高职档案信息化建设的现状与对策分析

章桂旻

[摘 要]随着社会信息化的不断发展和推进，高职档案管理面临着改革和发展。在档案信息化的建设过程中，高职院校的很多问题逐渐暴露出来，例如高职档案建设基础设备设施与信息化要求不匹配，高职档案信息化建设落后于档案纸质资源建设，高职档案信息化建设人才与建设需求不匹配，高职档案信息安全缺乏相应的预防策略。为了有效解决这些问题，本文首先就高职档案信息化建设的现状进行了分析，随后提出了一系列推动高职档案信息化建设的策略和措施。

[关键词]高职；档案；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.078

[中图分类号]G717.24；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）14-0-02

1 高职档案信息化建设的现状

1.1 高职档案建设基础设备设施与信息化要求不匹配

一方面，相关调查研究显示，当前很多高职院校在管理档案时都是采用计算机、打印机、存储器等相关设备，只能对档案进行目录编排、档案存放等非常基础的工作。由此可以看出，很多高职院校的档案管理工作仍处于初级阶段。另一方面，部分高职院校虽然引进了较为先进的设备设施，也在一定程度上开展了数字化管理，但是这个过程只在高职院校内部进行了实施，并没有与校外实现互联。从这个意义上来讲，高职院校的档案管理并没有真正实现信息化管理，从整体效果上来看，高职院校的档案服务功能并没有得到充分运用，使用效率差，也没有实现信息共享。

随着信息技术的快速发展，高职院校的档案管理逐渐变得方便、便捷，在一定程度上减轻了档案管理者的负担，但是这也为档案管理埋下了安全隐患，网络漏洞会逐渐增多，但是当前很多高职院校并没有安装先进的防火墙设备，没有对档案信息进行安全防护。因此，很多高职院校并没有对档案信息化管理进行科学规划，对于档案管理的软件选择也是多元化的，难以对其进行管理培训，也无法在一定程度上实现档案信息资源的开发和利用。

1.2 高职档案信息化建设落后于档案纸质资源建设

高职院校的档案数据库建设并不完善。对于档案的信息化建设和利用，档案管理者并没有充分运用数字化资源和电子文件的收集、利用和整合分析功能，整个建设的程序相对落后，只是运用一些非常简单的功能，导致数字化信息资源相对缺乏。同时，很多档案管理员为了图方便省事，在将相应的档案信息数据录入系统时，并没有对数据进行详细核对，也没有检查是否正确、有效，对于发生变化的档案数据没有及时进行修改、完善，导致数据失真。此外，档案网站建设较为落后。很多高职院校在管理档案时都是直接通过目录进行的，并没有建立相应的网站，也有极少一部分院校建立了网站，但是对其的运用仅仅局限于校园内网和网页的制作，档案内容较少，只能开展简单的查询和目录查看功能，无法在一定程度上实现内外网的互联。

1.3 高职档案信息化建设人才与建设需求不匹配

随着新课程改革的不断发展和深化，高职档案信息化建设对相关人才的需求越来越高，相关从业人才不仅应当具备档案管理知识，熟悉档案管理的流程和方法，还应当对计算机、信息化技术和设备有相应的理解，熟悉相关的系统操作程序。但是根据实践研究可以看出，当前很多档案管理人员的文化程度都是高中或者中专，真正具备高学历、高素质的人才是非常少的，很多人都是觉得档案管理的工作轻松才选择了这个工作，专业并不对口。既懂管理，又熟悉信息化技术的人才更少。

1.4 高职档案信息安全缺乏相应的预防策略

高职院校的档案信息安全一方面应当保证档案信息资源的存储安全，另一方面還要保证信息利用的安全性。电子文件的收集和整理已经逐渐成为档案信息管理的主流方法，计算机、服务器、扫描机等已经成为档案室的必备设备，但是高职院校并没有建立起有效的安全防火墙，没有重视网络信息安全，没有建立相应的信息安全预防预案，没有后台备案技术，一旦数据丢失，就难以找回。

2 推动高职档案信息化建设的策略

2.1 将高职档案信息化建设纳入数字化校园建设规划

将高职档案信息化建设直接纳入数字化校园建设的规划中，是推动高职院校档案信息化建设的重要途径。高职院校应当利用数字化校园建设，向上级领导争取一定的资源支持，与其他相关部门做好沟通和合作，对档案信息化建设进行合理科学的规划，实现档案信息化与校园数字化建设同步进行。通过对档案信息化项目的包装和建设，尽可能获得校园建设项目的专项资金，从而加大对档案信息化建设的资金投入，最终在一定程度上推动高职档案的信息化建设。

2.2 不断加强档案信息化基础设备设施建设

第一，完善相关的硬件设备设施。对于档案信息化建设而言，硬件设备是基础，也是前提，不应当仅仅包括计算机、打印机等，还应当具备一定数量的交换器、服务器、防火墙等网络设备设施，这样才能保障高职院校档案信息化建设工作的正常开展。第二，完善相应的软件设备设施。高职院校应当采购档案信息化建设的软件设备设施，包括信息处理系统、档案管理系统及相关的防火墙软件、相关的信息化管理程序和流程等。同时，应当尽可能实现档案信息化管理系统软件向网络版系统的转型升级，从而提高档案信息的处理效率。第三，高职院校应当建立起完善的档案管理网络，逐渐实现所有档案信息的网络化，扩大网络资源的建设范围。同时，相关部门应当建立起档案信息共享平台，不断提高档案信息的利用效率，实现档案信息的资源共享。

2.3 建立强大的档案信息化管理人才队伍

第一，高职院校应当积极引进相关的档案管理类人才。尤其是对于一些对档案管理有清楚的理论和实践操作能力，对于信息的处理非常敏感且快速的综合性人才，一定要加快引进的速度，从而在一定程度上建立起强大的档案信息化管理人才队伍。第二，加强对档案管理员的培训力度。高职院校应当定期对现有的档案人员进行相关信息化建设的培训，开展有针对性的操作技能培训，帮助相关管理者能够迅速掌握最新的消息和技术技能，与时俱进，从而提高高职院校档案管理人员的信息技术运用能力，对档案资源进行开发利用，从而不断适应社会信息技术的发展。第三，建立健全绩效考核制度，直接与员工的薪资报酬挂钩。对档案管理而言，绩效考核的重点应当集中在档案管理的创新和信息化建设的开展进度上，对相关人员进行考察、评估。同时，结合当前的档案管理规范和高职院校行政管理要求，制定出完善的考核制度和标准，对其行为进行量化，并且将考核成绩作为晋升和职称评定的依据。

2.4 逐渐完善档案信息资源库建设

档案信息资源库能够在一定程度上推动数字化建设的步伐和进程，作为档案信息化建设的重要基础和模块，能够改变传统的档案查询方式，减轻档案管理工作者的负担和压力，提高工作效率。第一，档案管理部门应当加大档案资源的收集力度，运用先进的技术手段和措施，尽快搭建出有效的办公、档案互通平台，加大对档案和相关电子文件的采集，创新并改革档案管理方法和手段，将电子办公平台直接导入档案管理信息化系统中，从而逐渐实现档案管理的网络化和电子化。第二，档案管理工作者应当增强自身的责任意识，确保将档案数据信息完整无误地录入档案管理系统，并且及时核对数据的准确性，做到与时俱进，对修改的数据资料进行及时、有效地更新。第三，相关档案管理部门应当建立健全档案查询平台，对档案目录进行精确的设计和规范，不断提高档案查询的效率和正确率。第四，将现代信息技术与传统管理手段相结合，实现纸质与电子文档并存的方式，建立纸质档案资料的同时，将电子档案进行有效存储，并且建立起相关的管理制度，从而不断丰富档案资源库，提高档案管理的库存率。

2.5 构建适应高职档案信息化建设的科学管理体系

一方面，建立健全档案信息化建设管理规章制度。高职院校应当了解相关的档案信息化管理制度和方法，不断实现标准化和规范化建设目标，统一电子文件和信息的传递方式和存储格式等，确保校园网和相关档案系统之间的有效联合沟通以及信息交换的顺利实施。同时，建立起高职院校的信息采集、信息利用及安全防护的相关制度，为档案资源的合理运用提供安全保障和法律保障。另一方面，提高高职院校档案管理的安全性，不断增强档案管理人员的安全意识。在对档案信息资源进行开发利用的过程中，高职院校要注重保护隐私权和利用权，防止信息泄露，搭建科學合理的档案管理模式，同时实现档案资源共享。

3 结 语

高职院校应当将档案信息化建设纳入数字化校园建设规划，不断加强档案信息化基础设备设施建设，建立强大的档案信息化管理人才队伍，逐渐完善档案信息资源库建设，构建适应高职档案信息化建设的科学管理体系。

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