信息化时代下高校基建档案实现信息化管理相关思考

曹吉

摘 要：高校基建档案管理是高校档案工作的重要组成部分，在高校基建档案管理中应用传统的档案管理方式已经难以适应新时代的要求，高校基建档案管理模式亟需创新。随着互联网技术的发展和计算机的广泛应用，各行各业信息化程度越来越高，我国已经进入信息化时代，这为创新高校基建档案管理模式带来了新的机遇。本文通过概述高校基建档案的特征和高校基建档案实现信息化管理的必然性，简要分析了高校基建档案实现信息化管理的制约因素和发展机遇，对信息化时代下如何实现高校基建档案信息化管理提出了几点个人建议，以供参考。

关键词：信息化；高校；基建档案；档案管理

1 高校基建档案特征概述

在高校基建工程活动中具有保管价值和保存意义的文字、图片、表格、音频、视频等材料被统称为基建档案。基建档案具有以下四个方面的特征：（1）真实记录。基建档案不可伪造，是在基建工程活动中对工程建设过程的真实记录，对于后续的工程项目施工具有重要参考意义。（2）档案来源广。高校基建工程项目不是凭空成立并进行施工的，需要经过建设单位招标、审批部门审核、监理验收等多个步骤，因而基建档案的来源广[1]。（3）档案内容丰富。由于高校基建档案来源广，档案的内容涉及到工程项目的方方面面，基建档案涵盖了文字材料、图表材料、音频材料和视频材料等多种材料，内容十分丰富。（4）具有整体性。高校基建工程项目需要经过立项、招标、设计、施工、竣工验收、审计等多个环节，每个环节都会产生相应的档案资料，这些档案资料互相之间有关联也有区别，但是能系统地体现该基建工程项目的整个过程，因此基建档案也具有整体性的特点。（5）具有专业性。高校基建档案涉及到基建项目的建筑结构、消防能力、供变电等多方面的内容，具有较高的专业性，

2 高校基建档案实现信息化管理的必然性

在高校基建档案管理中应用传统的档案管理方式已经难以适应新时代的要求，主要体现在三个方面：（1）传统档案管理模式效率不高。在传统的高校基建档案管理模式中，主要采用人工管理，由于高校基建档案来源广、内容多，在人工管理模式下，需要查找档案相当费力，而且需要耗费大量的时间，工作效率不高。（2）传统档案管理模式不利于档案保密。高校基建档案对于高校新建项目后期的维护以及改扩建的参考意义很高，但是在传统档案管理模式下大部分高校都沒有设立专门的独立的基建档案室，不利于基建档案的保密[2]。（3）纸质档案易丢失、损坏。高校基建档案中有很大一部分是纸质档案，随着查阅次数增多、年份增长，纸质档案的磨损程度会增加，尤其是竣工图原件本就是折叠存放，查看必会经常翻折，极易损坏纸质档案。（4）传统档案管理模式不易成套整体的保存基建档案。基建档案的内容涵盖了文字、图片、音频等多类材料，传统的保管模式不易进行整套保存，造成查找困难。随着互联网技术的发展，信息化、智能化管理技术越来越多地应用到各行各业中，信息化管理模式是高校基建档案管理模式发展的必然趋势和方向。

3 高校基建档案实现信息化管理的机遇及契机

由于社会经济和互联网技术的发展，计算机的应用得到普及，各行各业信息化程度越来越高，我国已经进入信息时代。在此背景下，移动通信技术、云计算技术等先进技术被应用于人们生产生活的方方面面，各类智能平台的广泛使用产生了大量的信息数据，“大数据”观念深入人心，在很多行业的信息数据管理方式中应用了“大数据”处理技术，这也为高校基建档案管理信息化提供了方向[3]。由于高校基建档案内容既有文字图片内容，又有音频视频内容，传统的档案管理方式在整理归档和查阅档案方面都存在诸多不便，而“大数据”处理技术能将结构化数据、非结构化数据及半结构化数据进行有效整合，并对相关数据进行快速、有效地分析。在高校基建档案管理中应用“大数据”处理技术，在保留纸质档案的前提下，利用扫描仪器、计算机等设备将纸质材料扫描成为电子版，从而在更短的时间内将其与CAD图纸等电子素材一起整合，形成完整的电子版基建档案。在电子版基建档案建立后，使用者可以利用计算机通过名称搜索、日期搜索、关键词搜索等多种搜索途径，快速、准确地找到需要查阅的基建档案电子版，避免反复翻找对纸质档案原件造成损耗，减少查阅基建档案耗费的时间，为后续查阅基建档案提供了极大的便利性。

4 高校基建档案实现信息化管理相关制约因素分析

4.1 高校管理部门对于基建档案管理不够重视

在教育改革的背景下，很多高校扩招学生，为了满足教学需求，高校新建了很多建筑物，产生了很多基建档案材料。但是现在的大环境就是管理部门对于档案管理不够重视，档案管理宣传工作不到位，引申到对基建档案也是如此，导致在高校内基建部门的工作人员更重视工程建设，对基建档案不够重视，造成基建档案偶有缺失、对后期难以做到及时归档。

4.2 高校基建档案管理不规范

在高校基建项目中，基建档案的材料大多来源于校外施工方，由于大多高校缺乏对基建档案的规范化管理制度，且项目结束后对校外方难以管理和制约，在基建项目实施期间对于基建档案材料的收集没有与施工单位协调好，在基建项目竣工验收后，一些施工单位拖延甚至拒绝提供项目的建设资料，这直接增加了基建部门收集、整理基建档案的难度，成档时间延长，基建档案的整体性遭到破坏。

4.3 高校缺乏专业的基建档案管理人员

目前我国绝大多数高校基建部门人员数量远达不到基建工程对人员配置数量的要求，在基建部门中专职做基建档案管理的人更少，有些高校的基建档案管理工作甚至是由其他行政人员兼职做，由于缺乏专业的基建档案管理知识，对于基建档案管理的内容不够熟悉，在基建档案归档过程中，难以有序、系统地开展基建档案管理工作。

4.4 高校基建档案管理信息化程度低

随着互联网技术的高速发展和计算机的普及应用，绝大多数高校内都配置了计算机、扫描仪等电子设备，但是并没有很好地应用在高校基建档案管理工作中[4]。尽管大多数高校都开发了校园办公自动化系统（OA系统），并应用于教务管理、招生就业等多方面的学生管理工作中，但是极少有高校开发了针对基建档案管理的智能平台，高校基建档案管理信息化程度较低。现在已经慢慢开始有这方面的开发，我校已建立校内的“档案网络管理系统”，只对相关人员授权管理。

5 信息化时代下实现高校基建档案实现信息化管理的相关策略

5.1 提升对高校基建档案信息化管理的认识

思想是行动的指挥，信息化时代下，要实现高校基建档案信息化管理就必须提升对高校基建档案信息化管理的认识，需要做到以下两点：（1）高校领导认识到基建档案管理信息化的重要性。只有在高校领导重视基建档案管理信息化的前提下，高校才能在发展规划中拨出资金支持基建档案信息化管理，在高校网络管理平台或办公自动化平台中开发基建档案管理信息化平台，并为基建档案管理部门购买相应设备、配备相应管理人员，或投入经费由社会力量完成信息化工作。（2）基建档案管理部门重视基建档案管理信息化。在基建档案管理过程中，基建档案管理部门是主要实施者，基建档案管理人员对于基建档案管理信息化的设备和网络管理平台的建设有最详细的需求。只有基建档案管理部门重视基建档案管理信息化，才能做到向学校领导反映本部门的资金、设备、人员配置需求，才会更重视基建档案管理人才的选拔。

5.2 構建基建档案网络管理平台

在信息时代的背景下，越来越多的高校搭建了具有本校特色的校园网络平台，大大提升了高校学生管理工作的效率，为了实现基建档案管理信息化，高校可以构建基建档案网络管理平台或办公自动化平台。高校基建档案网络管理平台必须具有以下三个功能：（1）数据采集、整合功能。高校基建档案材料内容丰富、形式多样，只有具备数据采集、整合功能的网络管理平台才能对高校基建档案材料进行分析和整理，并自动生成完整基建档案。（2）便捷的搜索与编排功能。由于高校基建档案数据多且杂，在档案查阅过程中要找到需要的材料需要耗费大量的时间，因此高校基建档案网络管理平台必须具备便捷的搜索与编排功能，让使用者能通过项目名称、关键词等数据搜索到自己想要查阅的内容。（3）账号记录功能。只有拥有指定账号的工作人员才能登陆高校基建档案网络管理平台，使用者在此平台上的操作都会被平台记录，可以增强基建档案的保密性，减少基建档案外泄。

5.3 建立规范化的管理制度

建立规范化的管理制度对于基建档案管理信息化具有重要促进作用，主要表现在以下三个方面：（1）明确职责与权限。规范化的管理制度可以明确基建管理部门、基建档案管理人员的职责与权限，在基建档案管理工作出现失误时，可以尽快找出失误原因并予以解决，从而确保基建档案管理工作落到实处。（2）提升工作人员的工作积极性。规范化的制度对基建档案管理人员的工作提出了明确的要求，在制度的约束下，工作人员的工作积极性能得到提升。（3）增强工作人员稳定性。高校基建档案管理部门人员流动对于档案管理工作的影响较大，有了规范化的制度保障，可以确保工作人员满意自己的工作环境和工作状态，有新老交替也可以顺利交接工作，减少档案资料遗失现象 [6]。

5.4 配置具有专业信息化水平的档案管理人才队伍

只有配置具有专业信息化水平的档案管理人才队伍进行高校基建档案管理工作，才能有效实现高校基建档案管理工作信息化。要做到以下几点：（1）合适的人选。人才选拔机制是筛选档案管理人员的重要途径，只有将符合基建档案管理信息化工作要求的人才选进基建档案管理部门，才能确保基建档案管理工作人员具备较高的业务能力。（2）加强人才培训。高校基建档案管理信息化工作是一项长期工作，基建工作的发展会对基建档案管理人员提出更多更高的要求，高校只有加强人才培训，不断提升基建档案管理人员的综合素质，才能确保高校基建档案管理工作信息化顺利开展。（3）提升基建档案管理人员待遇。由于基建档案管理人员工作繁杂，上升空间较小，基建档案管理部门难以留住人才，因此高校应当完善工作考评制度，根据基建档案管理的工作实际情况提升基建档案管理人员的绩效水平，并为档案管理人员职称晋升提供较好的平台，以便为基建档案管理部门留住人才。

6 结语

高校基建档案管理工作信息化是社会发展的趋势和必然要求，也是高校基建档案管理工作的发展方向。只有在提升对高校基建档案信息化管理认识的前提下，通过构建基建档案网络管理平台、建立规范化的管理制度、配置具有专业信息化水平的档案管理人才队伍等途径，才能确保高校在信息时代下实现基建档案信息化管理，推进高校信息化校园的建设进度，为高校的科研教育和基本建设长期、健康发展提供助力。

参考文献

[1]李琴，李晓秋.论“互联网+”时代下高职院校基建档案管理信息化[J].安徽冶金科技职业学院学报，2017，27（04）：57-59.

[2]胥传瑛.提高高校基建档案科学化水平的路径选择[J].智库时代，2017（12）：207-210.

[3]游成梅.新形势下优化高校基建档案管理探讨[J].城建档案，2017（05）：58-59.

[4]黄海铿.高校基建档案管理工作中存在的问题及对策[J].城建档案，2017（04）：59-61.