盘点如何从2小时缩至10分钟？

文／曾 君

从2小时到10分钟，非油商品盘点优化流程是建立在分公司账实相符、账账相符的基础上。

优化非油盘点流程之后，大大提升了工作效率，减轻了基层工作压力。 摄影/尹贵芳

16时2分，中石油宜昌分公司茂源站便利店经理赵燕打开大零管系统中的非油盘点项目。按照非油商品盘点优化流程步骤，她快速将商品数据导入系统，16时10分，赵燕顺利完成站内219种不同类别的商品盘点。“非油系统盘点花费的时间不超过10分钟，我们站早已实现。”与茂源站一样，分公司其他站点的非油系统盘点也在10分钟内全部完成，这种速度追溯到以前，想都不敢想。

这个不敢想的工作，又是如何在宜昌分公司实现的呢？

慢！盘点煎熬两小时

“记得那会儿，非油盘点的那一天，是我一个月最紧张的日子。”大公桥站综合管理岗尹贵芳回忆曾经在绿萝路站担任便利店主管期间的盘点工作，繁忙、紧张的情景历历在目。绿萝路站有430多种大小类商品，在每月盘点之前，她拿着8张打印内容包含商品名称、数量等内容的A4纸张，一一与便利店内实际存在的商品明细对照。“这项工作必须得做细做实，如果实物与系统数量对不上，必须一个个找出具体原因，不然下一步的系统盘点无法推进，也会影响下一个月的期初。”一个有着7年便利店主管工作经历的员工尚且如此，非油盘点的工作强度可想而知。

实物盘点却只是盘点工作中的一部分，真正令综合管理岗、便利店经理紧张的是系统导入数据。像绿萝路、大公桥这样的站点，商品种类均在400种以上，按照以前的操作方法，员工现场实物盘点完毕，核对账实一致之后，再分商品种类一个个在系统中输入数据，顺利的情况下。至少需要两个小时。如果系统中生成的合计数据与自己输入系统中的数据核对一致，一个月的非油盘点就可以完美结束了。如果发生错误，则需要重新核对，盘点的时间跨度将会拉得更长。

“盘点期间，站里是不能过机销售的，否则盘点绝对会出现错误。” 港窑路站便利店经理沈建梅介绍。原来，为了保持非油商品在系统和实物之间的数据一致性，每逢盘点时加油站都会停止过机销售，这个时间段卖出的商品往往选择集中过机，顾客不能第一时间拿到发票，且这样的操作可能导致错误发生，影响员工现场主动推销的积极性。

快！基层呼声有回应

能否在非油盘点方面探索出一个简单且又符合实际的方法，压缩盘点时间，提升工作效率，减轻基层工作压力？

分公司领导到挂点加油站调研，了解各加油站非油经营过程中存在的困难时，有近70%的站点提出“非油盘点数据准确度要求高，耗费时间长，建议优化流程。”机关管理人员也抱怨：“如果有一座加油站非油盘点错误，将会影响整个工作进度。”

员工有呼声，公司必须有应声。分公司在周例会上专项安排非油盘点优化流程探索工作。这项工作看似简单，但对于分公司来说十分不易。几经探索，却没有找到合适的途径。

能不能请非油品销售分公司协助解决？分公司第一时间向非油品销售分公司提出非油盘点流程优化的想法。很快，非油品销售分公司下发了非油商品盘点优化流程。

为了确保优化之后的流程在加油站顺利推广，分公司选取拥有400种以上商品类型的绿萝路站和拥有300种商品的月光站作为试点站。

盘点时，两座加油站便利店经理按照流程中导出系统内商品库存明细表，删除多余列……选择“盘点设备导入”，点击“导入”，弹出选择窗口，点击“是”……审核打印盘点表。不出所料，非油系统盘点工作10分钟内全部完成。随后，分公司循序渐进，将这种方法运用到其他站点。快速、简单的操作方式赢得基层人员的阵阵叫好。

难道仅仅按照流程就能提高效率？“是，也不是！”东山开发区站综合管理岗杨萍说，“之所以我们能够成功运用这种操作方法，得益于站里非油商品账实相符。”

准！一键盘点增信心

大家都知道，系统中的数据与实物不一致，非油盘点无法继续，更何况是流程优化步骤中的系统自动导入？看似神秘的“一键盘点”，其实是建立在分公司账实相符、账账相符的基础上。

打开截至6月29日的相关数据，不难发现，分公司财务融合系统与业务HOS系统账账一致，业务HOS系统与加油站零管系统账实相符，也就是说，分公司库存金额零差异运行中。这些，分公司又是如何做到的？

每天坚持清点商品，且数据保持一致，一定占据了一名便利店经理日常工作的大部分时间？其实不然，走进位于县域的玉阳站，踏入地处乡村的聚渔坊站……交班期间，常见的是员工拿着商品清单现场点货的情景。“准确清点商品是我们员工的必修课。”加油站有了新进员工，非油业务方面的培训被纳入加油站级培训的主要内容。员工掌握了方法，加之全员的努力，加油站账实相符便自然而然。

6月29日晚11点至6月30日早上7点，8个小时，非油业务部和财务部灯火通明，两个部门的岗位人员正在收集整理60多座在营站点的非油盘点表，一一核对数据是否正确。逢每月结账时，两个部门的岗位人员不放过系统中每一分差异，常常为查找差异原因耗用4-5个小时的时间。“我们要赶在早上7点之前完成这项工作，确保加油站第一时间过机销售。”分公司非油品账实相符的另一个原因就是加油站销售商品之后第一时间过机。为了做好这项工作，分公司利用综合大检查、稽查等方式每日抽查不同站点的商品过机情况，确保销售与库存数据一致。另外，非油业务部梁小静介绍，每一批商品到站后，她都会第一时间审核入库，这样才能保证加油站正常过机销售。

在整个加油站非油业务运作过程中，移库环节影响非油账实相符。分公司下发了规范加油站非油商品调拨业务流程的通知，明确了调拨商品的移动平均价调出、调入双方站点保持一致等6大项标准，确保各项数据保持一致。

从至少需要2个小时，到不要10分钟，非油系统盘点工作所花费的时间从长变短，折射出公司在提升基层工作效率、帮助加油站解决实际问题方面的典型做法。