基于信息化环境下医院收费结算内部控制制度建设的探讨

游克兰

摘要：健全的内部控制制度对于保障单位财务系统的安全是必不可少的。随着现代信息技术的发展，医院收费结算控制制度受到了不小的冲击，收费结算部门作为医院资金回流的重要部门，其内部控制制度需要从传统环境下加以转变，如何运用信息化手段建设与完善内部控制制度，如何制定适合各自单位的内部控制制度以及变革细则的实施策略，让内部控制制度适用且全面，是新时代的医院需要思考的问题。

关键词：信息化环境；医院收费结算；内部控制制度

什么是内部控制制度？广义上来说，内部控制制度是指单位内部建立的与各项业务活动相关的既能相互联系、也能相互制约的措施，是现代化管理出现的产物，是企事业单位为了增强自身能力、提高工作效率而实行的管理制度。对于医院而言，内部控制制度更是非常必要。为了规范业务流程、保障资金和资产的安全流动以及保证财务会计系统精确运行，必须建立有效的内部控制系统。随着信息技术的广泛应用，各行各业都在建立健全相关制度，医疗行业同样需要改变。传统的环境下医院收费结算部门存在着内部控制制度相关缺陷，在新的环境中如何正确认识制度缺陷，进而改进缺陷，是当今医院需要思考的事情。

一、传统环境下医院收费结算部门内部控制制度问题总结

与一般非临床科室不同，门诊、住院收费部门是直接面向患者的服务部门，其日常工作量与医院的业务量呈正相关，业务量增大直接导致收费结算部门工作量激增。在这样的情况下，部门工作人员需要将服务质量和工作质量两手抓，既要保证对待患者执行良好的服务，又要保证业务按照医院相关制度得到准确处理，作为医院财务相关的重要部门，在保证资金安全、票据使用规范的情况下，还需要做到财务清晰明确、经济活动合法合理，“时间紧、任务重”，很容易出现因人力不足、精力不够而导致工作出现纰漏的情况。正因为如此，一个全面的、易于操作的内部控制制度对于医院有着重要的意义，对于提高工作效率能起到有效的辅助作用。

传统环境下，医院的结算中心存在着以下问题：

（一）内部人员相关问题

作为非营利性组织，医院不像企业单位那样执着于对于盈利的追求，事业单位更看重的是服务的质量以及责任的完成度。关于服务的质量，在传统模式下，为了更好、更人性化地对患者提供服务，医院实行按楼层、按科室进行收费，这在一定程度上提高了监督管理的难度。关于责任的完成度，具体来说包括以下几个方面：经济活动的合法性、资产的安全性、财务行为的真实性，以及严防腐败和徇私舞弊等现象的发生。以上种种内控目标并不都是与一线工作人员息息相关，很容易导致员工缺乏内生动力，进而在执行层面出现困难。此外，前文提到收费结算部门员工的工作量与医院的业务量呈正相关，随着医院业务量的增加，对员工的要求也越来越高，要求在短时间内熟练地完成既定任务，难免让工作人员产生走捷径的想法，致使走捷径过程中出现违规操作得不偿失。

（二）制度对流程影响

为了规范工作流程、提高工作效率，使得每个人的工作都能有所发挥，医院制定了相关制度。但实际操作中制度不可能满足每一个方面的需求，实际的工作内容比想象中复杂太多，因此制度的制定只能做到在关键内控点进行把握。

在传统的环境下，病人的检查、药品、化验等退费都需要执行部门签字，由于执行部门签字人员不固定且笔迹难辨认易模仿，存在恶意退费的隐患。在信息化环境下，应充分利用信息化条件，根据内控要求设定退费相关流程及权限，根据不同情况进行逐级审批，将工作风险降到最低。

（三）制度无法满足实务操作需求

负责收费结算的部门在整个结算环节中具有收尾的作用，收费结算部门的工作人员每天直接面对大量现金，在保证收入的准确性和完整性时，也会存在资金流失的情况，尤其在退费环节，出现资金流失的概率比较高，这也在提醒有关单位，需要将退费管理作为资金管理的重要环节。

一方面，收款人员应严格执行相关法规、按照医院内部的相关控制制度要求，规范执行退费手续，对于患者的退费申请，应请患者提供完整的相关原始凭证，单证齐全并通过审核才能执行退费请求。另一方面，退费审核点以及相关审核权限、审核流程，都需要明确的、可操作的规定，所有相关流程的执行人员也要做到心中有数。然而现有制度中，对于退费的相关规定，如审核点以及审核权限的定位较为模糊，这导致收费人员及收费结算部门负责人在日常操作发生偏离现象。

二、信息化新时代如何加强完善医院收费结算内部控制制度

目前很多综合性医院都在不遗余力推广信息化建设，为了克服传统环境下旧制度的矛盾和缺陷，加强医院收费结算部门的内部控制制度势在必行。

（一）将已有制度的不足加以改进，融合到信息化流程中

信息化建设和流程的改进是建立内控制度的关键点，我们力求在流程中将问题解决好，而不是在“亡羊”之后进行“补牢”。将现有的制度进行梳理，关注执行效果不佳的内部控制制度，思考如何改进，并将所得的结果应用于信息化流程中，使得操作过程更趋完善。仍旧以退费制度为例，前文提到，该制度要求退费必须在原始凭证完整提供的情况下才能进行，审核人员则是在收款员交账后进行审核，这样的流程导致无法对不规范操作的行为进行及时管理。完善制度的方法是将审核行為进行前置，执行申请后先审核再退费的流程，将该流程融入系统中，此举不仅完善了退费流程，而且在系统中留下相关操作痕迹，为以后有关部门复查做好相关准备。此外，由于退费流程涉及到多个方面，医院可根据医疗收据及缴费单据均齐全、有医疗收据无缴费单据、有缴费单据无医疗收据、挂号费退费等四种退费申请情况执行相应的退费流程。

（二）依据内部规范，填补制度空白

由于行业发展环境和历史原因，关于医院内部控制制度的相关研究和实践并未形成体系，因此在医院的实际管理中存在着或多或少的制度空白区域，管理不够完善。例如相关规范要求事业单位相关人员要按规定填制、审核各项经济活动涉及的票据和表单，并进行归档和单据保管，但很多单位并未形成完善的票据管理相关制度。对于医院结算中心来说，工作人员每天经手的票据既多又杂，在这方面票据管理制度显得尤为重要。这种情况下不仅需要结算中心设置专门的票据管理岗位，更重要的是使用信息化手段，规范票据的使用流程，一切票据相关行为都通过系统进行操作和监管，这样不仅减少工作人员的手工操作任务量，有效降低出错率，同时能减小管理风险，使票据管理更加严谨，做到一切有据可查。

（三）建立健全内部稽核制度

内部控制制度中必须包括稽核制度，即稽查、复核制度，将内部稽核制度融入信息系统中的重要方法就是建立稽核平台，这是一个独立于结算中心和财务部门的第三方工具，通对收费结算数据的管理和稽查，发现其中的偏差并及时纠正。结算中心作为医院实现营收的重要部门，每天经手大量资金，工作风险较大，有效运行稽核平台、将数据审计频率精确到每天，发现漏洞及时补救，可有效保证医院资金安全。

三、结束语

健全医院收费结算内部控制制度不仅缓解了信息化建设带来的冲击，帮助医院与时俱进，同时也降低了人为因素导致工作过程中出错的概率，精简相关人员工作流程，提高工作效率，给前来就诊的病人提供了极大便利，同时也更好地为患者服务。

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