云存储技术在电子档案管理中的运用

王芹

摘要：云存储技术是信息时代发展中的产物，其是基于云计算衍生出来、应用范围比较广的信息系统。可以根据信息的存储要求为数据提供广阔的存储空间，云存储技术在应用的过程中可以为信息数据提供一个安全的环境，而且其与以往使用的存储方法相比，还可以节约存储的空间，是一种是存储信息资源的新兴技术。将这种技术应用到电子档案管理工作中，不但节约企业成本、提高信息安全性，也可以使企业更加方便快捷的应用档案资料，提高档案资源的应用效率。

关键词：云存储技术；电子档案管理；应用

一、云存储技术在电子档案管理中的应用特点

1、节约成本

如果长期将云存储技术应用到电子档案管理工作中，可以在一定程度上节约档案工作的投入成本。云存储可以结合不同的需求，对信息资料进行合理的存储，降低单位资金的使用。例如，某些单位在不断发展的过程中，资料和信息数据的总量是非常大的，想要在发展的过程中将这些资料完全保存下来，就需要不断拓展企业资料的存储空间，增加库房的面积，同时还需要进行电子文件的保存和备份，这需要使用大量的硬盘设施。如果使用云存储技术，其存储空间比较大，不用使用大量的硬盘，这就可以节约购买硬盘的资金。如果使用的云存储系统的空间不能在继续存储信息资料，则可以在指定的服务器中下载相关软件，对云存储系统进行容量拓展。

2、安全性高

电子档案或者用移动光盘储存的资料，长时间使用容易出现无法读取的现象。而云存储技术的应用可以避免以上问题的出现，不会受到外界环境和自然灾害的影响，如果办公地点的网络出现问题，也可以在其他地方查阅档案资料，用这种方法储存档案资料，安全性非常高，而且在云存储系统中可以进行长久的使用，可以实现信息资料的长久保存。另外，云存储服务商都会聘请专业的技术人员对云存储技术进行维护管理，让该系统一直保持一个安全的运行状态，利用各种手段对档案信息进行防护工作，避免了病毒的入侵，也不会出现档案资料丢失的现象。

3、应用方便

以往的档案资料都是在固定的位置进行储存，在查阅的过程中会受到地域、时间和空间上的限制，不光浪费时间，也浪费精力，导致每个部门使用档案资料的过程比较复杂。云存储档案资料可以在有网络的地区随时随地进行查看，查找资料方便快捷，打破了传统方式的束缚，实现了档案资料的有效应用。

4、资料共享

当前是互联网信息时代，传统档案资料的储存方式无法实现资料的共享，而云存储技术的应用就可以改善这一问题，其可以为查阅档案资料的人提供便利，让更多的人进行信息资料的应用，有效发挥了档案资料的内在价值。

5、节约人力资源的使用

电子档案保管系统的设计、运行、维护工作具有较高的技术含量，对技术人才的要求也高。云计算环境下，企业与机构无需规划自己的数据中心，所需一切都由服务商搞定。不但节省用户终端资源，还可避免软件运行维护和随时更新带来的麻烦。用户不必关心资源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告诉云存储系统，剩下的工作就可以自动完成。

二、云存储技术在电子档案管理中的运用

1、利用档案资源网站进行网络存储

档案资源网站服务器进行电子档案资料的存储，整体的应用优势较为明显，其可以节省本地计算机中的存储空间。而且网站服務器中的信息资料都是最新的，其更新的速度比较快，包括的内容比较多，应用方面的安全性也有着一定的保障。专业化程度强是网站应用的一个主要特点，其可以根据用户的需求为用户提供全面的信息资源，让人们享受到更好的服务，这对电子档案管理水平的提升有着促进作用。以往在存储电子文档时目，都是基于网络环境下，这种网络存储方式的安全性无法得到保障，如果出现网络不稳定的情况，就会出现档案资料丢失的现象，这会给电子管理工作造成一定的损失。云存储技术的应用就可以杜绝这个问题的发生，档案资源网站服务器都是有安全保障的云服务器，不但可以保证档案的安全，也可以丰富档案的内容。

2、利用网络硬盘进行网络存储

网络硬盘简称网盘，是一些网络公司推出的网络在线信息资源存储服务，向用户提供包括档案信息资源在内的各种文献信息资源的存储、备份、访问、共享等文件管理功能。网络硬盘的原理是网络公司将其网络服务器的硬盘或硬盘阵列中的一部分容量，分享给包括注册用户使用。具有云存储功能的网络硬盘的快速发展，又使得网络硬盘的存储空间容量记录也在不断被刷新。如目前提供初始存储容量最大的网络硬盘是“速度盘”，其初始免费永久开放存储空间的容量为500GB，单个文件容量可达2GB，并可以实现批量巨传存储。档案管理机构也可以把网络硬盘看作置于网络云端上的移动硬盘，无论是在单位或在其他任何地方，只要可以连接到互联网，就可以管理、下载或巨传档案信息资源到网络硬中，而不需要随身携带，更不怕丢失资源。

3、利用同步盘进行网络同步存储

同步盘是某些网络硬盘网站提供的可以与用户的本地电脑自动实现同步存储的一种网络存储工具。利用同步盘可以实现档案信息资源的网络同步存储、同步检索、查询和管理。同步盘可以自动备份新增加的或数据更改后的档案信息资源内容到网络服务器上，从而实现云端档案信息资源数据的及时更新，这样就可以为用户提供更为及时、有效、便捷的档案信息资源服务。同步完成后可以发现电子档案信息的变化情况，发生变化的资料信息也会在云存储服务器上自动进行同步，如果在办公的时候需要应用电子档案，可以使用服务器上同步保存的电子信息资料，将其下载到本地资源就可以直接应用，为电子档案管理工作提供了便利。

结语：

云存储技术在当前的市场发展环境中有着明显的应用优势，其可以满足市场发展的需求。云计算系统在不断进行优化，云存储技术水平也有所提高，从这种发展形势来看，该技术有着广阔的发展前景。云存储在信息存储方面应用的比较广泛，将其应用到电子档案的管理工作也是必然的发展趋势，其对电子档案管理水平的提升和档案资源的有效利用都有着极大的促进作用。

参考文献：

[1]周明快.云存储在企业电子文件管理中的安全应用[J].中国商论，2014（26）：66-67.

[2]李梅.利用云技术存储电子档案的新路径探讨[J].科教导刊：电子版，2013（29）：131-131.