高校图书馆阅读推广的项目化管理实践研究*

张 蕾

(广东理工职业学院图书馆，广东 广州 510091)

阅读推广活动的动力主要来自两个方面：一是服务创新的需要，我国图书馆文献借阅服务的地位逐步下降，阅读推广成为服务创新的重要方式和提升图书馆信息资源利用率的手段；二是国民阅读需求的提升。据2018年4月18日发布的第十五次全国国民阅读调查报告显示，2017年我国成年国民对个人阅读数量评价中，只有1.7%的国民认为自己的阅读数量很多，有64.2%的成年国民认为有关部门应当举办读书活动或读书节[1]。阅读推广活动发展迅猛，同时也暴露出其存在的问题。有学者总结了目前阅读推广发展存在的瓶颈，包括缺乏完善的长效机制和专业人才、传统管理模式滞后、绩效评估缺失、有效激励不足、资源分散等[2]。作为一种管理干预的手段，项目管理在图书馆阅读推广中的应用在国内已经有成功的案例，例如，佛山市图书馆2011年以来的“项目立馆”实践，使项目化管理模式在馆内得到持续有效地推行，其中不乏阅读推广活动的项目。项目管理的体系和内容非常广泛，但是在阅读推广实践中适当地融入一些相关的理论或工具，可以使工作事半功倍。

1 项目管理及其在高校图书馆阅读推广中应用的概况

1.1 项目管理概述

项目管理最早起源于美国，美国项目管理协会(Project Management Institute, PMI)指出，项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作，其临时性是指项目有明确的起点和终点；项目管理是将知识、技能、工具与技术应用于项目活动，以满足项目的要求。它分为5大过程和 9个知识领域，包括：启动、规划、执行、监控和收尾五大过程[3]。项目的明显特征是临时性、独特性和渐进性，与“日常运作”“运营”等概念不同。图书馆日常的借阅、参考咨询等服务是连续性的，而且工作人员、工作职责和工作环境相对比较固定，而图书馆开展的读书活动，虽然持续的时间比较长，但是都有一个起始时间和结束时间，且工作人员是临时组成的，每个活动所面对的环境因素也不尽相同。这些读书活动就可以看成是一个项目或者若干个项目。

1.2 高校阅读推广活动项目化管理的意义

虽然有些高校图书馆成立了阅读推广部门，而且将这种活动纳入图书馆的日常工作中。对于单独一个活动或者一次系列活动而言，它仍然只能当作一个项目或一个总项目，需要集合图书馆的人力、物力资源。高校图书馆阅读推广存在的问题可以通过项目管理手段来解决。除了有专门的阅读推广部门的图书馆外，高校图书馆阅读推广活动的工作人员大都是临时组建，相对职能部门而言比较灵活，但是缺乏管理和责任人的定位；很多阅读推广活动仅仅是有创意、吸引力大，但忽视了阅读推广的目的，活动结束后也没有考察活动的效果，没有及时纠正活动过程中出现的问题。上述这些问题在我们的实践工作中比比皆是，如果得不到有效的管理干预，阅读推广活动就失去了进行的意义。

1.3 高校图书馆阅读推广项目化管理的现状

项目管理应用在我国图书馆界相对较晚，21世纪初才有相关的理论研究和业务工作应用，主要集中在数字图书馆建设、回溯建库、读者活动、图书馆搬迁等方面[4]。最为业界熟知的是2011年佛山图书馆的“项目立馆”，阅读推广活动在真正意义上实现了项目化的管理。之后的几年，项目管理在图书馆尤其是公共图书馆的应用掀起了一个小高潮。高校也有项目管理应用比较显著的案例，例如顺德职业技术学院图书馆采用“职能—项目”复合管理模式，于2013年5月成立了阅读推广小组，通过长期举办各类型的阅读交流分享活动在校园形成了阅读文化品牌[5]。

近两年图书馆界项目化管理的热潮似乎又平静了。笔者随机抽取高校图书馆进行了访问，发现很多图书馆虽没有在阅读推广中提出项目管理的应用，但从实际的文献调研和具体活动的关注中发现，很多图书馆阅读推广活动引入了项目管理的理念，例如团队的搭建、活动过程的规范、效果的评价、活动管理中使用一些小工具等等。也就是说，项目管理的理论淡化了，但是项目管理的理念在高校图书馆阅读推广活动中得到了应用和加强。因此，笔者认为我国高校图书馆阅读推广活动需要切切实实定步骤、根据活动特点引入管理工具，将理念贯彻落实。

2 高校图书馆阅读推广项目化管理过程及应用实践

笔者所在的广东理工职业学院图书馆(以下简称我馆)在每年的世界读书日(4月23日)期间都会举办“悦读月”系列活动，这个系列活动可以看成是一个大的项目，以下为该系列活动的项目管理做了简要设计。

2.1 确定基本的项目管理过程

根据项目管理的五大过程，高校图书馆阅读推广活动可以采用项目启动、规划、执行、监控和收尾这五个步骤来进行，但是具体的步骤中所涉及的环节可以根据活动特点进行选择。本文结合多个图书馆阅读推广项目化管理的实践，设计出以下一套流程(见图1)，便于在实践中操作。

图1 阅读推广项目化管理过程

2.2 项目管理过程的实践应用

2.2.1 项目的启动

项目的启动是立项前期的准备和确定立项的过程，在锁定任务目标的基础上，在现有的资源条件下选择最佳的项目。我馆早在2010年就开始举办“悦读月”系列活动，作为一个大型的活动项目，每个活动就是一个子项目。这种具有连续性的项目，需要明确的是每一年活动的主题、数量和类型，即在现有的资源条件下选择最佳的子项目。

(1)明确目标

阅读推广的总体目标不会仅仅是停留在参与的人有多少，读者参与的热忱有多高，而在于通过阅读推广活动做到校园阅读文化氛围的提升、读者对读书热忱的提升、利用图书馆的信息技能的提升、进入图书馆频率的提升等等。一次阅读推广活动可能会让馆员收获到颇多，但我们绝不能幻想利用一次活动就能够把我们所有的问题都解决。所以我们必须明确一个需要实现的任务目标，然后围绕这个目标寻找适合的项目。2018年，我们的目标依然是让学生好读书、多读书、读好书，以阅读为乐，拉近学生和图书馆的距离，活动口号定为“春暖花开 阅读精彩”。

(2)识别项目干系人

项目干系人是所有受项目影响的人或者组织。高校图书馆阅读推广活动是在学校的范围内进行的，除了发起者、组织者和工作团队以外，离不开师生的参与，在“悦读月”系列活动中，首先要明确活动是面向全校师生的，还是某部分群体的。其次，活动的顺利开展离不开学校相关职能部门的配合、协作。因此，除了图书馆这个当事人以外，读者和学校的学工部、工会、后勤等职能部门都是阅读推广项目的干系人，要重视他们在项目中所起到的作用或带来的影响。

(3)读者需求分析

读者需求相当于工程项目管理里的客户需求，只有了解客户的需求，才能设计出有针对性的活动。高校图书馆与公共图书馆在阅读推广上的最大区别是两者的服务群体不同，高校图书馆主要的服务对象是在校师生，而年轻的大学生则是阅读推广活动的主体。年轻大学生比较喜欢有个性、有创意的活动，比较容易接受新鲜事物和挑战，因此，高校图书馆阅读推广项目的选择上要遵循大学生的心理特点和实际需求，在具体细节上要多做调查和分析，在立项之前多倾听在校学生的想法。

(4)确定立项

在上述三个方面确立的基础上，收集子项目，对项目的可行性进行分析，确定项目的主题和内容，并形成项目的策划书，包括：活动的时间范围、参与主体、具体内容、所需要的人力和物力资源、经费预算等。在确定立项的过程中，可以采用头脑风暴、思维导图、逻辑框架法(LFA)等方式。我馆采用的是类似头脑风暴的方法，以激励的方式要求馆员在指定时间内自行组队设计一个子项目，然后汇总全馆设计的子项目，召开馆务小组会议以头脑风暴的形式对这些项目进行评价和可行性分析，筛选出符合我们目标的、可操作的子项目，结合一些常规的阅读推广项目和全省范围内参与的项目，形成我馆2018年“悦读月”系列活动(见表1)。

表1 广东理工职业学院图书馆2018年“悦读月”系列活动一览表

2.2.2 项目的规划

项目规划也就是项目设计，为使项目达到预期目标而进行的精心安排。合理分配工作任务、时间进度和有效配置人财物资源，是项目成功执行的基础。

(1)工作分解

将一个项目按一定的原则分解成一个个任务，任务再分解成一项项工作，这样才能使项目的大量工作化繁为简，形成一个个可以监控和完成的工作包，进而实现项目的最终工作目标。常用的工具有工作分解结构图(WBS, Work Breakdown Structure)，例如南通职业大学图书馆2008年度的读书节项目分解成三级，即将系列活动分成活动策划、活动宣传、活动实施三个子项目，然后各个子项目又分成更具体的小项目[6]。而我馆在工作分解中，将每一个活动作为一个子项目，即“悦读月”系列活动项目的一级结构，然后每个活动再分成若干个任务包。例如“吟诗诵词 智趣闯关”亲子活动为一级结构，然后根据具体的项目需要分解为二级、三级、四级(见图2)。

图2 子项目“吟诗诵词 智趣闯关”亲子活动的工作分解结构

(2)责任分配

责任分配就是工作分解后，再分配给团队中的每个人，常用的工具是责任分配矩阵。我馆的“悦读月”系列活动的总负责是馆长领导的馆务小组，但是各个项目都出自工作人员的策划，策划者就自然而然成了每个子项目的负责人，团队组建和责任分配都是由子项目负责人来进行。在“悦读月”活动期间，子项目责任人可以在职能部门领导的许可下从各职能部门抽调符合项目需要的人员，组成临时的工作团队，在不影响职能部门工作的前提下听从子项目负责人的工作安排。因此，我馆在“悦读月”系列活动中，项目打破了职能部门的约束，责任分配落实到个人，而不是部门。除了馆内的工作人员外，有些项目的部分工作人员来自图书馆勤工助学的学生，例如我馆的“动口不动手，智能音箱体验沙龙”活动；有些项目的部分工作人员则是通过学校社会实践平台招募的学生志愿者，例如“吟诗诵词 智趣闯关”亲子活动。项目的工作人员从学生中招募，不仅解决了人力短缺的问题，也为学生提供了社会实践的平台，又能体现学生的思维和创意，一举三得。

(3)制定进度计划

项目进度计划，就是明确每个具体活动或工作任务开始的时间、预期完成的时间，主要的工具包括：甘特图、重大事件图、有时间尺度的项目网络图等。甘特图较为常见，用Excel就可以制作，能直观反映活动的先后顺序和持续时间。我馆2018年“悦读月”系列活动就可以根据每个活动的时间安排绘制进度计划甘特图，也可以绘制每个子项目的进度计划甘特图，由于系列活动的时间跨度较大，以下用“吟诗诵词 智趣闯关”亲子活动的进度计划甘特图为例(见图3)。

图3 子项目“吟诗诵词 智趣闯关”亲子活动的计划进度甘特图

(4)经费预算

在项目规划中，编制经费预算表是必不可少的，它是在成本约束的前提下对所需资源的合理配置。通过预算经费和实际支出差额的对照，对项目实施中的经费进行把控。经费预算尽量做到细化，可以结合工作分解来列出明细，并将各个子项目的经费汇总，来把控本年度系列活动的所有开支。

2.2.3 项目的执行

项目启动和规划后，就开始执行项目了，项目执行就是按照项目规划中的工作任务、人员分配、时间进度和费用预算，按部就班地进行，将规划付诸实施。项目执行在阅读推广活动中是至关重要的环节，活动的成功与否取决于项目的执行力度。相对于日常的管理工作而言，图书馆的阅读推广活动涉及的工作内容较为零散，没有具体的工作指引，很容易会顾此失彼、工作重复或拖沓，项目管理的应用则弥补了这方面的不足。

2.2.4 项目的监控

项目监控主要是在项目执行过程中，对进度、费用、质量、资源等进行跟踪，确保项目顺利完成。阅读推广项目的监控，可以从时间控制、人员控制、费用控制和质量控制[6]四个方面进行，在质量控制方面要着重考虑可能存在的风险，及时控制或规避风险。在这个阶段除了对照之前的各类图表外，可以编制流程表，以观察每个时间节点和每个工作任务的落实情况。

2.2.5 项目的收尾

一次阅读推广项目完成后，图书馆需要对活动的实施过程和效果进行总结，并做出全方位的绩效评价，衡量该活动的成绩和不足，为下一年的活动改进做准备；图书馆项目组成员也可以分析团队中存在的问题，相互探讨，便于馆员内部的知识管理和经验提升，优化组合阅读推广项目团队。项目的评价可以分为内部评价和外部评价。内部评价主要来自项目责任人对工作的总结，外部评价主要是通过表单调查或者互动平台收集读者的反馈意见。我馆2018年度“悦读月”系列活动的所有子项目都在图书馆网页、微信公众平台等多个渠道发布通讯稿，及时公布活动效果，责任人会根据工作完成情况撰写活动绩效评估报告，例如“你读书，我买单”活动的绩效评估报告就包含了购买数量、购买总额、购买人群分析、图书种类分析、该批图书的借阅量统计等等。在所有子项目完成后，由馆务组对整个“悦读月”系列活动做总结，并依据学校的KPI绩效评价指标体系进行业绩评价，至此，一个阅读推广项目才算真正收尾。

3 高校图书馆阅读推广项目化管理实施的几点思考

3.1 构建项目管理指南和指标体系

项目管理在阅读推广中应用，首先必须要保证我们负责项目的图书馆员知道如何使用项目管理手段，也知道本馆在项目上需要实现的目标，所以图书馆要在制度上保证，在细则上落实。上海交通大学图书馆从阅读推广服务的阅读环境布局、阅读活动开展、阅读推广项目实施、阅读推广模式设计、方案制定、目标规划、管理举措等方面制定了一套总领全局开展服务的指南纲要[7]，这一做法值得我们借鉴。在项目化管理的实施中，需要行动指南、规范项目化管理操作步骤、实施细节。通过指南，馆员知道自己如何去做，哪些细节需要注意，在指南中要设计项目管理流程相对应的指标体系，例如在项目监控环节需要从哪些方面对项目进行监控，对项目的评价需要从哪些指标来进行等等。

3.2 优化项目管理过程和工具

在高校图书馆阅读推广中应用项目管理，不是照搬项目管理的理论和工具，而是有所选择有所改进。例如在高校图书馆阅读推广中的读者需求分析建议是在立项之前就进行，在一般的工程项目管理中，客户需求是在项目规划(项目管理的第二个过程)中进行的。此外，项目管理过程中可以增加一些小的工具，例如表单。在我馆读书活动的项目化管理中，表单起到了很大的作用，表单可以收集读者需求、活动报名、活动宣传、收集反馈意见，还能进行读者管理和对收集的信息进行分类统计。

3.3 职能部门在项目化管理中的角色定位

我国高校图书馆大都采用职能式管理来进行日常业务，即“馆长—部门主任—部门成员”，而项目管理团队是临时组建的，除了有专门成立阅读推广部门的高校图书馆，项目管理打破了传统职能部门的束缚。同样，在我馆阅读推广的项目化管理过程中，项目的责任是落实到个项目责任人，而不是职能部门。但这并不意味着在图书馆阅读推广项目中职能部门就失去作用了，职能部门上传下达，不仅起到了沟通协调的作用，还能有效处理上级的行政命令和对工作进行行政监督。在阅读推广项目实施的过程中，不可避免会遇到知识产权、审计、安全等风险的规避，对官方发布文稿进行审核，以及需要联络学校其他职能部门等事宜，这些工作仍然离不开职能部门的作用，因此职能部门在阅读推广项目中的角色定位为外联和行政监督，以确保项目能够顺利完成。

3.4 项目管理团队的建设

图书馆阅读推广项目的顺利完成，离不开工作团队的共同努力，因此想要提升项目实施效率和质量，需要加强项目管理团队的建设。项目管理团队的建设离不开项目责任人的正确领导，项目团队在组建时责任人就要根据馆内人员工作经验、研究特长、性格特点等情况选择项目所需要的人才，招募学生工作人员，也有必要在招募通告中注明人员需求，并在项目管理中根据个人偏好和擅长来分配工作，并使每个项目组成员知道项目目标和明确自己的工作职责。因此，项目责任人必须具备一定的能力，包括领导能力、组织协调能力、沟通能力以及遇到突发因素时的应变和决策能力等等。

4 结语

在高校图书馆阅读推广中引入项目化管理的理念，不是一蹴而就的，需要整个图书馆在制度、文化、管理模式等方面的转变，需要图书馆人能具备化解引入项目化管理的能力，为项目化管理的有效性实施提供足够的支持。在基本的项目管理操作过程下，如何更优化地利用项目管理的理论和方法服务于高校图书馆阅读推广，还需要我们去更多地思考和探索。