加强教学文档建设，提升教学管理水平

刘舒燕

摘 要： 提升教学管理的综合水平需要强化教学文件的建设，这是十分重要的前提和依据，同时对保障教学管理也有着一定的作用。本文针对当下教学管理中文件建设存在的问题进行分析和讨论，并提出强化专业教学的计划和课程教学大纲等建议，以此提升教学管理的综合水平。

关键词： 高校教学文档 教学管理 建议

档案是归纳和处理一些具备考察价值的文件。在各个企业单位和组织中都有档案。高等院校也不例外，在高校的档案管理中有从事教学、科研及一些其他活动直接形成保存有院校教师的文字和图表及声像的历史纪录，其档案可以真实记录和反映高等院校的发展历史，也是院校的宝贵财富。但是在提升教学管理水平的档案文件建设上比较薄弱，教学管理投入较多，往往质量较低，需要强化教学管理水平的档案文件建设是各大高校的首要任务。

一、当前教学档案中存在的主要问题及原因分析

1.存在的主要问题。

（1）教学管理档案缺项。

目前我国各大高校对档案管理的意识比较薄弱，一些需要形成的文件信息没有及时处理和总结，还有很多需要归档的文件没有及时归档，在运行的过程中文件信息流失现象严重，另外还有一些校外资料被忽视掉了，使得在开展教学活动的时候没有留下任何资料，同时还有一些教学档案资料有头无尾、有始无终等。

（2）存在高校教学档案不一致现象。

因为很多高等院校中的教学档案来自于不同的职能部门或者不同的院系，促使很多表格形式和其中的内容有所差别，存在数据现象不统一等现象。

（3）教学档案不规范的现象比较普遍。

大部分高校教學档案都用复印件或者传真件代替原件，相关职能部门发文的时候存在缺少公章和文件生成日期及资料格式不符合标准等问题。

（4）高校教学档案的信息化不够。

一些高校中的教学档案信息编辑仅仅是原始资料的简单编辑和汇总，信息方面的内容比较少。部分高校在编制教学档案的过程中忽略了一些实践的调查，针对性和实用性比较弱，利用率较低。

（5）教学档案的服务功能较弱。

部分高校虽然对教学档案进行收存，但是之后的开发和利用率比较低，高校教学档案在服务教学管理及教学研究和教学决策等方面没有发挥出应有的作用。

2.原因分析。

（1）对高校教学档案的认识还不够全面。

一些高校的领导和管理人员对教学档案的重视程度远不如其他档案资料，甚至有的管理者没有教学档案的意识。就是因为这种对教学档案的错误认识，很多重要的教学环节和教学科研及教学改革将教学档案排斥在外，比较重要的教学档案都散落在各个院系部门或科研部门中，使得教学档案的信息资料不全面。这样的管理模式安全性大大减少，甚至有的教学档案资料都丢失了。

（2）高校教学档案管理体系和制度不健全。

当下一些高校在档案管理中只创建了综合档案管理科室，没有将各个院校和教学管理部门创建单独的档案室，使得教学档案在其中没有得到专业人员的保管。另外，高校教学档案管理过程中还存在制度不健全和职责不清晰的状况，在教学档案管理过程中院校根本没有建立相关的文件和制度，虽然有部分院校制定了一些制度，但是在实施过程中会出现各种各样的问题，执行起来比较随意，不够规范。

（3）高校教学档案管理人员素质较低。

在档案管理工作中，管理人员需要具备专业的理论水平和综合的政治素养，充分了解档案管理工作的原则和具体的方法，还要使用现代科技信息的技巧和能力。但是目前我国一些高校档案管理人员没有达到以上要求，在档案管理工作体系中因为部分工作人员没有受到专业的训练和培训，在实际工作中会出现各种各样的问题和漏洞，使得高校教学档案的收集和分类及信息的开发等存在一些问题。

二、强化高校教学档案建设的相关措施

1.强化宣传，提升对教学档案重要性的认识。

教学是高校工作的中心。高校在教学组织及一些管理活动中形成的资料是院校建设和发展过程中宝贵的档案资料。另外，高校的各个部门及领导都要对教学档案的管理和建设给予一定的重视，利用多种渠道和方式进一步强化教学档案的重要性，积极主动地宣传教学档案建设的意义，每个人都要重视教学档案管理的意义和作用，形成人人都参与到教学档案的建设中，高效开展教学档案建设工作的新局面。

2.加大监管力度，创建完善的激励约束机制。

档案管理模式需要保障档案管理工作的有效性。积极主动地完善院校各个组织机构的教学档案是做好教学管理工作的基本条件，也是高校档案管理走向正规化、科学化的重要依据。根据各个院校的实际情况，全面综合地建立规范的教学档案管理体系，进一步明确校方、院方和系方的档案归档模式、归档时间及归档要求等。从规范的角度融入，以此保障教学档案管理的顺利进行，做到有章可循。还可以成立教学档案工作的小组，然后定期进行培训，或召开会议，听取汇报，全面掌握教学档案建设的情况，这样可以及时了解教学档案管理工作过程中的不足，并且提出更改方案。除此之外，还需要创建科学合理的考核体系和考核标准，进一步完善教学档案的考评模式。相关管理部门需要加大对教学档案工作的督查力度，不定期地对其进行检查和评估，以这种模式推动教学档案的规范化。还需要应用奖惩的制度模式，针对一些优秀的管理人员给予一定的鼓励，例如在职进修或晋升等方面的奖励，这样可以充分调动工作人员对工作的积极性。针对一些对工作不认真负责的员工进行批评，特别严重的人员可以选择调离管理岗位。

3.重视对教学档案建设的指导，积极组织和开发利用档案资源。

高效开展教学档案建设工作的主要目的是应用档案信息资源，让其高效为本校教学服务。所以，各个高校需要强化对教学档案建设的引导和指导，积极主动地鼓励教学档案管理工作人员进行档案的开发和利用等方面的分析和研究，让其有效开展多形式和多渠道的档案信息资源开发工作，让丰富的档案信息管理从无秩序状态转变为有秩序的状态。开发利用档案信息的资源可以从以下几点进行：首先要掌握校方的中心工作和首要任务，了解档案需要的基本方向，了解档案利用者的需求。其次要重点强化档案的著录，进一步完善科学检索模式。再次要开展高效的整理工作，对一些零散的文件信息进行科学合理的分类，让其变得系统化。最后要有效组织和开展教学档案的编制工作，把一些现有教学档案中涵盖的内容进行深化，对有价值和意义的档案信息内容进行深入的挖掘，编制成为系统和实用的信息资源，等等。有效进行教学档案建设，可以大力提升教学管理的综合水平。

三、结语

档案管理是教学管理过程中重要的组成部分，其中管理质量是权衡教学管理综合水平的重要标志，同时是反映学校和各个学科及课程的发展与改革的重要依据。管理档案的人员需要提升认识，深入做好档案的归档和检查及评估等工作，在高校档案管理中切实做到以教学服务和以教学为根本需求，逐渐完善高校文档建设相关工作，以此提升高校教学管理的综合水平。

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