高校档案部门勤工助学工作管理探究

白茹花

摘 要： 高校档案部门设置勤工助学岗位，不仅可以缓解档案部门人手不足带来的工作压力，而且为家庭困难大学生提供了经济补助和实践机会。目前高校档案部门开展勤工助学工作普遍存在规章制度不完善、岗前培训不到位、上岗学生流动性较强等问题。高校档案部门应建立健全勤工助学制度，加强岗前培训，专人负责指导，采用新的管理理念，使学生成为档案部门工作的得力助手。

关键词： 高校 档案部门 勤工助学 工作管理

高校开展的勤工助学活动指高校大学生在学校的统一组织下利用课余空闲时间，通过个人劳动取得合法的劳动报酬，用来改善个人学习、生活和经济条件的社会实践活动。早在2007年，教育部、财政部联合制定的《高等学校学生勤工助学管理办法》中就明确提出：“各个高校要把大学生的勤工助学工作作为日常工作和深化高校改革的重要内容，予以高度重视，积极采取切实措施，加强组织领导。建立学校党委领导、行政负责、各职能部门参与、团学组织协助的管理体制。”[1]（1）在此背景下，高校档案部门积极响应学校号召，认真贯彻落实教育部相关文件精神，在本部门开展形式多样的勤工助学活动。

一、高校档案部门开展勤工助学的意义

（一）对档案部门的影响。

1.适应档案部门发展的需求。近年来，随着院校合并、招生规模扩张，高校学生人数急剧增多，学科专业随之不断更新和扩展，高校档案的内容和种类变得更加复杂繁多，这就对高校档案管理工作提出更高的要求。各高校档案部门都存在人力资源不足的问题，另有信息技术的应用、数字化档案的形成，使传统档案利用模式与信息服务手段共存。档案馆必须在保质保量地完成传统利用服务工作的同时，还要投入一定人力物力进行數字化建设，如档案管理软件的开发、数据库的建设、设备的更新、网络的维护等。随着在校学生在升学、就业、出国、部队提干方面，社会各界毕业生在晋级、评定职称、学历认证等方面的需求，使高校档案部门利用率不断增长，全校师生和广大毕业生对档案利用服务质量的要求愈来愈高。面对这样的格局，单档案部门现有的人力是远远不够的，通过招聘勤工助学学生，并根据学生所学专业和不同的课余时间，分配到适合的岗位，协助档案部门工作人员工作，成为高校档案部门缓解人力资源不足的最佳选择。

2.为档案部门注入新的活力。长久以来，高校档案部门一直处于高校科学研究、人才培养、社会服务、文化传承四大中心任务的大后方，属于不被重视的辅助部门，与一线教学部门相比，在经费、人员、设备配备方面存在很大差距，存在日常工作量大、档案管理工作人员不足的情况。档案部门工作人员虽然工作经验丰富，但整体安于现状，与学校其他部门交流较少，导致工作人员视野不宽，有不思进取的现象。再加上档案部门工作人员流动较弱，年龄偏大的同志较多，办公室氛围比较沉闷，缺少活力。大学生年轻好学，对工作充满激情。让大学生加入档案部门勤工助学，能给档案部门带来朝气和活力，活跃工作氛围，有利于提高工作效率。高校档案部门工作人员既是大学生一起工作的同事，又是言传身教的老师，在工作中不仅要带好头，还要注重工作形象。因此，勤工助学学生的加入，不仅能改善档案部门的工作环境，还能改进档案工作人员的工作作风[3]。

（二）对学生的影响。

1.大学生自身价值得到体现。在勤工助学中，学生通过劳动感受着奉献带来的快乐。学生通过亲身经历，得知档案井井有条、学校秩序有条不紊都是老师们付出辛勤劳动得来的，更加懂得劳动的重要性，更加爱护校园的一草一木，遵守学校纪律。通过勤工俭学取得报酬，从中体会父母的不易，更加勤俭节约、自强自立。

2.培养学生的自律能力。学生勤工助学的过程是一次学习和了解档案的机会。学生可以接触到学校的历史资料和往届毕业生的学籍档案，了解到学校历史和现状，提高学生自我管理能力。如通过整理教学类档案，了解档案记录的有关历届学生在校期间的表现情况，如个人的学习考试成绩，参加的活动，在校期间获得的荣誉，因违反纪律受到的处罚等。当大学生接触到这些档案信息，一定会得到触动和启发，对心理产生潜移默化的影响，促使勤工助学学生严格要求自己、管理自己，促使自己成为一名优秀的大学生[4]。

3.培养学生的自我教育能力。参加勤工助学，为学生提供了人际交往、提高自身社会社交能力的锻炼场景。工作中学生通过不同的岗位角色，同学校内部的老师、同学及毕业的校友等各类人士广泛接触，增强与人沟通的能力。在良好的沟通交流环境下，学生也增强了自信心。同时，与同学们分工合作完成老师布置的任务，锻炼了学生的团结协作能力。

4.培养学生适应社会的能力。通过参加勤工助学，既提高了学生的综合能力，又培养了吃苦耐劳的精神。一般情况下，通过一段时间实践工作，可以增强学生服务意识和工作责任感，培养与人沟通和交流，与指导老师进行业务合作的能力，随着业务技能和管理水平的不断提高，学生毕业后能快速适应社会。

二、高校档案部门勤工助学工作存在的问题

（一）勤工助学规章制度不完善。

高校档案管理部门在勤工助学工作的管理制度上没有制定出完整的、细致的制度，甚至部分高校档案部门从没制定过助学管理制度，而是参考高校统一的勤工助学要求进行管理。档案管理工作本身具有保密性和专业性等特点，对勤工俭学要求比其他部门更加严格。如果不能制定专门的勤工助学管理制度，那么工作中处理具体事情时就无章可循，给管理工作带来一定的困难。

（二）岗前培训不到位。

在档案部门工作需要档案学相关专业背景知识，档案分类、编目、录入等工作需要有一些档案专业知识，一些档案设备的使用与简单维护需要专业知识作为支撑，而非档案专业的学生在日常生活中几乎不会接触到这方面知识。岗前培训不到位，在工作过程中指导老师没有及时指导或一时督促不到位，就会出现分类错误、案卷整理不合格、数据系统挂接不对应等问题，错误的返工会更加费时费力，如果错误没有被及时发现，就会造成更严重的后果。岗前培训不到位，学生还会因操作不当损坏档案设备，给档案管理部门造成不良的后果。

（三）勤工助学的学生流动较大。

档案管理工作的专业性强，这就要求勤工助学的学生必须有较高的业务素质，有较强的逻辑思维能力，能熟练掌握计算机操作系统，有驾驭文字的能力，还要工作严谨细致，但档案部门的工作又是琐碎的、枯燥无味的，需要学生做大量重复性工作，如盖档号章、编页码、出库入库等，在与学校其他勤工助学部门酬劳相同的情况下，档案部门的勤工助学学生很难长期干下去，人员流失比较严重。素质较高的学生往往聘到了也留不住，造成的现象就是老师付出精力培养出来一批工作熟练、能独当一面的学生，但到下个学期学生又因为种种原因不愿继续留用，形成恶性循环，影响档案管理部门的工作效率。

三、对档案部门勤工助学工作的建议

（一）建立健全档案部门勤工助学制度。

应根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号），在学校勤工助学管理办法的基础上，制定档案部门勤工助学管理制度，作为档案部门开展勤工助学工作的管理规范。档案部门勤工助学管理制度主要包括四个方面：一是岗位责任制度，明确勤工助学岗位要求，落實责任到人；二是考核制度，对学生的日常工作表现定期进行考核，做到奖优罚劣，并将考核结果反馈给所在院系作为综合素质评定的依据；三是保密制度，将档案涉密级别进行详细划分，要求学生对接触的档案秘密严格保密，一旦出现泄密行为就将追究本人责任；四是用工制度，一旦学生被录用，就将签订用工合同，明确其岗位职责、合理安排工作时间、薪酬及违规处罚措施等条款，保障双方的权益。

（二）重视岗前教育。

由于一般勤工助学大学生都是非档案专业的学生，因此必须进行岗前培训。在工作技能方面，通过对档案管理流程、操作规范等知识的培训，学生能够迅速掌握工作技巧，进入工作状态。在政治思想方面，老师首先在思想和心理上帮助学生克服心理压力，正确面对生活中的困难，坚定树立战胜困难的信心和勇气；二是培养学生职业道德素养，增强巩固工作的责任心和组织纪律性；三是灌输学生的保密意识，充分认识保密的重要性，对在档案管理中经手的重要文件，严守秘密，绝对不能泄密，不断提高政治觉悟。

在业务知识培训方面，指导学生先学习《高等学校档案管理办法》、《档案实体分类方案》《各类档案归档范围与保管期限》，以学校编制的《档案工作手册》为依据，指导老师耐心地教会学生分类、编目、整理、装订、录入档案管理系统、装盒、入库、上架等一系列工作流程。指导老师随时对学生的工作进行监督指导，随时解疑，才能使学生由各项环节都懵懂的生手，历练成为工作严谨的档案部门助理。

（三）加强沟通，充分尊重与平等对待。

在工作中，勤工助学的学生既是档案部门老师的学生又是工作中的同事，在工作上，老师要热情帮助勤工助学的学生，有意识地多鼓励和表扬，发现错误时耐心地指正帮助。在思想上平等沟通，在生活上经常嘘寒问暖，平时多留意学生的思想波动，当学生遇到困难和烦恼时及时伸出援手。老师和学生一起工作的过程也是相互理解、相互学习、相互支持、相互提高的过程。通过营造和谐快乐的工作环境，留住学生，减少人员流失，有利于档案工作的开展和顺利进行。

四、结语

勤工助学工作已经成为档案管理工作不可或缺的一部分。勤工助学的学生参与档案部门工作，不但提高了学生的综合素质，减轻了一些贫困生的经济负担，改善了他们学习和生活条件，而且使档案部门的管理水平和服务质量得到了提升。

参考文献：

[1]教育部、财政部关于印发《高等学校勤工助学管理办法》的通知[Z].教财〔2007〕7，2007.

[2]蔺海波.高校档案工作如何由边缘走向中心[J].中国教育报，2008（9）.

[3]蒋娟.对高校档案勤工助学的思考[J].兰台世界，2010（3）：24.

[4]张绍英.高校档案部门勤工助学中档案保密问题初探[J].兰台世界，2010（6）：18-19.