国有企事业单位电子档案存在的风险及对策

文/雷晓婷

电子档案存在的风险来自社会因素、内部因素和自然因素，档案管理部门应建立健全电子档案管理制度、技术保障体系和救灾应急预案，加强档案人员业务培训，正确有效地管理电子档案

随着互联网+、云数据时代的到来，在我国一些国有企事业单位，电子档案将逐步替代纸质载体而成为当今时代最主要的记录工具，为公众提供方便快捷的同时也带来新的安全隐患，档案管理者必须意识到电子档案存在的风险，及时制订出对策，避免不必要的损失。

一、电子档案风险形成的主要因素

目前，大多数国有企事业单位电子档案仅仅停留在只会“用”而不知如何去“管理”，加上档案管理设施不全、管理人员的层次不高等等，很多风险还处于潜伏状态，如何查清存在的风险、有效遏制风险的产生是当前亟待解决的关键问题。笔者通过在工作中不断地总结经验，并查阅参考国内外资料，认为电子档案风险的主要因素分为社会因素、档案部门内部因素和自然因素三大类。

1.社会因素

一是档案主管部门体制设置不科学。有些业务多头管理，往往导致权责不清，推诿扯皮现象均有发生。档案管理往往不能符合档案管理的科学流程，乃至发生重重的矛盾，更谈不上文档一体化。

二是档案主管部门不作为。由于种种原因档案主管部门对于电子文档的重视不够，没有指定或者履行相应的政策和相关的标准，导致电子档案缺失，部分年久的电子档案没有及时备份，电子档案信息遗失等等。

2.档案部门内部因素

一是档案管理业务因素。业务因素主要有档案管理的流程和方法，流程的先后顺序直接影响档案管理的标准与好坏。电子档案的保存不能简单的复制，不光要在硬盘或者服务器中备份，更要有光盘等外部介质的备份。例如某单位服务器发生病毒后，还可以通过光盘恢复电子档案。

二是档案管理制度因素。在电子档案管理初期，用纸质文件的管理方法管理电子档案是很多单位的做法，电子档案尤其特殊性，简单搬用纸质档案的保存方法往往会造成档案的提取失败。例如在地质档案汇交过程中要求纸电必须汇交，这样的规定并不适用于所有的电子文件，像多媒体文件、数据库文件就无法打印成纸质，所以在2017年下发的文件中，明确指出部分文件可以只汇交电子版。

三是信息基础设施因素。电子档案是信息系统的产物，必然受到信息系统的缺陷的制约，比如物理因素，软件漏洞和硬件差异。物理设备可能发生的物理连接错误、自然老化等问题；软件自身漏洞的存在影响到系统稳定性，并让病毒等黑客工具、恶意程序有机可乘，硬件差异更新换代较快，使用寿命短，如果不及时更新将会带来更大风险。如某事业单位档案部门在对馆藏电子档案进行备份的过程中发现一些光盘信息遗失及部分硬盘打不开，造成档案信息缺失，反复查找原因，发现光盘和硬盘基本无品牌，属劣质产品，存储介质的好坏直接决定了电子档案是否可以长期保存。

四是人员因素。档案管理部门的人员是否科班出身，认识水平浅显，观念淡薄，技能缺乏等严重威胁电子档案管理的安全与否。2017年对某厅局档案馆8名档案人员进行统计分析：从学历层次上看，在职研究生1人，大学本科4人，专科2人，高中1人；从专业角度上分析，地质专业1人，计算机专业1人，档案专业1人，其他专业5人。档案管理人员少任务多，难以完成日益增长的纸质档案管理任务，更不用说电子档案的管理。

五是资金因素。信息系统开发、运行、维护需要大量的资金保障。档案的信息化和电子化更需要软硬件的支持，大部分单位资金审批困难、拨款难上加难，没有资金的保障，电子档案的管理也是空谈。

3.自然因素

一是馆藏场所因素。包括建筑物位置、光线、电磁场、湿度等。保存电子档案的媒体介质，极易受到高温、高湿等周围环境的影响从而会缩短信息载体的寿命会导致电子档案的质量缺损。

二是天灾或人为因素。天灾是不可抵抗的自然环境灾难，而人为是不可预测的，如水灾、地震、火灾等等，必然会对信息系统造成破坏，损坏电子档案。如人为的抽烟、电子信号的干扰等，也会对信息系统造成破坏，损坏电子档案。

二、电子档案风险的对策

1.建立健全电子档案管理制度，规范管理流程

要彻底排除电子档案存在的风险，必须在遵守制度、规范流程上下功夫。首先，制定网络、机房、服务器管理规范，严格按照规章制度办事；其次，制定电子档案信息的安全保密制度，档案信息的发布必须经过严格的审核，防止失泄密事件的发生。

2.建立技术保障体系，增强网络防护安全

有些风险因素已经出现，但还没有造成损失。应对风险我认为：一是加强基础设施建设，实行物理隔离，所有网络和计算机设备必须保障无故障运行，保证合法用户的正常和规范使用；二是使用正规存储设备，实行加密、容灾备份、纸电双套制、异地备份等措施，保证档案数据的安全与完整。三是建立网络病毒防护体系，及时更新病毒库，增强对风险的抵抗能力。

3.建立救灾应急预案，防止风险事故的发生

在档案管理的过程中，有些风险是事先可以预知的，但有的风险却是无法预测的，如火灾、洪水等灾害，可以采取一定的预防措施来避免电子档案遭到破坏。比如在电子文件保管场所尽量保持稳定的温度和湿度，同时配置一定的避雷设备、消防设备等，保证灾害发生时存储设备的完好，存储介质的稳定。

4.建立人员培训机制，适应新时期电子档案管理的要求

档案管理人员要经常参加网络、计算机、档案相关知识的培训，才能保证电子档案信息的完整与齐全，做好档案的“收、管、用”工作，正确有效地管理电子档案。

数字档案时代的飞速发展，电子档案的数量也会与日俱增，档案工作者只有正确地应对风险，才能有效地管理电子档案，避免国家和人民财产遭受损失，实现档案工作的真正价值。