不动产档案传统管理与集成化管理对比研究

姜丽芬

摘 要：我国经济建设发展至今已经处于现代化发展阶段。信息技术推动社会的信息化和网络化，传统的档案管理模式也受到挑战，档案事业要想获得长足的发展，必须改变传统的档案管理模式，继之以适应时代和市场需求的集成化管理模式进行管理。

关键词：不动产档案传统管理；集成化管理；对比

1引言

人们生活水平和质量的不断提高，对于物质需求与日俱增。在不动产的管理中，档案管理是较为重要的一环，也是做好不动产登记的基础和保障。加强不动产档案的现代化管理，做好档案收集、存储、管理、使用等各项程序工作，有助于提升档案管理水平，为推动不动产登记工作的发展服务。

2传统的不动产档案管理

（1）信息载体以纸张为主，档案信息载体就是档案制成材料。建国前主要是宣纸，多数手工书写，完全的油印材料、复印材料和打印材料较少。如不动产权属登记申请人提交的不动产买卖合同、不动产付款票据、不动产登记申请书、委托书，其载体几乎无一例外是纸张，信息的表达手段多是笔墨书写。不动产权属登记过程中的调查意见、初审意见、审批意见等登记机构内部传递材料绝大多数也是手工书写，其信息的载体均为纸张。解放前以及解放后直至1970年代，一些固定格式的文本多采用油印的方式印刷出来，供不动产登记人员填写各栏次内容。解放前多用宣纸印刷，小楷誊写，后期随着科学技术的进步，机械化的办公设备逐渐渗透到不动产登记的各中文本中，铅印、胶印、铅字打印、手工蜡纸刻板油印等形成格式文本，用蓝黑墨水、碳素墨水结合钢笔书写需要记载的内容。传统档案中印刷格式文本手工填写具体项目逐步增多。构成不动产档案信息的实体材料主要由书写方式完成，适于年龄较大的人员使用。（2）传管理工具以手工书写居多，卷内文件的编号、案卷标题、卷内文件目录、备考表、案卷封面、案卷编号、案卷目录和档案编号等均为手工誊写。高层次的检索工具部分内容油印形成，如全宗名称、不动产管区、街道名称，这些经年不变的要素一般油印成表，档案号一般用数字印模盖章，后期为号码机，门牌起止号码、柜号等经常需要调整的内容为手工书写。不动产档案管理工作的载体亦是纸质的台账、登记卡、目录等，表达工具亦是笔墨，记载方式亦是书写。管理档案的各种工具也大多是由笔与纸来完成。

3不动产档案传统管理与集成化管理的相同点

（1）档案的本质属性相同，不动产档案无论是采用传统管理模式还是集成化管理模式，不动产档案的本質属性都不会改变，都是以档案材料为基础的档案管理活动，其管理的材料都是档案，而档案是原始的历史记录，记载着各个历史时期国家政治、经济、科技、文化、军事及社会等各方面的发展情况[3] 。不动产档案作为人们参与经济活动中物权交易形成的产物，对交易双方的合法权益起到维护和保障安全的作用，其凭证性价值更甚，使用更加频繁，传统管理与集成化管理都是在不损害档案原始记录性的前提下开展的。集成化管理顺应了时代的发展，利用信息技术使不动产档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节能快速有效地整合，并通过网络信息技术适时解决人们生活中存在的权益纠纷。通过网络、信息技术维护了档案的原始记录性，而不是像传统管理一样通过人工措施维护档案的原始记录性。（2）管理目的相同，不动产档案传统管理与集成化管理的目的，都是通过提供档案信息为社会实践服务。档案从形成到最终销毁都是为了服务社会生产活动，都是为了利用。传统管理与集成化管理是一种管理模式，借助于管理手段可以使不动产档案管理起来更加有序，从而便于利用。两者相比而言，集成化管理能较大地节省档案工作者的时间，提高不动产档案管理和整合水平，从而让档案工作者节省更多的时间用于提高档案的服务质量和服务水平。而这两者的最终目的都是一致的，即尽可能地提供档案信息为社会实践服务及尽可能地满足人们日益增长的档案需求。

4不动产档案传统管理与集成化管理的主要差异

（1）管理主体：多样化与独立统一，事物是普遍联系的，同一事物之间的联系就更加紧密。传统管理中，不动产档案管理的主体涉及政府、国土、房管、农业、林业、海洋、草地等各个部门。各个部门各司其职，分布于不同的地方，而且只保存与本部门相关的档案，可以说各个部门的档案是独立不共享的，但是这些部门之间形成的档案却又存在千丝万缕的联系，这种人为割裂事物之间的联系导致了业务处理过程中困难重重。管理主体独立分布互不相通的局面，有时候群众办理一个房产证下来，不仅需要通过国土部门、房管部门等机关出具相关的证明，而且历时久，效率又低。集成化管理就是要真正实现群众少走路数据多跑路的有效管理模式。集成化管理使得有联系的机构或部门达到互通共享和尽可能地实现不动产档案的高效有序管理及方便群众的目标。集成化管理主要包括2个方面的内容：一方面是建立一个网络数字化资源共享档案馆集中保存不动产档案信息资源，从而产生集中效应，达到便于管理和便民服务的效果；另一方面是整合不动产档案涉及的有关机构或部门，成立统一的机构或部门对不动产档案进行有效的管理。这次改革简化和整合了不动产档案的管理机构，从不动产档案开始形成到不动产档案统筹管理，这些举措为不动产档案实现集成化管理奠定了良好的基础。（2）信息管理技术：落后与先进，传统管理中，由于技术落后，不动产档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等各个环节都是依靠档案人员手工完成的，工作量大，工作人员几乎大部分时间都淹没在纸质档案整理中，加之受重藏轻用的思想影响，因此也影响了档案管理和服务的质量。即使后来有部分档案转换成电子档案，但是也是依靠扫描和购买数据库等形式实现，数字化程度低。总体来说，信息技术的普及水平和利用程度制约了档案管理质量和服务水平的提高。集成化管理主要依靠现代化信息技术和管理手段，在不动产档案的收集、整理、鉴定、保管和服务等各个环节中采用先进的技术来减少人力、物力的使用，从整体上提高了不动产档案工作的效率和服务的水平。各个相关机构主要利用统一的不动产档案管理系统，从档案形成到提供利用主要以电子形式生成和利用，管理者可以利用先进的技术实现对不动产档案的有效管理，利用者也可以较为方便地查询自己所需的与自身相关的不动产权属信息。集成化管理采用现代网络信息技术、指纹识别技术、人脸识别技术、手机、自助设备及其他通信设备等，登记者可以在电脑上、手机或其他自助设备上提出申请，按照申请要求提供相关证件或资料等完成登记、审核、发证等业务，也可以根据指示完成档案的查询和利用，真正实现“一站式”服务，从实践上贯彻了“让数据多跑路，群众少跑路”的方针。

结语

随着信息技术的快速发展，传统管理中缺乏先进技术的引入和使用，耗费大量的人力、物力和财力且成效不明显，而集成化管理则是适应了时代发展的需要，把先进的网络技术和信息技术运用于不动产档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节，使各个环节做到无缝连接，实现了不动产档案机构和内容的有效整合，提高了不动产档案管理和服务水平。

参考文献：

[1] 张肖千，张照余.不动产档案相关概念界定[J].档案学研究，2015（3）：4-6.

[2] 安小米.城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架[J].档案学通讯，2004（2）：88-92.

[3] 杨霞.档案文献数字出版与传统出版之比较[J].档案学研究，2015（3）：70-73.

[4] 李荣.档案集成化管理浅议[J].湖北档案，2009（6）：18-19.

（作者单位：鹤岗市不动产登记中心）