信息化时代电力企业档案管理面临的问题与对策

赵彩侠

摘 要：本文主要介绍了电力企业中实行信息化档案的作用，剖析了现阶段电力企业建设档案信息化存在的问题，并提出了提高电力企业档案信息化管理的措施。

关键词：信息化时代 电力企业 档案管理 措施

1引言

信息化技术对电力企业的档案管理工作发挥着重要的作用，传统上，电力企业保管档案的主要形式是纸质档案，档案管理人员通过分类、编号，将纸质文件整理成册，并放在专门保存档案的地方，工作流程复杂而又不便。进入信息化时代之后，传统的纸质档案管理模式已经受到了极大的冲击，为了满足电力企业的现代化发展需求，必须改变传统的档案管理模式，采用先进的信息化管理模式，以促进电力企业管理效率的提升。

2电力企业中实行信息化档案的作用

2.1信息化贯穿档案管理整个过程

从档案开始形成到档案被销毁的整个过程，信息化贯穿始终，并能够对档案信息进行有效的控制，如档案的目录编辑、档案的归类等。当前，我国对电力企业档案管理信息化有着严格的要求，信息化档案不仅要有传统纸质档案的功能，更要有管理不同类型档案，特别是虚拟化档案的作用。信息化档案在对资料和信息进行收集、分类、编目的基础上，对信息进行数据化处理，形成相关的录音、图像、图片等数字化的文件，记录与电力企业运营相关的档案资料。信息化档案的主要功能之一就是编制图像和声音，这个功能主要依托于信息化的有效运用，使档案管理更加形象，档案管理工作的效率得以有效提升。

2.2保证电力企业档案管理数字化

信息化档案可以有效地保证电力企业的档案管理相数字化工作流程迈进。信息化档案管理与实际中的档案管理工作息息相关，在完成实体的纸质档案资料整理后，就要进行相关的电子化档案处理，这个过程要注意前后流程的紧密衔接，确保档案信息的完整性，确定每份实体档案都实行了信息化管理，进而提高了档案管理的效率和水平，更避免了档案资料的丢失。另外，有些电力企业内部建立了专门的电子档案馆，还建设了专门的档案管理网络，这样做不仅能够加快电力企业档案管理信息化建设的进程，更提高了信息资源的利用效率，为电力企业的经营发展奠定了坚实的信息资源基础。

3现阶段电力企业建设档案信息化存在的问题

3.1档案管理人员的管理理念相对落后

现阶段，信息时代对电力企业的影响程度尚处于初级阶段，相关人员对信息化的认识还不够准确、不够深刻，认为信息化档案就仅仅是利用计算机对档案进行监督和管理，而没有将档案管理工作与信息收集、获取和浏览工作结合起来。这种做法实际上将档案管理工作与信息工作分离开来，只是将信息化作为档案管理的其中一个工作流程，称不上真正的信息化。

3.2档案管理信息化投入不足

当前，电力企业档案管理信息化仍然处于起步阶段，在硬件和软件的投入上都显得异常不足。一方面，在硬件上，电力企业现有的计算机等硬件设备都是老化的机器，不能适应先进信息化技术应用的客观条件；另一方面。在软件上，电力企业没有适时更新最新的档案管理软件，导致档案管理的工作效率得不到有效的提升。

3.3档案管理缺乏安全性

电力企业档案信息化管理虽然减轻了档案管理人员的负担，但是处于各种原因，信息化档案的安全性远远不及纸质档案。现如今，互联网技术相当发达，一些不法分子利用网络技术的便利，随时有可能实施窃取信息的犯罪行为，甚至完全让人查不到踪迹，这种情况威胁着电力企业档案信息的安全。

4提高电力企业档案信息化管理的措施

4.1提高对信息化档案的认识

随着人们生产和生活对电力需求的增多，电力企业要管理的档案数量也会不断增加。档案是电力企业经营管理的重要依据，要想解决档案管理信息化建设过程中遇到的问题，电力企业领导首先必须加强对信息化档案的认识，充分认清信息化档案的重要性，只有从领导层面加强了对信息化档案的重视程度，才能保证信息化管理的有效开展。

4.2加大档案信息化管理的投入力度

在硬件上，电力企业应当积极加大对硬件设备的投入，替换原有的老化的计算机等智能设备，引进先进的设备，同时，对现有的设备注意维修和系统更新保证档案管理工作的顺利开展；在软件上，电力企业应当注重先进档案管理软件的引进，实行转款专用，不仅要引进先进的档案管理软件，也要重视安全软件的应用，软件引进之后更要注重后期的更新与杀毒工作。

4.3切实保证档案管理的安全性

信息技术为档案管理工作带来极大便利的同时，也给档案带来了一定的安全隐患。为了保障电力企业档案信息的安全，应当设置相关的安全管理规范，采取必要的安全防范技术和手段从根源上隔绝安全隐患。针对电力企业的重要既要文件，应当进行加密处理，设置访问权限并严格监管，避免恶意窃取和泄露档案信息的现象出现。

4.4建立健全档案信息化管理制度

制度是档案管理工作规范化的保障，有了制度的保驾护航，电力企业档案信息化管理工作就能越來越高效。电力企业应当将档案信息化管理工作制度化，在企业内部建立一个分工负责、职责明确的工作体系，保证电力企业档案管理工作人员能够切实贯彻执行信息化管理制度。同时，将信息化管理的工作责任纳入到工作人员的考核制度中，使信息化管理的责任跟绩效挂钩，督促档案管理人员提高工作质量。

4.5提高档案管理人员信息化技术水平

档案管理人员是电力企业实行档案管理信息化建设的主力军，要想做好电力企业档案管理工作，就必须提高档案管理人员的素质和职业技能。一方面，电力企业应当加强优秀管理人才的引进，优秀管理人才必须具备较高的信息化技术水平，能够熟练地运用信息化技术开展档案管理工作；另一方面，电力企业应当加强对现有人员的培养，组织他们参加有关信息知识和技能的培训，使他们具备适应工作必备的知识和技能。

5结语

总之，为了在激烈的市场竞争中占据有利地位，电力企业必须更新档案管理模式，加快档案管理信息化建设的进程，促进电力企业的长远发展。

参考文献：

[1] 刘伶俐.信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J]，通讯世界，2017（22）：330-331。