信息化时代下基层检察院档案管理的创新

崔卫荣 沈红华

摘 要：在信息化时代背景下，对社会各行各业的信息化建设有较高要求，只有加快信息化建设步伐，才能使行业发展与时俱进，实现可持续发展。基层检察院是我国重要的法律监督机关，为维护社会公平与伸张正义发挥着重要作用。随着科学技术的迅猛发展，信息技术水平的逐渐增强，基层检察院的档案信息管理也应紧跟时代发展的步伐，从而提升信息技术水平，将档案管理制度向科学化、资源化、更高标准化的方向推动和发展的道路，使档案信息管理的效率和质量得到显著的提升。本文以创建数字化档案室为基础，如何推动并提高档案管理创新的问题进行探究分析。

关键词：信息化时代；档案信息；管理创新；检察院

在我国的管理工作中，档案管理属于十分重要的一项工作。随着科学技术的发展，网络平台上具有档案管理功能的应用软件也越来越多，但是由于档案管理系统的建设的规范性和统一性仍然不够理想，因此在进行有序的检察院档案管理的工作开展中仍然存在著许多障碍。因此，从分析基层检察院档案管理信息化建设的意义和存在的问题入手，深入剖析了当前检察档案管理信息化建设存在的主要问题，并从统一规范、建立机构、制定规范和教育培训等方面，提出了加强基层检察院档案管理信息化建设的对策措施。

1 在信息化时代开展基层检察院档案管理方式创新的重要意义

首先，我国计算机网络水平的不断进步，为我国档案科学化信息管理的推动提供技术支持。因此实施档案科学化信息管理，有利于工作人员进行有效、快速的数据整理及分类，此外，利用计算机网络技术，不仅有利于工作人员对信息的录入、收集等环节更加快速方便，也有利于降低因工作人员失误出现信息采集错误的情况发生，对人力资源进行更好的安排。

其次，任何档案的收集、整理和存储，都是为了日后的利用和资源共享，同样检察机关的档案建设也是为了日后的查询和利用。而信息化建设就是通过计算机和网络实现信息的存储、传输和共享。通过比较档案建设和信息化建设的作用，我们不难看出两者之间存在的内在联系。检察机关完全可以通过档案管理信息化建设，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的高效共享，从而方便检察干警的档案查询和利用。

再次，检察机关的档案建设贯穿检察院履行法律监督职能的始终，是履行职能的真实记录，具有极其重要的作用。然而在经济高速发展的今天我们应当注重当地的法治管理，开展当地在信息化时代下检察院档案管理方式的创新，可以帮助基层检察院更有序的开展工作，为人民服务，在经济快速发展的时代为人民的生活提供更完善的法律保障。

2 当前基层检察院档案信息化建设现状

1）档案信息化资源相对分散。随着检察院信息化的不断发展，检察院办公自动化系统的开发，产生了大量的电子公文，这些都需要及时、准确、有效地被新型的档案管理系统所接收。而部门的办公软件系统无法融入到档案管理系统软件之中，导致部门产生的越来越多的电子文件资源相对分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。

2）档案管理的基础工作不到位 。基层检察院在档案信息化建设中，其基础工作相对不到位。首先，档案信息系统是档案信息化实现的有力保障，但诸多地区检察院的档案信息系统建设水平相对较低，难以充分发挥档案管理作用。其次，检察院方面未能针对档案信息化建设和档案管理制定完善的制度，导致制度保障缺失。

3）档案管理人员素质不强。技术部门缺乏人才，使基层院检察信息化建设力不从心。受人员编制所限，档案部门人员配备不足，难以保持档案管理工作的梯次衔接，更难以实现档案管理工作的开拓创新。因此对于信息技术这门科技含量很高的综合技术，显得束手无策，很难提出一个长远的发展规划、很难得心应手地组织建设信息化建设。

3 加强和推进基层检察院档案管理信息化建设创新的几点想法

3.1 构建适合档案信息化要求的档案管理体制

档案信息化工作是基层检察院信息化建设的重要组成部分，因此，首先要加强对档案信息化建设的组织领导，把档案信息化建设纳入基层检察院信息化建设的总体格局中去，进行统筹规划、整体设计；其次，要逐渐建立和完善信息化档案室的各种管理制度。进一步制定信息化档案管理的流程，把档案信息化管理的各种资源融入到单位信息化建设中去。因此需要发挥分管领导的带头作用，对档案室中的相关工作进行监督，并且与其他部门之间相互配合，制定相关的制度和条例，以此来健全管理系统，保障工作的效率和质量。在进行基础设施建设的过程中，选择相应的设备十分重要，目前我国对此颁发了《纪检监察机关档案管理系统》，并且在全国范围内的纪检监察系统中广泛推广，以此来有效促进检察院档案信息化建设。

3.2 优化档案信息化处理流程

在信息化时代下，基层检察院虽然处于不断加强档案信息化建设中，但其信息化建设水平仍然相对较低，不能适应高级检察院未来发展趋势。对此，相关人员有必要对档案信息化处理流程加以优化，为档案信息化建设创造有利条件。首先，在录入档案信息之前，相关人员应保持谨慎认真的工作态度，进行拿取档案、分类归纳档案、拆除档案装订等操作，对系列档案信息加以妥善处理。其次，在录入档案信息时，检察院工作者可根据一份案卷档案信息量而选择录入方式，或独立存储，或放置于某一图像文件中。最后，将纸质档案重新装订，并妥善保存；将电子版档案信息进行有效归档、查验、注册，有利于实现档案信息系统工作的最优化。

3.3 加强档案人员的培训力度

为了使档案工作人员的业务知识得到有效的扩展和更新，使基层档案人员的档案意识得到显著的提升，检察院应加强对工作人员的培训力度，有效提升其计算机网络技术的操作水平，优化和拓展知识体系，使其能够对档案信息化的知识储备和实践技能得到充分掌握和提升。首先，加強思想培训，使档案管理工作者对档案信息化给予高度认同和重视。与此同时，将档案工作人员结构加以合理调整，充分发挥人才优势。其次，采取分层次培养的方式而开展培训工作，使培训工作更具针对性，可对不同对象加以必要的培训。例如，在档案信息安全管理中，应对工作者加强信息安全培训，使其能够对信息系统采取有效的杀毒措施、防火墙配置等，确保电子案卷档案的安全性。最后，对档案管理工作者加强技能培训，使工作人员能够对新技术、新设备有着全面的了解和掌握，对推进基层检察院档案信息化建设进程发挥着重要作用。

4 结语

思考信息化时代下基层检察院档案管理的创新，利用检察院档案管理网络系统完成文书档案和网络档案的统一管理，利用信息技术建立完整的检察院检索平台，促进档案资源的共享，从而促进基层检察院的档案管理方式与信息技术相结合，更加高效有序的开展检察院信息管理工作。

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