关于改革我国人事档案管理机制的几点建议

程楠

摘 要：人事档案是我国进行人力资源管理时的一大特色，随着经济结构的变化和人力资源的变化情况，我国的人事档案管理机制需要改革人事档案管理机制，才能更好的适应我国的人力资源管理。本文就来讨论针对我国目前人事档案管理机制面临的问题和对人事档案管理机制改革的好得建议。

关键词：人事档案 管理机制 改革 创新

随着我国教育全面发展，文化程度普遍提高，人力资源不断膨胀，对于我国的认识管理制度提出了更高的要求，传统人事档案管理机制单一的管理模式已经不能适应新的人事管理需要，人事管理机制的改革迫在眉睫。为了适应人力市场的发展需要，必须抓紧改革人事档案管理机制。

1 人事档案管理的现状。

1.1 人事档案管理所有权的问题

我国对于人事档案管理的所有权有相关的法律规定，法律规定人事档案归国家所用。事实上人事档案就是记载个人的基础资料、个人的部分表现以及个体的学习、工作经历等情况，人事所有权归国家所有确实是方便我国人事管理，但是却给个体的流动带来了很大的不便。人事檔案的管理需要专门的单位来执行，虽然现在我国在人事管理上已经取消了管理费用这一项，管理费用由国家所承担，但是管理权归国家所有使得部分人事调动和档案提取的过程很麻烦，尤其对于现在处处是信息化的时代，我国的人事档案调动提取还要走繁琐的流程，给个人的流动性造成理论很多的障碍。

1.2 人事档案管理保障权的问题

为了保护当事人的权利，我国对于人事档案管理重视档案的保密性，这虽然很好的保护了当事人的隐私，但是因为还有相关法律规定，当事人及其亲属都不得查看其档案的具体内容。由于档案在从当事人手里递交到国家人事管理部门的手里，期间经过了很多流程，递交过程中档案有可能被恶意调换或者篡改，这就给当事人造成了隐形的危机，当事人根本不了解自己档案的真实情况，极大的降低了档案的真实性和合理性。这种类似的现象在以往学生档案中就有先例，因为档案被调换，导致当事人无法被自己心仪的大学录取，这样的结果对于当事人来说是及其不公平的现象。档案管理的目的是为了方便国家管理和保护当事人的合法权益，但是因为管理过程中的纰漏，这就给有些人造成了可乘之机，他们利用法律的空子和自己的权利钻了当事人没有知情权的空子，损害了当事人的合法权益。除此以外还会存在档案更新状态不及时、档案内容不真实等多方面的弊端，总之档案被管理人始终是处于被动的状态。

1.3 人事档案管理模式的问题

我国传统的人事档案管理模式是采用计划经济时代的人事档案管理方法，管理不集中， 专业化水平定，档案调动、提取流程繁琐，这放在计划经济时代人才紧缺的时候还行。但是新的市场经济下，人力资源迅速膨胀，传统的人事档案管理模式显然不能更上新形势。现代化社会的整体特征是迅速、高效，传统的人事管理管理模式注重流程化的管理，严重阻碍着人事档案的利用率。管理模式的单一和形式化很容易致人事档案信息重复繁琐，内容更新不及时以及档案流失等现象。当下迫切的需要改革人事档案管理模式，完善人事档案管理机制，创新管理方法。利用信息化模式加强人事档案管理，增加档案管理的透明度和当事人知情权，简化管理流程，提高档案的利用率。

2 人事档案管理机制改革的建议

2.1 合理利用人事档案管理所有权

我国的人事档案管理权归国家所有是凭借这法律依据的，因此要合理利用国家管理人事档案的权利，全面改革人事管理机制，协调人事档案管理部门的内部关系，创新人事档案提取、调动的方法，努力实现档案的利用率。首先要加大档案管理的监督，设置档案管理人员档案管理规定，明确档案管理问题失职中的具体责任，保障档案的真实性和实用性。其次设立流动服务部门，充分利用国家统一管理人事档案的这一优势提高档案管理的便捷性和档案的动态性，让档案真正的起到服务于我国人力资源合理配置的作用。流动服务部门就像是档案管理部门流动的家，实时的为档案当事人、企业及用人单位提供方面，让人事档案管不再只局限于形式，而是提高真正的利用率。最后有一点就是针对档案管理的费用而言，虽然目前我国的档案管理开支由国家承担，但是要改革人事档案管理机制就会加大国家的财政支出，因此要考虑到管理费用的来源问题。档案管理的费用除了部分由国家的财政支出提供以外，另外的部分可以采取有偿管理。只要是方便人事档案管理的合理费用，个人和企业还是不会有太多的顾虑。总之真正的目的是实现档案管理的利用率，方便当事人及企业对于人事档案的管理需求。

2.2 加强人事档案人权保障

针对当事人的人权保障，还是给人事档案管理机制的改革提出三点建议。第一， 完善档案管理制度，任何的管理都应该有符合管理需要的管理制度。明确的人事档案管理制度可以规范管理人员的行为，同时也可以提高档案管理的效率。对于传统档案管理中已经没有价值的人事管理制度进行删减，补充新形势下需要的管理制度条例。管理制度的内容要简明具体，方便管理人员理解和执行，另外制度要直接针对目前人事档案面临的问题。比如档案当知人有权获悉自己档案的内容，明确当事人的知情权。第二，允许当事人对档案的更改，这一点是在完善相关制度的基础上提出来的。档案当事人在获悉自己档案内容以后，针对档案内容体现不合理的地方，提出具体的证明之后便可允许更改。更改内容要做具体的备注，记录更改时间、原因等具体情况，以备以后出现意外情况是方便查阅。第三，放宽对当事人家属的查阅权。人事档案记载了当事人的一生，可以帮助亲属直接快速的了解当事人。这对于寻亲来说可以帮助父母或者是子女寻找自己走失的亲人，利用档案信息建立了解关系。当事人亲属在提供了有效的证明或者经过当事人的同意以后获得查阅权，可以帮助他们回忆过去，缕清线索。总之，对于当事人档案的人权保障，要采取积极灵活的管理方法，一方面保证当事人的隐私权，另一方面保证当事人对于档案的合理使用权。

2.3 创新人事档案管理的模式

传统的人事档案管理模式，在改革创新管理模式时，就要采取多级化管理制度。利用国家管理档案所有权的优势，形成档案管理中心， 对人事档案进行分级管理。取消没有实质功能的冗余部门，在保留原有档案编排管理部门的基础上使用信息化进行档案分类管理，建立档案管理信息网，方便档案的跨区域查阅、管理和档案的调动。增加适应市场需要的人事管理部门，合理分配人事档案管理工作的内容，实行管理责任制，保证人事档案管理的效率。加强流动人员人事档案管理，简化流动人口档案移交程序，尤其对于跨区域性流动人口档案的移交，可以充分利用信息化功能实现，预防流动人员档案流失。利用信息化功能建立人事档案管理库，实行分区分类管理。为当事人的档案编号加密，开通当事人档案管理账户，建立人事管理部门与当事人之间的联系，保证档案的动态更新和真实有效，提高档案管理的透明度。最关键的还是需要人事档案内部管理部门进行协调合作，灵活操作，为人事档案的管理工作提供管理上的方便。

结语：人事档案的管理内容涉及范围之广是改革人事档案管理机制最大的困难， 我们要立足于科学的管理程序，努力探索适应时代发展需要的管理方式，不断调整管理方案，完善管理制度，利用新的理念管理人事档案。加上法律约束人事档案管理人员的行为，国家保护人事档案当事人的权利，总之在多方面的努力之下我国的人事档案管理机制改革必见成效。

参考文献

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