新形势下的电力档案管理创新分析

李剑鸣

摘要：电力档案作为电力企业经营活动的记录文件，其管理工作对企业有着至关重要的作用。本文通过对电力企业在档案管理中的弊病进行分析，提出了增强对档案管理工作认识、提高管理人员素质、完善管理制度和加强档案信息化建设的档案管理措施，通过这些措施的实行，进一步加强电力企业的档案管理工作。

关键词：电力档案;增强认识;提高素质

电力档案涉及到电力企业日常经营中的方方面面，具有信息量巨大、范围广、门类多的特点。电力档案是电力企业在经营活动中产生的一笔无形财富，若能在日常的工作中进行研究使用，定能达到工作中事半功倍的效果。电力企业在电力档案的管理工作上应加强认识，使这笔无形财富发挥应有的效果。

一、电力档案管理过程中的问题

由于过去企业对电力档案的认识不足，在档案的管理过程中经常会出现归档不及时、档案利用率低、档案信息化建设落后的问题[1]，这与相关管理人员短缺、管理素质较低以及企业员工对档案重视程度不高有关。档案归档不及时，有时甚至还会出现文件遗失和损坏的现象，而这些现象的发生，往往给档案的收集工作带来了极大困难。同时在档案的收集、管理、使用和保密方面也存在着管理上的不足，档案在借阅时有借无还，借阅时对档案随意涂改、销售、泄密等行为时有发生。档案管理人员学历偏低，缺乏责任心，没有档案管理的理论知识，工作水平低下，且档案管理人员经常变动，严重制约了档案管理水平的提高。最后在档案管理信息化上投入不够，档案信息化设施和相关人才缺乏，不能及时对档案进行分析整理以便进行利用。可见改善电力档案的管理工作已经刻不容缓，电力企业应加强相关工作的重视程度。

二、应对电力档案管理问题的具体措施

（一）增强对档案管理工作的认识

要加强档案的管理工作，首先要改变过去对档案的浅显认识，其中领导对档案管理工作的作用是至关重要的，只有领导的重视程度足够，才能够继续对员工进行档案知识的相关教育，让员工做到档案及时归档，借阅时进行登记，在借阅后能按时归还，同时在借阅时做好档案文件的保护工作，不随意涂抹档案，保证档案归还时的完整，不在未经公司许可的情况下将档案进行外借、复印、出售等行为。档案的使用方面也要对员工进行指导，以便充分地发挥档案使用功能。在管理工作中实行责任制，管理人员及时对档案归档、借阅进行记录，当出现未能及时归档、按时归还是，直接对相关责任人员进行追要。开展档案知识的保护工作会议、讲座，让档案保护、使用知识能够深入到每一名员工的内心。

（二）提升档案管理人员的综合素质

电力档案的管理工作主要是通过专业的管理人员来实现的，改变过去档案的管理状态，最先要对管理人员素质进行提高[2]。培养管理人员对档案管理工作的责任意识，帮他们了解到档案管理工作对企业的重要性。之后提高管理人员的管理水平，通过专业培训、进修学习等方式提高他们对管理知识的掌握程度。在档案的管理过程要调动管理人员的积极性、自觉性，当发现问题时能及时进行处理，预防相同问题的二次发生。档案管理人员要具有稳定性，不能频繁进行人员更换。增强管理人员的服务意识，在保证文件的完整性、保密性的同时能够对档案信息资源进行深层次挖掘，做好档案的开发利用工作，当员工在使用档案时能够给予正确的指导。随着新时代的到来，电力档案的管理人员要与时俱进，确保档案管理工作的高效进行，推进档案管理的进一步发展。

（三）健全电力档案管理制度

电力企业在过去的档案管理中没有统一的行为规范，且管理行为松散。为进一步加强档案管理水平，电力企业要逐步实现管理工作的规范化、制度化、科学化，制定统一的标准，在管理的过程中能够做到有法可依，从制度上确保档案文件的完整、准确、系统、齐全。制定标准在规范员工使用档案的行为，同时也能指导管理人员按照规范进行正常的管理工作。对不同类型、不同载体的档案要进行分门别类，方便在使用时进行查找。档案在归档之后要及时进行复件的复制工作，确保在原文件发生丢失时，依然能够使用复件完成工作。在借阅时要对借阅文件、借阅时间进行确认，在借阅前要求借阅人员进行签字，归还时对文件进行检验，没有问题后在进行归档。当文件没能及时归还时，要对借阅人员进行索要。涉及到保密的档案文件，只能在档案室内进行阅览，严禁将文件带出阅览室或者进行誊抄、拍照等，严防档案的泄密。

（四）加强档案信息化建设

档案信息化是未来档案管理的趋势，电力企业在管理档案时也要紧跟时代，进行档案的信息化建设，利用信息化技术进行档案的管理和开发。在信息化建设中最重要的是进行档案信息的数字化，利用数据库技术、高速扫描技术、数据压缩技术等技术手段，将传统介质文件和已归档保存的电子档案进行系统组织，成为具有有序结构的档案信息库。在进行档案的数字化后，还可以通过建设数字档案馆的形式来进行档案资源的共享。在档案的信息化建设过程中需要使用高性能的信息化設备，企业要加大相关的资金投入，同时，能够进行信息化的高水平、高层次人才也是不可以或缺的，企业也要加大相关人才的引进力度，为电力档案的信息化建设保驾护航。

三、总结

档案作为电力企业经营活动产生的第一手资料，要进行妥善的管理，并推进档案的信息化。在世界飞速变化的新形势下，电力企业要着眼于未来，对档案文件进行深层次的挖掘，合理使用，让这些无形财富释放出更大的能量，让电力企业的发展更上一层楼。

参考文献：

[1]杜勇.电力企业档案管理中存在的问题及对策[J].企业技术开发，2011，30 （7）：180-181.

[2]张媛.试论电力企业档案管理现代化[J].图书情报导刊，2011，21 （20）：108-110.