企业文书档案信息化建设路径探索

文/李晓艳

所谓企业档案信息化建设，就是企业档案部门应用现代信息技术，对已有纸质、照片及声像档案资料进行数字化处理，并采集、归档、存储，使之转化为二次文献信息，为企业提供档案信息网络化服务。企业档案是企业重要信息资源，对于企业生产发展和经营管理具有不可或缺的支撑作用。随着“数字化社会”“数字化城市”时代的来临，企业档案建设工作也须“开眼看世界”，快步踏上信息化轨道，从而实现档案系统整体功能的转型升级。

事实上，不少企业已经开始实施数字档案馆（室）项目，分别投入大量人力、物力，购置网络硬件，引进专业软件，建立数字档案管理系统。不过，目前不少企业档案信息化建设往往存在硬件较“硬”、软件较“软”的尴尬局面，系统整体功能未能充分发挥。

比如，一些企业对于档案管理重视程度不足，一直没有建立档案工作体系，没有明确档案分管领导，没有设置专（兼）职档案管理人员，没有制定档案管控制度，导致档案资料收集不齐全，整理不规范，归档率和利用率大打折扣。一些企业对于计算机云计算技术、虚拟化技术、智能化技术的开发和应用能力不足，档案信息化管理数据库筹而不建，档案信息整合和交流平台缺乏，知识共享水平较低，档案管理工作依然停留在近似于“刀笔吏”的阶段而裹足不前。一些企业的档案管理人员缺乏档案管理基本知识和技能，对档案专业是“外行”，对档案数字化管理工作更是无所适从，对档案信息化建设的要求和规范难以落实和执行到位，无法为企业提供良好的档案服务。

企业档案信息化建设是一项庞大的系统工程，推进这项工程，既会遇到诸多困难和挑战，也会面对诸多创新和超越，只有从管理理念、机构、制度、技术、方法等各个环节统筹考虑齐头并进，档案信息化建设工作才能发挥整体优势，提高综合效能。

一、改进档案管理理念

思想是行动的先导。在各行各业信息化发展如火如荼的当下，企业应把档案信息化建设纳入企业战略发展规划，纳入日常工作管理日程，纳入岗位职责，纳入年度考核。通过战略思维调整，将档案工作的定位由纸质档案手工整理向计算机自动化管理的模式过渡，进而加大人力、物力的投入，积极探索建立先进、适用、高效的档案处理、保管和利用软件系统，把档案资源的信息和价值充分加以开发和利用，助力企业长久发展。

二、健全档案运行体系

企业档案工作作为企业经营发展的重要基础条件，应当明确一名领导分管，设置至少一名专职人员具体管理，应在各个部门科室配备兼职人员辅助管理。档案资料必须由单位档案部门统一管理，不应长期存放、积压于相关业务部门和没有设置档案室的基层单位。当然，这些部门和单位的档案管理兼职人员也应形成一种职业素养和自觉，即只要接手各种档案资料，并且所涉事务已经办结，就应当根据企业档案归档相关规定，按时向档案部门移交所管档案资料，切实做好档案资料的收集、保管、整理工作。企业还应根据国家有关档案信息化建设的标准和要求，建立健全电子档案资料的收集、鉴定、归档、流转、处置制度，以及利用和保密制度，保存和销毁制度，安全管理与责任追究制度，实现电子档案的全程规范管理。

三、加强档案人才建设

企业档案信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，能够“知其然，也知其所以然”。所以，档案部门的人员准入门槛应当提高，档案管理人员的招聘、调配，应当人岗相适，量才而用。企业决策层面也要从满足档案工作长远发展和规范管理的整体要求考虑，着力改善档案管理人员结构。企业应将档案业务培训纳入议事日程，有针对性地开展专业培训，尤其做好各种档案新载体的物理性能，网络安全策略和知识，档案工作人员职业素养、档案管理政策法规和规章制度等内容的学习教育，大力培养真正能够融档案、网络、信息、安全等知识于一体的档案管理高端人才。条件成熟的企业，可以试行激励机制，鼓励档案部门在保证完成档案信息化建设的前提下，开展社会有偿服务。

四、推进档案技术应用

推进档案信息化建设，硬件是基础，软件是支撑。硬件设施的装备可以有效提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，进而提高档案信息化水平。软件技术的应用，及其局域网技术的开发，可以实现档案的收集、整理、编目、检索，以及内容介绍、档案统计、库房管理的网络化、便捷化、高效化，促进资源共享。在网络互通、信息交流的同时，安全问题尤为突出。所以，应当完善信息安全管理制度，引进信息安全系统，严格采用一系列的档案安全信息技术，包括建立数字化文档管理制度和人员安全管理制度，设置严格的访问身份验证、防病毒体系，对易于修改的数字档案进行加密操作，采用能够进行数据改写的特殊存储介质来保存机密档案，采取物理隔离的方式消除网络危险，等等。

五、突出档案资源利用

档案信息化建设，归根结底在于满足人们对信息资源的需求和利用。档案工作过程中对信息资源的收集、管理、传播，最终都是指向开发利用。所以，加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，这是利用档案信息资源的基础工作。有的企业注重引进档案管理应用软件，建立、规范、联通各局域网络，加强电子文件和电子档案的积累、保管、利用，以此保证档案信息资源的齐全、完整、清晰和高效。有的企业根据内部成员的不同职能和级别设置档案查询权限，有的企业对于不涉密的档案资料直接在网络平台设置下载或者在线阅读功能。这些举措，都使档案信息资源分享和利用更加便利。

总之，博观而约取，厚积而薄发。档案信息化建设是一项综合性的工程，它既凭借于现代信息技术的发展成果，也依赖于企业自身孜孜以求的坚定决心。如果能在硬件和软件两方面齐头并进，那么档案信息化建设必将硕果累累。