浅谈档案资料的优化归纳管理

崔暖

当前，由于档案资料的数量不断增长，社会分工不断细化，各层级的信息量大而全。加之档案资源越来越多，档案的服务功能也表现的越来越明显，传统的档案资料归纳管理方式和方法已经越来越难以适应现代社会利用的需求。因此，档案资料的优化归纳管理就显得尤为重要。

一、努力提高档案管理人员的自身素质

要实行档案资料的优化归纳管理。一是要提高档案管理人员的基本素质，包括他们的业务素质和知识水平；二是要加强档案管理人员的政治学习，特别是我国已经进入了新时代，档案管理人员要以党的十九大精神为指导，增强党性修养，提高思想道德素养，进而自觉遵从党和政府的工作大局；三是要努力学习适应岗位要求的基础知识，不断深化调查与研究，进一步提升新时代对档案信息的认知和需求，持续归纳总结与细化探索，不断加强管理水平；四是要具备操作计算机的能力，不具备操作计算机能力的档案工作人员就不能胜任当前档案管理工作的需要。因此，抓好档案资料优化归纳管理，必须要有一支高素质的档案管理员队伍，要加强人才专业培训，吸收多方面人才，善于发现人才，不断壮大和充实现代化档案管理人才队伍，进而实现档案资料的优化归纳管理。

二、强化管理制度，建立优化管理的新模式

强化档案管理制度的实施非常重要，如档案资料的收集制度，档案归档的范围规定，档案保管期限的制度，档案保管利用的制度等相关制度与规定。上述这些制度与规定应当及时纳入单位的岗位职责和有关考核办法当中，从而进一步提升全员档案的大局意识，并要求部门的内设机构有专人负责配合档案部门进行相关资料的归档工作，强化档案登记与传递制度，实行动态化的档案关联管理，如发生遗失应当及时查寻并补缺，以确保档案资料的一致性和完整性。

档案资料管理工作头绪繁多，整理难度大，这就要求我们应当建立符合本单位实际情况的档案资料优化归纳模式，因而差异化的档案资料优化归纳模式就显得尤为重要。而档案、图书影音资料的优化归纳管理方法是适合现代化档案管理的新模式。单位对档案资料、图书影音资料实行优化归纳管理，不仅能够有效节约时间与成本，规范档案资料的收纳与整理，而且能够及时提供更多，更加全面的综合信息，实行档案资料优化归纳管理是单位动态管理的必然需求。因此，在落实档案管理制度方面，设定专职档案工作人员的职责内容，制定档案借阅守则，档案保管与保密制度，档案工作考核办法等，从制度先行，保障档案工作的每一步流程有迹可循，确保档案资料的质优量明，规范档案类别与载体的有效统一，以使档案的立卷、归档、保管、移交、统计、利用、鉴定、销毁等各环节都依据而行，为实行档案资料的优化归纳管理工作夯实基础。

三、档案资料优化归纳管理方法

（一）区分缓急，重点排序

现代档案管理的主要目的就是档案为社会所用，而实现档案资料优化归纳管理的目的是为了提升档案的利用效率。综合性档案馆在实现档案资料优化归纳管理的过程中应当先行确定档案的重要程度、档案的内容价值，档案的利用率，以及档案的保密等级，和档案的开放情况，并对其进行排序、筛选。把核心档案，以及社会利用程度较高的档案进行优先排序，从而进一步提升并规范档案管理的计算机网格化进程和档案资料社会利用效率与价值。

（二）区分档次，节约时效

著录过程当中，应当把握案卷的三档分类方法：

第一档，把问题简单化、价值性低的档案进行案卷级别的著录；

第二档，把同一卷内的多个文件重复相同内容的档案进行文件组合级别的著录；

第三档，把重要性文件进行文件级别的著录。

上述三档级别的著录分类方法，在档案著录工作中，不仅节省时间，提高效率，而且规范统一著录条目和录入条目。

（三）区分类别，提升速率

对全引目录案卷，在著录过程中，可直接在全引目录上进行分类标引。对于具有特殊形式的档案可使用计算机进行名称、时间、地址等类别案卷目录录入，再通过软件程序统一划出类别号。利用档案目录的原始信息进行分類能够减少著录的环节，从而提升著录的速度和效率。

（四）大数据信息，提升数据库质量

大数据信息处理是现代化信息必不可少的技术，将档案资料进行数字化处理与存储是强化档案目录数据库和档案全文数据库，以及档案多媒体数据库的必然要求，同时，也是档案资料优化归纳管理的重要组成部分。

（作者单位：晋冀鲁豫烈士陵园管理处）