人事档案管理在离退休服务工作中的重要作用分析

贾坤涛

[摘要]随着我国人口老龄化现象的不断加强，企业的离退休职工日益增多。离退休人员的人事档案的应用范围逐渐广泛，而人事档案管理直接影响了离退休人员的合法利益。但是离退休职工人事档案管理工作在开展的过程中存在较多问题，这就需要企业应用有效措施不断完善人事档案管理工作。本文分析了人事档案管理在离退休服务工作中的重要意义，并浅谈了人事档案管理工作的现状，针对现现状提出了相应的有效措施。

[关键词]人事档案管理；离退休服务工作；重要作用

我国企业日益壮大，其中企业的管理工作也逐渐增强，人事档案管理也随之不断改进和发展。离退休职工的人事档案的管理对离退休职工至关重要，它是退休后享受各项国家政策的基本材料。因此，在现阶段的企业管理中，要提高企业离退休职工的人事档案管理工作，创新和完善管理工作制度可以确保企业离退休职工人事档案管理工作的有效开展。

一、人事档案管理在离退休服务工作的重要意义

档案是通过物质形式进行永久性存储，为后人提供宝贵经验。随着社会的进步企业的发展，档案数量内容也不断增加，它在社会中地位也逐渐提升，它记录了一个人从学校到社会岗位的不同内容，可以说是记录了人的一生。在进行一些社会活动或领取国家福利时都需要与人事档案有关的材料，它的重要性不言而喻。

（一）确保个人合法利益

离退休职工在企业中的各种贡献和个人信息都存在于离退休人事档案之中，离退休人事档案具有特殊性，其中档案的内容具有真实性，它通过物质的形式全面的记录了人一生的各种事迹和贡献，并被保存了下来。开展人事档案管理工作可以保证个人信息的保密性、完整性和可用性，为离退休职工的合法利益提供强有效的保障。离退休职工是特殊群体，他们为企业、社会和国家的发展贡献了毕生心血，因此，人事档案管理部门要做好离退休职工的服务工作，保证他们离退休后档案的完整性，在日后使用时不会出现各种问题。

（二）应用范围广泛

随着时间的推移，我国人口老龄化逐渐增强，人事档案对离退休职工越来越重要，可应用的范围也逐渐扩大。在实际生活中应用广泛，如办理社会保障、医疗保险、户籍登记等各种手续都需要人事档案，进行一些社会活动时也需要出示檔案证明，它是办理这些事情的根本依据。如一些对国家与社会有杰出贡献的退离休职工，在为他们写人物传的时候，人事档案就是一份具有宝贵价值的材料。在人事档案管理工作过程中，要将离退休职工的人事档案进行合理有效的管理。

二、人事档案管理在离退休服务工作中的现状

社会经济体制的改革，促进了我国各项事业的发展，使人民生活水平逐步提高，并且幸福指数直线上升。在现今社会发展的背景下，人事档案的管理工作已经不能满足社会的发展和市场的需求，较多问题逐渐突显，影响了社会、企业以及个人的利益，具体问题包括以下几点。

（一）管理工作不严谨

企业中离退休职工的人事档案管理工作不严谨，需要改进和完善相应的管理制度。人事档案管理部门虽然对离退休职工的人事档案管理工作进行了改善和提高，但是管理制度存有一定缺点，致使管理工作缺乏严谨性。人事档案管理的缺点主要是档案材料不完整，档案保密工作、交接工作以及应用工作缺少规范性和标准性，致使档案管理杂乱，这就降低了离退休人事档案管理工作的效率。

（二）企业缺乏重视程度

企业中的经济利益被放置到重要位置，因为企业的发展离不开经济利益的支持。所以，大部分企业都比较重视与经济利益有关的工作，在这些工作上花费较多的精力与时间制定相应的计划，避免出现各种问题而影响经济效益。却忽视了人事档案管理工作，认为人事档案管理是微不足道的，只要保存完好不被泄露就可以，没有认识到人事管理工作的重要性。

（三）人事档案管理工作人员专业能力低

企业中人事档案管理是较为严肃的工作，但管理工作并没有受到各大企业的重视。招聘到人事档案管理工作人员后，并没有开展培训活动而是直接上岗，由于工作人员缺乏工作中经验或专业能力不足，对企业中的人事档案管理工作又缺少了解，致使在日常工作过程中缺乏规范性与标准性。这就降低了人事管理工作的效率，不利于离退休职工的人事档案服务工作。

三、增强离退休职工人事档案管理的有效策略

（一）改进和完善离退休职工的人事档案管理工作和规范交接工作

人事档案管理工作的特征是严谨、严肃，管理制度的提高是企业离退休服务工作有效开展的基础。要构建科学、合理的人事档案管理制度。比如制定企业离退休职工人事档案管理制度、档案管理责任、档案保密职责、档案的分类归档制度等，确保退离休人事档案管理服务工作的开展。离退休职工的人事档案进行交接时，必须要规范交接工作确保理离退休手续的齐全性和完整性，才可将手续放置本人的档案中，移交企业要正确填写离退休职工的基本信息，登记移交档案内容。整合立卷档案时，在进行移交档案材料的收集与造册时要遵守《公司人事档案整理规定》，每一卷的档案目录要和内容相符合，保证档案质量的同时，也要确保装订成册的档案拥有整洁的外观。在接受档案过程中，档案管理工作人员要细心核对移交的档案与名单，检查每一卷档案是否达到相应规范标准，如遇到不符合相关规定的档案则把档案退还移交企业，让移交单位按规范标准整理后再次移交。在移交时的档案详细表要移交方和接收方各执一份，档案检验合格后，双方签字。

（二）宣传人事档案知识

人事档案对于个人来说极为重要，然而，在实际生活中，大部分人未能了解到它的重要性，遇到问题需要人事档案时，才知道它的重要作用。因此，要对人事档案的重要性进行宣传。首先，要宣传与档案相关的法律。其次，通过宣传法律提高员工对社会的认知，提高档案利用率。

（三）提高人事档案管理人员的专业能力

随着社会和时代的进步，为了企业的更好发展就必须要提高人事档案管理人员的专业能力。因此，人事档案管理工作人员必须要努力学习、精通技能、积累工作经验，为提高专业能力奠下基础。随着科技的发展，信息技术也被广泛应用，人事档案管理的科技性也逐渐增强，所以人事档案管理人员必须要创建终生学习观念，熟悉并掌握档案管理工作的基本知识，多参加一些相关工作的培训，提高自身的管理能力。在日常学习中可以利用互联网技术多搜集和学习一些与工作相关的专业知识，拓宽自身的视野，构建完整的知识体系，近而创建科学的、合理的、便捷的管理系统，使人事档案分类更明确，查询工作更便捷，降低人事档案管理的出现的错误率，为离退休职工人事档案管理做好服务工作。

四、结束语

离退休职工的人事档案具有较高的价值，它不仅是企业的精神财富，也是社会和国家的精神财富，建立和保存人事档案的主要目的是为了保存经验、智慧和成就，可以让后人参考、欣赏和借鉴，必须要保证档案的完整性与安全性。因此，要根据人事档案管理工作现存的问题不断改进和完善管理制度，要重视人事档案的重要性、不断规范交接工作、增强管理人员的专业能力，近而提高离退休职工人事档案管理工作，为离退休职工利益提供保障。