新形势下事业单位档案管理现状分析及应对措施

摘 要：档案管理关系到事业单位的可持续发展，在事业单位工作中占据重要地位。对事业单位档案管理现状进行剖析，指出其一般性问题，进而提出解决方案，通过转变思想、改进管理制度、加强人员素质，使事业单位档案管理工作得以有效改进，实现单位健康发展。

关键词：档案管理 现状 应对措施

引 言

档案管理与事业单位发展密切相连，有效的档案管理是事业单位良好运行的首要要求，事业单位的发展离不开有效档案管理的推動。但目前我国事业单位的档案管理工作一般都被看轻，档案管理人员不受重视，档案管理制度粗制滥造，导致单位档案工作过程中留有许多弊端。在当代新形势下，面对上述问题，事业单位应找到应对措施，快速高效地解决问题，完善档案管理制度，实现事业单位的良性可持续发展。

一、事业单位档案管理现状分析

（一）工作不受重视

档案管理工作之所以被忽视，是因其不能直接给单位带来实际利益，大多数人认为档案管理工作只是进行简单的记录、整理的重复性工作，没有什么操作难度[1]。这一特点，容易使档案管理工作在整个单位中被共同无视，档案管理人员长期处于不被重视的状况下，也容易忽视自身工作的重要性，最终出现工作不深入、只做表面的情况，甚至提出换岗要求。人员的频繁更替、单位档案资料频繁地来回交接，档案管理工作的连续性、完整性受到影响。在此期间，管理上很容易出现漏洞，造成档案资料缺失或错误，进而影响单位今后的运行及发展。

（二）制度不够完善

长期以来，受落后管理思想的影响，档案管理制度粗制滥造。没有合理、规范的档案管理制度，就不会有好的档案管理工作。档案管理工作的人员就会抱有“钻空子”的心态，忽视一些小问题，错记、不记部分档案资料，造成资料的流失，不能为将来的工作提供有价值的参考。在整理档案资料时，没有严格按照规范去记和摆放，导致在查阅和使用资料时浪费时间，很大程度上影响了工作效率。

（三）信息化程度低

社会的信息化进程在加快，现代化管理技术也逐渐增多。在实际生活中，档案管理信息化建设并未深入普及，进而很大程度上限制了资料的存储与管理以及档案管理工作效率的提升。即便配备了相应信息化设备的单位，也常因没有专业的人员，信息化应用浮于表面，如只是单纯的数据录入、无分类整理等，导致没有达到简便查阅的效果[2]。

二、 改进档案管理工作的措施

（一）提高重视程度

首先，改变事业单位管理层对档案管理工作的固有印象[3]。通过会议、宣传讲座、案例分析等活动，使单位管理人员与档案管理员形成互动，理解档案管理对单位工作的重大作用，使管理人员极大程度上重视档案管理工作。第二，档案管理人员从自身重视自己的工作，在其岗、谋其事，肩负起单位档案管理工作的责任，才能从根本上扭转档案工作被轻视的现状，进而促使各科室在档案形成上投入更多精力，使单位能够从档案管理工作中汲取更多的营养。

（二）制定完备制度

完善的制度是一切工作的先决条件，不规范的制度必将导致整个工作的混乱。事业单位在制定档案管理制度时需根据本单位实际情况，在科学理论指导下，制定出合理完善的档案管理制度[4]。把职责以及具体管理范围明确到各级工作人员身上；严格要求档案管理的各个环节，档案材料的搜集、鉴别、整理、储存、应用等必须按管理制度严格进行。有了健全的管理制度，才能确保各项工作有据可依，方便分工完成档案工作，便于各科室查阅信息，提高单位整体工作效率。

（三）资料数据信息化

随着社会进步，各项事业的信息化进程也在不断加快。事业单位多年来的存在与发展形成了大量资料和数据，而档案资料传统保存方式的特点注定其无法很好适应这种飞速发展和历史积淀，档案管理难度日益增大。因此，应及时改变档案管理方法，积极引进信息化管理技术，实现档案信息线下整理、记录，线上录入、检索、利用等工作，提高档案管理效率，为使用者提供更为简便的查阅方式和更为全面的档案资料。如，将已有档案目录数字化，将纸质文件录入数字档案资料库中，建成可供查阅的内部检索平台。又如，利用互联网收集可用资料，与其他单位间交换部分档案资料，实现共赢。

（四）提高人员素质

定期培训是提高档案管理员工作能力最有效最便捷的手段。不仅要提升专业知识素养、信息化设备操作能力，更要改变观念与思路，鼓励与时俱进，拒绝一成不变，更好地担负起新形势下事业单位的档案管理工作。同时，单位需制定合理的奖励机制，充分调动档案管理工作人员的积极性，并宣传发动全员参与档案工作，广泛收集有利用价值的档案资料，不断丰富资料库。另外，档案管理人员还应主动了解单位动向，及时提供对当前工作有用的资料，把工作做在前头，完成工作方式由被动到主动的转变。利用培训培养档案管理人员的忠诚心和责任感，不断更新其知识储存，探索创新工作方式，培养出一批新形式下的档案管理人才。

三、结束语

一个没有历史的单位，它的进步和发展无从谈起。档案管理在事业单位中有着无可取代的重要地位，极大程度上影响到单位发展和事业传承。因此，必须大力改进我国事业单位的档案管理工作，针对问题制定策略，及时解决档案管理工作中存在的弊端，使档案工作符合时代要求、适应单位现状，为单位的长足发展起好指导与辅助作用。

参考文献：

[1] 周丽娜.事业单位档案管理现状分析与对策研究[J].办公室业务，2016（6）：158-158.

[2] 王建春.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].人力资源管理，2017（9）：316-317.

[3] 杨玺.浅析新形势下事业单位档案管理的改革[J].办公室业务，2017（7）：103-103.

[4] 苗菁.新形势下事业单位人事档案管理[J].办公室业务，2016（1）：165-165.

作者简介：高照（1984—），性别：女，民族，汉族，籍贯：山东潍坊，职称 助理档案管理员，学历 硕士研究生，单位 潍坊市体育中心，研究方向 档案管理。