试论疾病预防控制中心档案管理与档案利用

徐丽萍

摘要：在社会经济快速发展的情势下，人们的生活水平和生活质量有了很大的提升，对自身健康也提出了较高的要求，这也促进了我国卫生事业的有效开展。疾病预防控制中心的档案管理工作对疾病预防工作的开展具有直接影响。档案管理工作的有效开展，不仅能对疾病预防工作提供一定的信息资料支持，还能提升档案的利用率，保证档案管理工作职能作用的有效发挥。为了保证档案管理职的有效发挥，必须采取有效的管理措施，实行规范性管理，引进先进的管理技术，保证档案信息的共享，为我国的卫生事业发展提供有效支持。

关键词：疾病预防；档案管理；档案利用

从现阶段的发展形式来看，人们对健康生活的需求越来越重视，对疾病防御也给与了足够的关注度，这也是我国卫生事业能够得到有效发展的主要原因之一。疾病预防控制中心在社会发展中承担着疾病预防、免疫、疾病控制以及相关疾病预防知识宣传等内容的管理工作。而这些工作均离不开档案管理工作的有效支持，有效的档案信息可以实现对疾病预防制度的有效建立，对疾病预防控制工作起到积极的作用。

一、档案部门设施短缺

由于相关管理人员缺乏对档案管理工作的重视，致使对档案管理工作的资金投入相对较小，档案管理水平得不到有效保障，严重制约疾病预防控制中心相应工作的合理开展。档案管理工作中存在的问题集中表现在以下几个方面：由于资金短缺，没有设置独立的档案管理部门，致使在开展疾病预防管理工作时，没有有效的信息作为支持，对疾病管理工作的开展带来一定制约影响；仅有部分疾病预防控制设置了单独的档案管理部门，但是档案管理的相关设备并不完善，同样会对档案管理工作的质量带来一定影响；表现最为突出的是对档案管理的安全性没有做到有效方法，没有制定相对完善的防火、防虫和防潮措施，这为档案管理工作带来很大的隐患问题。

1、没有科学合理的工作流程

虽然档案管理工作与疾病预防中心日常工作的有效开展具有直接影响，但是相应部门并没有给与足够的重视，没有针对档案管理工作设置相应的法律规定，这也是造成档案管理工作过于随意的主要原因之一。由于没有相关的法律规定作为支持，档案管理工作在开展的过程中，均是由预防疾病控制中心的管理人员的自行管理观念来决定的，一旦相关管理人员的经验不足，就会导致档案管理不当的现象频繁发生，为后续的档案利用和补充带来一定难度，这也是缺乏有效的工作流程所带来的管理弊端。

2、档案的利用是档案工作最薄弱环节

由于相关管理人员缺乏对档案管理工作的正确认识，认为档案管理工作的主要目的就是对管理过程中所产生资料和文件进行收集和整理，并没有考虑到后续的利用问题，致使档案管理工作缺乏一定的科学性与合理性。虽然一些机构在认识到档案管理工作的重要性之后建立了独立的档案管理室，但是在进行实际管理的过程中，由于缺乏正确的管理观念，对的管理工作的自身职能造成一定影响。

二、档案的发展趋势

随着社会信息化的飞速发展，办公自动化的普及，疾控巾心档案纳入信息化管理这是必然，这就需要通过档案管理软件来实现，推进疾病预防控制档案信息化，对于开发利用疾病预防控制档案信息资源，实现资源共享，极大地提高工作效率等有着重要意义。

三、档案现状分析

以往档案工作不被重视，认为管理档案就是收集文件资料归档这么简單的事，都足安排单位年老的职工管理，不熟悉微机操作，手工编辑杂乱无序，导致档案管理不规范或未得到合理的利用；单位职工依法从事档案事务警觉不高，擅自带走借阅的档案资料不归还，即使归还时也有缺页码或纸张损坏的现象，有时要找一份文件资料，翻遍了多个档案盒才找到甚至找不着，这是单位档案窜出现的通病。

四、档案的保护

档案的保护包括审藏档案及借阅时的保管，就中心档案室现况而言，首先要做到各项职责确认，其次尽量做到档案管理要求的八防（防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐）。切记档案章是单位档案的珍藏处，小是书报、杂志等的堆放场地。注意防范和减少库房中有害环境因素对档案材料的加速和老化，使用以提高档案自身防护能力，改善档案保存与使用的环境条件，通过信息内容的转换，改变纸质档案的利用途径和方式，使之以更快、更便捷的形式得到利用，从而延缓纸质档案的老化过程，更好的保护档案原件.延长档案的使用寿命。档案的借阅要做好内容、页数、日期、借阅人等详细的登记，另外要对破损档案进行修复，这是一项复杂向细致的技术丁作，档案作为历史记录，有参考和凭证作用，修复已遭损的档案具有重要价值，在修复过程中要尽量保持档案原貌。

五、档案的管理及开发利用

首先，应把档案工作作为中心工作的一个重要环节来抓。对档案丁作实行集中统一的管理，明确分管档案工作的领导，为有效保护和利用档案资源创造良好的环境，单位应拿出经费和给予充分的时间建立合理的档案室，以防止有害洲素的危害及档案的修复和保护。配备档案管理人员必须具有较强的工作责任心及管理能力，并熟悉微机操作，单位定期或不定期派出档案管理人员外出培训，学习先进的管理方法及经验。

其次，健全的档案资料是中心档案信息化的基本前提。往确诊疫情、预防控制及突发公共卫生事件中能提供参考资料，为传染病防治研究工作提供科学的依据；疾挡疫情监测是一项长期进行的上作，从不断地收集整理，分析疫情动态及其影响因素等相天资料，可为其流行特征及自然规律提供研究线索。如对艾滋病筛查、吸毒人员同伴教育者在美沙酮入组情况等等联系网络档案的建立，对工作的开展起到极大作用。因此要合理开发挖掘档案信息资源，提高中心人员的档案保护意识和档案法制观念，做到借阅档案时不随意取舍、不涂抹篡改、小毁坏原貌等原则。

第三，传染病疫情管理工作的发展和开拓需要依靠以往的经验材料和理论依据。要在前人经验的基础：逐步进行新的探究，从而悟出更科学合理的解决办法，因而传染病的研究离小开档案资料，如霍乱、伤寒、禽流感、手足几病乃至现阶段的甲流疫情等，如果N多年后发生同一类犁的疫情，领导对此疫情不熟悉，他叮以借助十档案中的防控措施、应急预案等资料作分析参考并能够及时处理疫情：对麻风病、农村乳腺癌的筛金工作，可以通过查阅人量的病历档案和病人家属档案，确定普查范围，减轻上作量又能确保普查工作的顺利完成。

就今年突如其来的甲流来说，从世卫组织到国家卫生部、省卫生厅再逐步到达地方疾病预防控制中心，制定一系列的防控措施、工作预案、诊疗方案等等琐碎的工作。由于是最新疫情，争家们日思苦想，制定一套有一套的方案措施，并收集完整的档案资料为老百姓提供有价值的依据的信息，通过媒体将有效的预防控制知识和措施及时传播给公众，并有目的有针对性的传达科学的防治知识，避免造成市民不必要的恐慌，这些就能体现它的价值所在。

参考文献：

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[2]张晓英.试论疾病预防控制中心业务档案的分级管理[J].医学信息旬刊，2012，25（10）：39-40.