术处理能力，为档案信息化管理奠定基础。众所周知，传统的档案保存方式，主要是纸质形式，传统的档案管理方式，主要是依靠档案管理人员在大量档案中查阅所需的信息，鉴于档案内容众多，造成档案管理工作效率低下。相应的档案管理人员严重缺乏网络信息处理技术能力。除此之外，部分单位对档案管理并没有引起高度重视，造成档案管理基础设施建设未受到重视，相应的档案管理基础设施建设专项资金投入力度不够，严重影响到档案管理基础设施的完善[4]。上述问题的存在，直接影响到档案管理的创新与发展。

2.2 缺乏规范的档案管理体系

档案管理信息化建设，主要是借助现代先进的网络信息技术，将档案信息资料进行数据化处理，并且结合数据信息类型，进行分类蒸馏，以此方便后续档案管理中的提取。档案管理信息化建设，首要工作便是建立规范的管理体系，具体包括档案管理软件以及文字规范制度两个方面的内容。值得注意的是档案管理软件的开发，需要结合档案管理工作需求，以此确保档案管理软件的有效性。另外，档案信息处理程序的编制，还需要满足档案管理整合信息资源的实际需求。然而实际情况是，当下档案管理并没有完善的、规范的档案管理体系，直接造成档案信息化管理建设受到不良影响。

3 信息时代背景下，档案管理创新发展的有效策略分析

由上述分析可知档案管理创新与发展具有着十分重要的现实意义。然而实际情况是，档案管理创新与发展受到体系、设施等因素的影响，造成档案资源既有价值无法充分发挥出来。因此，相关人员有必要借助网络信息技术，实施档案管理创新与发展。

3.1 加强档案管理专业技术人才的培养

在信息化档案管理工作中，档案管理人员除了需要必备的档案管理基础理论知识之外，还需要具备一定的计算机操作能力与网络信息处理能力，才能灵活处理档案信息化管理中出现的一些问题，同时能够借助自身所掌握的理论知识，解释问题出现的原因，从而有助于下次出现类似问题，快速解决问题，进而有助于提高档案管理工作效率。可见，档案管理专业技术人才的重要性。因此，要加强培养档案管理专业技术人才，有效提高档案管理水平，以此充分发挥档案管理作用。只有这样，才能让档案管理满足社会信息化发展实际需求。

3.2 完善相关管理制度、法规

档案管理的创新与发展，是否能够实现规范化、标准化发展，关键在于是否具有着一套完善的规章制度。究其原因在于一旦档案管理工作中，出现了细节问题，便可以以相关制度、法规等为依据进行处理。因此，档案管理创新与发展，需要注重相关管理制度、法规的完善。值得注意的是管理制度的完善，需要结合实际情况，在综合考虑各方面因素的情况下，制定相关管理制度。例如档案资料遗失制度，需要建立相应的究责制度，以此确保各项工作落实到人，从而有助于进一步规范管理，切实提高管理工作效率。

3.3 更新档案管理观念

档案管理作为管理工作中的一部分，主要是为决策提供具有价值的数据信息，也是现代管理的重要组成部分。档案管理一旦未受到应有的重视，不仅仅造成档案信息资源价值无法充分发挥出来，还会影响到档案管理的创新与发展。因此，档案管理观念有必要创新，并且需要逐步改善传统的档案管理方式，实现单纯纸质资料收集整理向计算机网络化档案管理的转变，以此有效提高档案管理工作效率，为科学决策提供具有价值的数据信息。

4 结语

信息时代背景下，传统管理模式已经无法满足信息化需求。因此，档案管理有必要充分利用网络信息技术，以此实现档案管理标准化、规范化以及高效化发展，从而有助于进一步提高档案管理工作质量。

参考文献

[1]梁婉靖.信息时代档案管理工作创新分析[J].办公室业务，2017（23）：89.

[2]王倩.基于信息时代背景下档案管理工作的创新[J].办公室业务，2017（14）：103.

[3]孟艳丽.信息时代下档案管理工作的创新探究[J].办公室业务，2017（03）：147.

[4]王爱华.信息时代背景下档案管理的创新探索[J].办公室业务，2016（13）：56.