浅析信息化背景下加强档案数字管理的措施

青萍

摘要：在信息化背景下，应以信息化技术为核心构建数字化OA系列文件文书管理模式，深入挖掘文书信息资源，从根本上提升文书数据资源管理效率。鉴于此，本文通过分析信息化背景下加强OA文书数字化管理模式建立的必要性，深入分析文书信息管理数字化实现过程提出加强文书档案管理的主要措施，旨在全面提高文书资源管理效率。

关键词：信息技术；文书档案；数字化管理；问题研究

引言

OA文书管理主要是收集各类文书档案信息，整理相关信息资源及各种文献资料，以保障文书档案信息的真实性和有效性。作为各部门职能履行的信息载体，各类文书信息资源是当前各个部门工作开展的重要依据，在信息化背景下建立健全文书信息数字化管理模式，能对各类文书信息进行分类保存及集中利用，以满足各部门工作开展的现实需求。因此信息化背景下建立文书信息数字化管理模式具有重要的现实意义[1]。

一、建立OA文书数字化管理模式的必要性

（一）建立OA文书数字化管理模式是现代信息交流及共享的基础

在信息技术及各类数据交互技术不断进步的背景下，建立文书数字管理模式是各部门实现信息共享及信息系统连通的基础条件，能够促进各类部门及信息机构在局域网范畴内实现信息共享，对公示性信息实施进一步开放，及时促进信息交互与流通，所以应构建科学合理高效的文书信息数字化管理模式。

（二）建立文书信息数字化管理模式是实现文书档案现代化管理的重要前提。

针对各类OA文书信息实现数字化管理，全面利用现代信息及计算机技术，有利于最大限度上提升文书信息管理效率，满足各部门使用及社会经济发展需求。

（三）利用数字技术加强文书信息管理有利于创新文书信息管理模式

事实证明，在信息化背景下将数字技术全面应用到文书信息管理中，能有效突破传统文书信息管理的时空局限，打破传统管理模式限制，促进文书信息管理向数字化方向迈进。同时利用数字技术加强对各类文书信息管理，可为社会创造更多价值，推动各部门协同合作，全面发展。

（四）建立文书信息数字化管理模式有利于保护重要信息安全

在现代科学技术快速发展的社会背景下，信息技术已被应用到社会生活的各个领域，在一定程度上影响了文书信息的安全性。因此，构建文书信息数字化管理模式有利于优化文书信息管理流程，保障文书信息安全[2]。

二、实现文书信息數字化管理的主要措施

（一）强化数字建设及服务意识

在信息技术快速发展背景下，文书信息管理要想从根本上实现数字化，首先就要求文书管理人员转变自身思想观念，深刻认识到文书信息管理数字化建设的重要价值。只有具备了文书信息管理数字化服务及建设意识，才能有效推动文书管理数字化建设全面落实。首先，各部门领导应加强转变思维观念，树立文书信息管理数字化建设及服务意识，要认识到文书信息管理为各部门工作开展及社会发展提供了重要的决策参考，是各部门工作开展的重要凭证，在各部门工作职能履行过程中推动文书信息数字化建设能使文书信息发挥更大作用。其次，要不断加强文书信息数字化建设宣传力度，让更多人认识到本书信息数字化建设对社会发展的重要作用，帮助其树立文书信息数字化服务及建设意识，不断提高自身信息素养，在做好本职工作同时协同信息管理部门积极做好文书信息管理数字化建设工作。

（二）加强文书信息数字化管理基础设施建设

在社会科学技术快速发展背景下，加强文书信息数字化管理基础设施建设，能为文书信息实现数字化提供物质载体。基础设施主要包括硬件设施和软件设施两方面内容，硬件设施主要指实现文书信息管理数字建设的计算机设备、交换机、管理网络、数码设备等；软件设施主要指文书信息管理的数字管理系统，包括数据库、查询系统、管理系统、分类系统、爬虫工具等，是面向文书信息实现资源分类、存储、管理及后期综合利用的工具，是文书信息管理模式建设的核心和基础。在信息化背景下，只有协调有关部门及人员协同文书管理人员共同做好文书信息数字化管理软硬件设施建设，才能切实发挥出文书信息数字化管理优势，提高文书信息管理、利用效率。

（三）加强文书信息数字资源建设

在社会信息技术快速发展背景下，为全面提高文书信息资源利用效率，还需着力加强文书信息数字资源建设。开发与利用文书数字资源不仅关乎到文书数字化建设能否成功，对提高文书信息数字化管理水平也有着重要意义。主要涉及电子文献信息资源搜集整理及文书信息数字化处理两方面内容。电子文献搜集整理过程中，要突出信息的实用性、特色性、价值性和可利用性特点，要充分利用数字扫描技术、资源压缩技术、数据库构建技术等方法，将原有的纸质文献、图像声像转化为电子信息，并与已经归档的信息资源保存在一起。同时要开发和完善数字信息资源检索工具，便于用户及时查询，要注重不同种类信息数据库构建，结合信息资源利用模式构建有特色信息数据库面向用户提供特色服务。

（四）着重文书信息管理数字化人才培养

在信息技术快速发展背景下，文书信息档案管理数字化建设要注重专业人才培养，以提高其专业素质为基础，健全其信息素养，促进其掌握信息操作技能水平。在培训人才时，要注重其道德素质和职业素养培养，使其具备良好公德心及职业道德素质。其次，要有计划、有目的开展各种组织形式多样的教育活动，让文书管理人员不仅能学习专业技能，还能掌握计算机操作知识，能利用所学技能知识处理工作中各种文书信息。

三、结语

在信息技术快速发展背景下，数字化建设已成为社会发展的必然趋势，不仅文书信息管理要实现数字化建设，图书馆、档案馆、信息服务机构也纷纷进行数字化转型，着重提高信息服务效率。在这种趋势下，文书信息管理模式进行数字化建设已成必然趋势，通过转变数字化服务建设意识、加强管理人员数字化培训、健全数字化基础设施建设、加快数字资源建设等方法完善文书信息数字化管理模式建设，在充分保障文书信息资源质量的前提下，提高资源利用效率，为用户提供高效、优质的数字化服务。

参考文献：

[1]姜延延.文书档案信息数字化管理研究[J].兰台世界，2012（S1）：102

[2]湛楠.电子化时代图书馆的文书资料管理之我见[J].中国科教创新导刊，2013（13）：248+250