浅谈二级学院研究生秘书工作

【摘要】随着研究生教育规模的不断扩大、培养模式的日趋多样化，研究生管理工作日益繁重，研究生管理逐渐成为制约研究生培养质量的一个重要因素。为此，多数高校二级学院设立了“研究生秘书”职位。二级学院研究生秘书即是研究生院与二级学院、研究生导师与研究生之间衔接者，又是研究生教育管理工作的直接组织者和执行者，因此，充分认识二级学院研究生秘书应该具备的作用和应该提升的能力，对于充分发挥二级学院研究生秘书的作用、切实提高研究生管理的水平、培养质量具有重要意义。

【关键词】二级学院 研究生 秘书工作

【中图分类号】G47.2 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）34-0018-02

一、二级学院研究生秘书应发挥好“四种作用”

充分发挥二级学院研究生秘书在研究生管理工作中的作用，是提高研究生培养质量的关键。

（一）思想引导作用

习近平总书记指出：“我国高等教育肩负着培养德智体美全面发展的社会主义事业建设者和接班人的重大任务，必须坚持正确政治方向。”思想政治工作需要贯穿研究生教育教学的全过程，实现全方位、全过程的育人。研究生秘书作为研究生教育管理的一线工作人员，往往担负着研究生政工干部责任，在学校、学院党委（总支）等部门的领导下对研究生进行政治思想教育，是研究生思想政治教育的重要参与者。在对研究生进行分类引导，培养学生的体质、人文、审美、心理、思政、道德能力方面发挥着不可替代的作用。

（二）参谋助手作用

研究生秘书是分管院长的参谋和助手，要协助分管院长及导师制定培养计划、教学大纲，还要协助教学检查、评估等工作。同时研究生秘书要及时收集、整理有关教学、教务资料，建立健全的各类档案。研究生秘书的工作既要围绕工作重点按部就班、踏实工作，又要未雨绸缪、献计献策。在重大问题的处理上，增强敏锐性，发挥主观能动性。另外，研究生秘书还要做深入教育改革的参与者，与授课教师积极配合，积极参加教学、课程、实践课改革，提高研究生教育的培养质量。

（三）沟通桥梁作用

二级学院研究生秘书工作与研究生人才培养的教学过程中紧密相关，是研究生教育教学过程中的中介。因此，研究生秘书要摆正工作位置、端正工作心态，真正发挥服务育人的作用；同时，还要经常深入师生进行调研，想问题办事情从大局出发，从而发挥综合服务的作用，为教育教学工作顺利开展增砖添瓦。

（四）行為示范作用

研究生的年龄结构、社会阅历、生活方式等方面与本科生有较大区别，他们的团队意识较淡薄、活动积极性相对较低。针对这一特点，二级学院研究生秘书应掌握合理的教育方式，做到为人师表，自觉在研究生党团、学生会和社团的协助下，充分调动和发挥研究生自我教育、自我管理、自我服务的积极性与主动性。结合专业特点，组织社会实践、学术创新、创业教育等活动以促进研究生综合素质的发展。

二、二级学院研究生秘书应具备的“四种能力”

二级学院研究生秘书工作量大，琐碎繁杂，头绪众多，工作繁重，要求其必须具备较为过硬的综合素质。

（一）业务处理能力

二级学院研究生秘书的工作繁杂，内容多，且事务性工作居多。工作内容涵盖了研究生的招生、培养、学位、学籍、就业等方面。这要求研究生秘书既要掌握秘书的基本专业知识，又要掌握相关学院相关学科的专业知识。同时要熟知研究生院和学院与研究生教育相关的各种规章制度，以及各位导师的教学、科研状况等，同时要兼顾了解研究生的学习、科研和生活，提高自身组织协调能力，以利于研究生培养质量的提高。

（二）组织领导能力

二级学院研究生秘书的定位是为研究生培养服务，兼顾研究生管理，是研究生教育管理工作的基层执行者和组织者，全程参与研究生的招生、培养、学位、就业指导、派遣等工作，兼顾教务，学工。因此，二级学院研究生秘书必须注意统筹安排。科学制定工作目标计划，严密组织实施，才能使各项工作有的放矢、有序推进。

（三）沟通协调能力

良好的沟通协调能力是研究生秘书工作高质量、高效率的保障。作为研究生秘书要善于“弹钢琴”，时常保持轻松平静的心态，遇事不慌不忙。针对不同的对象，采用不同的沟通协调方法，要学会“换位思考”，才能及时妥善地处理教学过程中的问题。对待领导，要做到尊重而不恭维、服从而不盲从；对待导师，要做到平等协调、尊重理解、互敬互谅；对待研究生，要做到态度热忱、真心实意；对自己，要做到工作勤劳、任劳任怨、处事稳妥，好的工作态度也是顺利开展工作的法宝。

（四）科学管理能力

研究生秘书在教学管理工作中经常遇到研究生院、学院、导师与学生等多方面的问题。大部分研究生秘书既要及时处理各类问题，又要兼顾正常的工作。因此，良好的工作方法是有效地促进工作开展的保障。在工作中，注意分清主次、沟通协调、有效安排、调动研究生自我管理积极性，从而促进二级学院研究生各项工作的顺利进行。

三、二级学院研究生秘书成长应用好“三种力量”

二级学院研究生秘书队伍是推进高校研究生教育改革不可或缺的重要保障，建设一支高素质的研究生秘书队伍需多方发力、多措并举，依靠多种力量促进其健康成长、稳定高效的发挥作用。

（一）政策的引领力量

研究生秘书是高校实施研究生二级管理的重要力量，但从实践看，部分高校对二级学院研究生管理人员不同程度存在重视不够的问题，研究生秘书同时兼任科研秘书或教学秘书的现象较为普遍。改变这一状况首先要从思想上认识到研究生管理工作的重要性，充分重视研究生二级管理工作。其次，人事部门应按编制落实配置专门的研究生秘书管理岗位，安排专职管理人员并大力提高研究生秘书的地位和待遇，使之在晋升、职称评定、评优等方面能够享受到政策优惠，从而激发研究生秘书的自信心和工作热情，加强学院的研究生管理工作。

（二）制度的制约力量

管理行为学认为，奖励可以得到，惩罚可以避免。研究生秘书工作效率的提高是研究生教学管理高效的一个因素。因此，要改革并完善研究生秘书的管理制度，规范各项规章并落实到位。加强规章制度的建设是实现研究生管理规范化、科学化的重要措施， 直接影响着研究生秘书的工作程序、质量和效率。健全的规章制度可以约束、指导和激励研究生秘书的行为。只有健全各项规章制度，充分调动和发挥研究生秘书的工作积极性，才能把研究生教育管理水平提高到一个新的层次。

（三）培训的提升力量

提高研究生秘书的综合素质和业务能力将有利于推动研究生管理走向科学化。而提高素质和能力的最有效途径就是加强岗位培训和技能培训，使研究生秘书能够适应岗位的新需求。学校应将二级学院研究生秘书的培训进修和学习交流纳入学校的常规计划。可以通过学历提高教育、短期培训班、工作经验交流会、学术交流和跨校（院）参观学习等方式，为二级学院研究生秘书成长提供实践锻炼的机会，提高研究生秘书队伍的整体工作水平。

参考文献：

[1]冯敏， 王越. 充分发挥研究生秘书在研究生二级管理中的作用. 中国林业教育 2009：148-151

[2]刘翠琼， 贾黎明. 做好高校研究生秘书二级管理工作的几点思考. 中国电力教育 2010：41-42

[3]王琴， 周骥平.二级学院研究生工作秘书的角色定位. 扬州大学学报（高教研究版） 2012：68-71

作者简介：

郑桂红（1977.02-），女，汉族，山东郓城人，硕士，研究方向：生理学与生物化学。