谈数字化档案管理建设策略

曹刚

摘要：档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。同时，为了实现档案的资政决策功能，特别是在各项重大经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。

关键词：数字化;档案管理;建设

档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而作进一步走向规范化、数字化、網络化、社会化。档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

一、档案数字化建设的必要性及现状

由于计算机网络的发展及广泛运用，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。档案数字化是利用智能信息处理技术，将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用各种存储管理技术将他们存贮于各种介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速检索出所需要的档案资料。凭借网络互联技术，建立计算机网络平台，逐步建立起全省乃至全国性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，以供需要者查询、搜索，人们将更多地从网络中获取档案信息，从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制，数字化的档案具有资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用方便化等优点。

档案数字化是大势所趋，档案从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性，同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性，这样利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。一方面，档案信息数字化将使得许多的利用者不需要直接到档案馆，任何电脑都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息;另一方面，网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

档案信息利用的困境，既取决于档案信息本身的特点，也取决于档案利用的方式、权限的等诸多制约因素，还不可避免地受到档案信息提供者、管理者、服务者以及利用档案用户意识和行为的多重影响。档案数字化建设的目标就应该使利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息。

二、优化档案管理知识结构和队伍结构

人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。数字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状，优化管理者知识结构，改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。

三、知识管理为用户提供更完善的知识服务

知识组织、知识应用是知识管理的基础，知识管理最终体现知识价值和服务价值。数字化档案馆实现了档案信息资源的数字化、档案信息传递的网络化，档案信息利用的共享化。因而此时用户不再担忧信息传递的方便、快捷程度，而是如何从繁杂的档案信息资源中迅速提取自身所需的知识。知识管理要求的知识组织与应用，正是在档案信息基础上，通过对知识的进一步挖掘、精简、提取并发现隐含在档案信息中的潜在知识，最终对它们分析、归纳、整合并形象的予以表达，完成知识挖掘。这正好解决用户面临的新问题，所以数字档案馆不仅要注重知识的组织与开发，同样要重视知识需求与应用，以便提供更完善的知识服务。 扬子档案馆从创建开始历经几代管理层的交替变更，在管理模式上也有不断地探讨和实践，从最早的实体管理到信息管理再到档案信息资源的管理，管理方式不断简化，档案的服务利用功能也达到进一步的完善。

档案数字化是信息化时代对档案部门的挑战，也是给档案部门带来的机遇，档案信息化并不能取代传统的档案管理方式。除了档案内容外，档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分，这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验，而数字化档案还没有经历百年以上的考验。因此，目前数字化的档案只有和传统的档案信息保存方法相结合，才能确保档案事业的发展及更好地服务于社会。

参考文献：

[1]吴心音. 浅谈新时期的档案管理[j].甘肃科技，2003（8）

[2]冯秀珍. 关于电子文件归档与管理的几点思考[j].邯郸学院学报，2009（9）