如何推进档案管理与信息技术的有效融合

张鑫

摘要：随着信息科学技术不断发展，我国进入了信息化时代，电子档案应运而生，这就意味着，传统的档案管理工作遭遇全新的挑战与机遇。将档案管理与信息技术进行有效融合，不仅可以提高档案管理工作质量与工作效率，同时还可以实现信息化办公目标。基于此，本文分析了档案管理与信息技术有效融合必要性以及有利条件，同时提出档案管理与信息技术的有效融合策略。

关键词：档案管理；信息技术；有效融合

前言：

信息化发展使全球发展的必然趋势，在信息科学技术不断发展的背景下，传统的档案管理工作方式已经不能满足实际工作需求以及社会需要，呈现出档案管理工作方式落后的情况，造成档案管理工作质量与工作效率下降。因此，将档案管理与信息技术有效融合，不仅是满足实际工作以及社会发展的需求，还能有效提高档案管理工作质量与工作效率，从而促使档案管理工作推动单位的有效发展。

1档案管理与信息技术有效融合的必要性

传统的档案管理方式主要采用纸质文档进行档案的管理，而历史性与长久性是档案的主要特性，由于其特性，在档案管理的过程中需要对档案保管的周围环境保持时刻的重视。同时，由于纸质文档较为脆弱，这就意味着，纸质文档在遭遇灾难过程中将面临十分重大的威胁，甚至导致档案的损毁，不仅会造成严重的经济损失，对于社会还会造成严重损失。在档案的反复查阅过程中，极易出现档案的损毁，甚至出现档案丢失的情况，对于国家来说造成十分重要的损失[1]。因此，将档案管理与信息技术进行有效融合，促使信息化档案管理的构建，形成电子文档，有效避免由于灾害、查阅等对于档案造成的损害以及丢失等情况的出现。由此可见，档案管理与信息技术的有效融合不仅可以提高档案管理工作质量，还可以满足社会发展的必然趋势。

2档案管理与信息技术有效融合的有利条件

随着档案管理信息化建设不断发展，我国档案管理与信息技术的有效融合积累了一定的工作经验，对于未来档案管理与信息技术之间的融合提供了有利的方向与经验，从而推动档案管理与信息技术有效融合，构建科学合理、实用健全的档案信息化理论体系。同时，档案信息日益增长的需求同样也是档案管理与信息技术融合的有利条件。随着信息科学技术不断发展，其应用范围逐渐扩大，人们对于信息的需求逐渐增多，而档案信息以其具备的历史价值，在社会发展过程中具有十分巨大的使用率与需求量[2]。因此，积极将档案管理与信息技术进行有效融合，才能真正满足档案信息日益增长的需求。传统的档案管理方式已经不能真正满足社会发展趋势，档案管理工作应积极转化档案信息服务观念，重视提高社会公共服务能力。因此，档案管理应积极与信息技术进行融合，有效提高档案信息资源的使用率，同时以更为灵活的方式开展档案管理工作，有效提高档案信息服务，从而促使档案管理工作质量得到提高。

3档案管理与信息技术的有效融合策略

3.1提高档管理与信息技术融合意识

档案管理与信息技术的有效融合，首先应促进社会档案意识以及档案管理工作人员的信息化意识的提高，在档案管理与信息技术融合过程中应正确面对信息化对于档案管理工作所带来的挑战，同时深刻理解信息技术推动档案管理工作的发展。档案管理工作过程中应重视将档案管理与信息技术有效结合作为档案工作中一项十分重要的工作内容来实施，从而促使档案管理与信息技术之间可以进行有效的融合[3]。

3.2档案数据资料与信息技术融合

档案的输入环节主要是档案数据资料与信息技术融合，这一环节是档案管理工作的基础环节，同时也是十分重要的环节，因此需要认真开展。在输入档案数据资料的过程中应重视数据格式的规范性与统一性，通过这样的方式使档案管理具有便利性。同时由于信息技术与档案管理之间进行有效融合，网络安全对于档案管理工作产生一定影响，为使档案始终处于安全的状态，在档案数据资料输入以及保存的过程中进行有效备份。通过备份在档案出现更改、损害、丢失等情况时可以及时将档案进行寻回，并且可以作为出现档案矛盾的重要证据，有效推动档案管理工作的健康发展，同时为档案工作打下坚实的基础。

3.3档案管理工作流程与信息技术融合

档案管理工作流程与信息技术的有效融合主要体现在后台操作过程中。人民群众对于档案管理工作流程的接触并不是直接开展，但档案管理工作流程的进行决定了人们对于档案信息化管理的满意程度。通过将档案管理工作流程与信息技术的有效融合，积极实现全自动办公，从而避免过多人员参与到档案管理工作中，有效提高档案管理工作效率[4]。档案管理工作流程与信息技术之间进行有效融合，构建档案信息化管理体系，进而档案管理工作人员积极参与到维护系统安全工作中，避免更多人员参与到其他工作中，有效提高档案管理工作质量与工作效率。要实现档案管理工作流程与信息技术有效融合应积极制定统一的标准，有效规范工作流程，从而实现档案管理信息化建设，同时这也是构建档案信息化管理体系的基础，只有制定统一的标准，有效促进体系中各种信息的互相融合，确保档案信息网络的畅通，真正实现资源共享，

3.4档案检索与信息技术融合

档案检索与信息技术之间进行游侠融合，保证使用者可以利用信息技术进行准确、及时进行档案信息的搜索。在将档案检索与信息技术进行融合的过程中，应重要以下两点：第一，网络用户对于搜索的档案信息只是可讀，不能对档案信息进行改动，确保档案信息真实性。第二，档案检索内容应分为完全公开与部分公开两部分。对于完全公开的档案信息是所有人都可以进行搜索，对于部分公开的档案信息，需要利用密码才可以搜索。以这两点作为档案检索安全性提供有利的保障。

3.5提高档案管理工作人员的信息技术水平

档案管理与信息技术的有效融合其基础是档案管理工作人员具备良好的信息技术能力，因此提高档案管理工作人员的信息技术水平是融合档案管理与信息技术的重要方式。首先，档案管理工作人员应具备熟练的信息技术操作能力，同时应全面了解网络安全相关知识。其次，档案管理工作人员应重视提高自身专业职业素养，对现有的档案管理工作人员应加强信息技术水平的培养，提高档案管理工作人员的信息技术操作水平，同时提高档案管理工作人员网络安全知识以及相关信息的掌握情况，促使档案管理工作人员在开展档案管理工作的过程中可以积极融合信息技术，从而推动档案信息化管理系统的发展，有效提高档案管理工作效率与工作质量。

总结

本文主要针对于推进档案管理与信息技术融合的策略进行了相关方面的分析，在信息科学技术不断发展的背景下，档案管理与信息技术之间进行有效融合是符合社会发展需求，以及实际工作需要的。推进档案管理与信息技术的有效融合，有效实现构建档案信息化管理体系，有效提高档案管理工作质量，进而推动档案管理工作的健康发展，同时也实现相关工作效率的提高，推动社会的和谐发展。

参考文献：

[1]郭瑞苗.电子信息技术在档案管理中的有效应用[J].电子技术与软件工程，2018（18）：251.

[2]吴艺红.信息化背景下电力企业档案管理面临问题与对策[J].通讯世界，2018（09）：319-320.

[3]林江翔.信息时代档案管理工作面临的问题及措施分析[J].长江丛刊，2018（28）：154+165.

[4]艾伟.如何推进档案管理与信息技术的有效融合[J].机电兵船档案，2018（03）：39-40.