小学档案管理中存在的问题及措施研究

摘要：学校档案管理是学校各项工作的真实历史记录，为学校的管理和发展提供了重要的信息来源，不仅是学校的宝贵财富，也是国家和社会的宝贵遗产。档案管理是学校整体工作中不可缺少的组成部分，档案往往反映学校的领导水平，发展道路，文化遗产和教育特点等。因此，积极开展学校档案管理对加强学校建设、推进教育改革、提高教育質量、开展科学研究、促进学校科学发展等具有重要意义。

关键词：小学；档案管理；问题；措施

一、档案管理工作的重要性

学校档案是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。

档案管理工作，一方面是为了促进我们的学校可持续发展；另一方面是在信息时代，档案管理工作的与时俱进。做好小学档案管理工作，其最主要的目的是为了以最大限度利用档案的资源，并利用到我们的实际学校工作中，让我们的工作更高效的完成，让我们的学校更好、更快的发展。

1.1档案管理工作是体现档案资源价值最有效的途径之一

档案资源包括的信息很多，学校的发展历程、学校的重大事件、学校的人事流动等等，只有将其合理的进行管理，才能高效的利用他们，否则档案只能处于“养在深闺无人识”的窘态。在信息发达的现在，档案资源逐渐成为我们使用信息的主流，我们对其的需求也与日俱增，所以做好档案管理工作，是我们必然的选择，是我们促进学校可持续发展的必然选择。

1.2新时期的档案管理工作可以更高效的发掘档案的价值

随着更为先进的信息技术的发展，我们学校的发展也借助信息技术，档案管理工作也是随此发展，这对于档案资源的利用是相当重要的一步，也是我们学校发展、进步的重要手段。借助信息技术发展可以实现档案资源潜在的价值；可以实现资源的共享和资源的可持续发展；完善了在档案管理方面的不足，更有效的利用档案资源，实现资源的利用最大化。

1.3档案管理工作可以推进学校精神文明的建设

档案记录了历史，是历史的见证者，像“以史为鉴，可以知兴替”说的那样，我们可以从档案资源中获取一些价值的经验，应用于我们的实践中，会得到意想不到的结果；“以人为鉴，可以知得失”，我们可以从档案资源中，获得一些人的经验教训，为我们以后的发展做警示；“以铜为鉴，可以正衣冠”从档案资源中了解到，什么是正确的、错误的，为自我的发展、学校的发展最好预防，避免走更多的冤枉路。

1.4档案管理工作可缩小与发达地区的教育水平的差距

从现实的教育发展进程中，可以得出一条规律，即落后地区的学校对档案管理工作重视的远远落后于发达地区的学校，故而造成在教育水平上的差距。所以，想要缩小与发达地区的教育水平的差距，做好发达地区的教育水平的差距是重要途径之一。

1.5档案管理工作可以升级档案服务

传统的档案管理和档案服务都已经不能适应现在的信息化时代了，尤其是档案服务功能，它在这种发展趋势之下，局限性日益突出，以然不能满足我们目前与日俱增的需求。所以，我们要舍弃传统落后的服务形式，提高服务功能，大力的提高档案信息资源的有效利用。

二、小学档案管理中存在的问题

2.1对档案管理的重视还不够

根据目前学校档案管理的情况来看，大部分人员对档案管理的意识薄弱，他们并不完全了解档案管理的重要性，也没有认识到档案管理在促进教育事业中的作用。个别学校领导对档案管理有一个片面的观点，即学校不是政府部门，文件管理既不必要也不可能严格做到，所以，学校的档案管理不可能随着形势的发展及时的更新。档案管理工作还没有列入学校工作的重要议事日程，缺乏长远的发展规划，通常在学校的日常工作中，档案管理工作被搁置，被忽略，严重影响了学校档案工作的可持续发展。

2.2档案的基础设施落后

随着我国经济的快速发展，国家教育投入大幅度增加，学校办学条件也有明显改善，但由于区域经济发展不平衡，许多学校对档案管理中相关硬件设施投入不足。甚至还有学校没有档案室，档案仓库又小又简陋，设施陈旧、缺乏防护措施。糟糕的办公条件，仓储，办公和阅读还没有实现三个的独立，不时发生文件丢失、文件损坏、虫害等情况。糟糕的存储条件时刻威胁到档案文件的安全。

2.3没有完善的档案管理体系

除了硬件方面的缺失，学校档案管理的大部分“软件”建设也严重滞后，没有制定档案管理计划、档案管理工作规程、档案管理人员职责和其他条例，也没有制定档案处理和档案收集、归档、鉴定、存储、编辑等规章制度，即使少数的一些学校有制定这些规章制度，也只是写在纸上，挂在墙上，没有有效的监督机制，一切相关工作都是流于形式。例如，档案的收集侧重于具有少量的类别，单调内容和无特色的文档文件。科学研究档案、专业档案、专用载体档案的文本档案及档案实体对象对象没有得到应有的重视。

2.4档案工作者的素质不高

学校档案管理部门的大部分员工都是其他部门的兼职员工，没有专业背景，整体素质较低。由于繁忙的工作和众多的事物，他们没有做足够的相关业务的研究，缺乏必要的专业技能。他们中的许多人年龄较大，学历较低，知识来源单一，创新意识淡薄，无法满足其工作要求。个别档案工作者的政治素质偏低，观念陈旧，档案管理工作本身枯燥乏味，地位低下，薪金低，难以激起工作积极性，故而工作质量得不到很好的保证，限制了档案的发展。

三、如何做好小学档案管理

3.1不断提高档案管理人员的综合素质

在档案管理的过程中，为了确保档案利用者得到可靠的、权威的、公正的档案信息，档案管理人员扮演着重要的角色。作为一名合格的档案管理人员，不仅要具备过硬的专业素养。还要有强烈的责任心、不怕苦，不怕累的精神，能够积极应对档案管理过程中可能出现的困难。

在新形势下的档案管理工作，要求更高的工作质量。为了做好这一要求，有效的措施之一就是提高档案管理人员的综合素质。在专业方面要了解档案管理工作的整个流程，甚至掌握档案管理工作中的每一个细节，能够对档案管理中各个环节了如指掌；在职业道德上，要诚实守信，不做虚假报告；在工作能力上，要求档案管理人员善于发现问题、善于总结经验等。值得注意的是，随着经济、社会的不断发展，

档案管理也有了新的形势，就会出现新的管理模式，所以，档案管理人员要考虑实际的情况，积极学习新的档案管理模式及方法，用最有

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效的方式，最有效的利用档案资源。

3.2改变档案管理工作者的管理理念

传统的档案管理针对的是档案的实体，所做的主要工作内容是对纸质档案实体的服务、维护及保存。但在新时期，我们的档案管理针对的是信息化的档案。所以，必须自觉地从传统的实体管理向档案信息化管理发展：以有效的工作方式给档案的利用者提供服务；丰富和完善档案的馆藏；加快数字化档案的发展进程。应该把“档案资源利用的效率”作为工作的主要基准之一，研究开发档案管理的新方法，实现档案资源的有效利用。同时档案工作者应开放自己的工作，通过与其他相关部门的合作来推进档案信息化的开发和利用，如实现档案部门、电子文件形成部门和计算机与信息管理部门三结合。

结语：

在小学档案管理的工作中，我们坚持按照规章制度行事，改善服务态度，提高服务质量，热情，主动，准确，迅速，做好学校的后勤服务工作。加强学校档案的服务功能，努力发挥其教育功能，使档案的资源可以更有效的开发利用。加强档案检索工具，编辑反映学校特色的、具有较高利用价值的编研材料，利用多媒体帮助管理档案，使管理方法更加科学化、管理机构更加高效化、档案管理工作的规范化，并不断改进档案综合服务功能使档案信息资源更加适用于教育和教学。

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作者简介：

王新民（1968年—），女，山东济南人，汉族，本科，中级，济南市皇亭竞技体育学校，研究方向：小学档案管理。