关于新时期文书档案管理工作的思考

牟俭

摘要：文书档案管理工作作为单位性质办公与单位经营活动中必不可少的重要环节，对单位领导在事务性工作中进行重要决策提供真实、准确的信息进行参考。

关键词：文书档案；管理工作；新时期

1文书档案管理的特点

1.1管理工作繁琐

文书档案管理工作重点在于保存、收集、整合资料，其承载着企事业单位宝贵的历史资源，体现了每个单位的发展历程。文书档案管理主要以企事业单位发生的事件、人事、文件、事件过程、书报为管理对象，管理模式大都运用纸张或者是实质记录下来，并且将这些文书档案资料进行分类存储于企事业单位档案室中。

1.2文书工作对文书档案管理的作用

文书工作与文书档案管理之间具有密切相连性，文书工作包含登记、收集、催办、运转及文件的立卷、整理、归档等，而文书工作的过程正是文书档案资料形成的全过程。在具体工作中，文书工作能够为文书档案管理提供鉴定、保存、整理、统计、编研，其是文书档案管理工作的前提条件。文书档案管理主要来源于文书工作，文书工作将单位有价值的事件、活动记录下来，经过整合形成立卷，之后定期向文书档案管理部门归档。文书工作质量与文书档案管理质量息息相关，例如文书工作书写的质量，能否合理归档，都与文书档案管理具有直接的影响。

1.3档案管理内容丰富

文书档案管理工作是企事业单位各项事务的真实反映与记录，涉及到科技档案、行政管理、党群管理、会计档案等方面，故而，文书档案管理内容较为丰富。基于文书档案资料涵盖企事业各类“红头文件”、单位签订的各类责任书、协议、合同、单位各类民主选举投票登记情况，及照片、录像、录影、录音等各类电子档案资料等，导致文书档案载体多样化，内容丰富化，这无疑对文书档案管理形成一定的难度，因此，只有提升对文书档案管理的认识，进行科学、合理管理，才能够实现文书档案管理的有效性。

2新时期文书档案管理中存在的问题

2.1缺少科学化的管理制度

文书档案所记录内容在不断增多，其记录范围也在不断扩大。以往的传统档案管理形式虽然也在不断改善，但还存在着诸多的问题。首先以往传统的档案记录需要通过工作人员手写记录，这样不仅耗费了大量的人力与物力，同时工作量也大大增加，并且手写记录的方法，不能及时更新档案记录。其次以往的档案管理工作并没有按照规章制度来执行，档案记录不够规范，并且档案资料不能很好地为其他工作服务。

2.2文书工作和档案工作缺乏紧密的衔接

文书档案管理工作是由文书和档案两方面构成，二者之间联系紧密，所以说，在开展文书档案管理工作的过程中，就需要将二者紧密地结合在一起，融为一体，使二者能够相互配合，相互促进，形成较为全面系统且完善的管理体系。但在新时期的实际管理工作中，主要采用的是分模块管理的方式，单独操作，不能够形成完整的体系，在形式上存在着分化的现象，这种管理方式拉大了文书管理和档案管理之间的距离，并且在一定程度上使二者产生了偏差，影响了文书档案管理工作质量的提升。

2.3文书档案管理专业人员较少，且培训工作不够完善

新时期，文书档案有了新的特点，即丰富性和多样化，且文书档案管理工作更加重视对资料的收集和保存，这就要求管理人员必须要具备专业的管理知识和技能。但是目前来看，企事业单位文书档案管理专业人员较少，素质普遍偏低，管理者往往由办公室的秘书兼职，在精力和专业程度上均不足。加之在培训方面没有足够的力度，培训工作不够完善，缺乏岗前的系统性培训。

2.4基础普遍较差

现阶段仍有很多的企事业单位在文书档案管理上处于封闭式的管理状态，导致文书档案管理工作对于管理体制与管理流程認识较差。传统的文书档案管理工作的主要内容就是避免档案丢失，在这样的管理模式下，极大程度上降低了档案的利用率，不能充分发挥出档案应有的价值，其整理规范也不统一、不全面，使文书档案管理工作存在基础较差的现象。

3适应新时期做好文书档案管理工作的对策建议

3.1加强档案管理工作信息化水平

掌握现代信息化管理技术，是当前文书档案管理工作所必备的基础条件。在档案管理工作中应用现代计算机技术，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节能够与自动化办公相衔接，系统化地完成文件的起草、修改、检测、打印、登记、统计等工作，因此，文书档案管理人员应充分掌握计算机技术的运用。

3.2实现文书工作和档案工作的融合

文书档案管理工作的两个部分要紧密融合在一起，为此，在今后的管理工作当中要强化部门之间的沟通和交流。档案管理人员要提升自身的积极性和主动性，准确且全面及时地掌握好业务部门的工作进展状况，和职工保持联系，掌握相关文书档案信息情况。同时，还需要主动对相关的档案资料进行分析，确保资料的真实性、准确性和全面性，要变被动的管理为主动的服务。

3.3构建文书档案管理制度

加强文书档案管理制度构建，对提高文书档案管理质量具有一定的保障。新时期下，文书档案管理制度应该与时俱进，实现现代化文书档案管理模式，进而才能够实现文书档案管理实效性。首先，各单位应该在传统文书档案管理制度上，结合国家相关的法律法规制度，根据本单位的实际情况，构建现代化文书档案管理制度模式，实现现代化文书档案管理的实用性、使用性、灵活性、科学性。构建现代化文书档案管理制度，能够有效更新传统文书档案管理中的不足现象，完善文书档案管理制度，解决档案管理瓶颈问题。在构建现代化文书档案管理制度中，要根据文书档案管理实际情况，有计划、有目的的对文书档案进行修编、查阅，增强文书档案管理制度的实用性。

3.4提升对文书档案管理认识度

文书档案管理工作可分为两大类：一类是由单位本级组织形成的文档管理，另一类是单位上级组织形成的档案管理。这两类档案信息都能够为单位领导开展工作提供保障，因此，需要单位对文书档案管理工作进行重视。一方面，单位应在软硬件设施上为文书档案管理工作提供保障，为文书档案管理营造一个良好的工作环境，进而促进文书档案管理人员更好的进行工作。另一方面，企事业单位领导要积极参与到文书档案管理工作中，并且根据实际情况，为文书档案管理工作提出针对性的建议，将文书档案管理工作纳入到年度终结中，进而确保文书档案管理的有效性。

4结语

综上所述，文书档案管理是企事业单位档案管理的核心，是一项技术性、服务性、政治性较强的工作。新时期下，要提升文书档案管理工作认识度，增强文书档案管理质量，使文书档案管理能够有效、科学、合理的进行，进而实现文书档案管理的有效性。

参考文献：

[1]贾心洁.“互联网+”时代运用OA系统处理公文对高校文书档案管理的影响———基于SWOT分析法[J].机电兵船档案，2017（02）：37-38.

（作者单位：辽宁省阜新市清河门区城乡建设服务中心）