新时期档案管理的创新与发展

王碧辉

【摘 要】知识经济发展中，信息技术的功能越来越强，其应用范围已深入到各个领域中，档案管理方面也正在倾向于现代化管理模式发展。档案管理作为企业中不可缺少的一部分，是企业发展过程中最有凭证价值与参考价值的依据，加强档案管理对企业发展有着更大的作用与意义。为更好的实现档案资源信息化、档案管理现代化，就要不断加强档案管理方式方法的改进与创新，推动档案管理更好发展。

【关键词】新时期；档案管理；创新；发展

一、新时期档案管理现状

1.档案管理不受重视，观念落后

对于事业单位的领导者而言，他们通常认为档案是否存在并没有那么重要，员工在进行工作和查阅资料时档案管理就会自然而然的形成。实则不然，档案管理对员工的工作效率具有极其严重的影响，如今大部分事业单位管理工作中，其工作人员的工作方式较为系统化、机械化，后期资料的使用造成不必要的麻烦，对可以使用并具有一定价值的资料进行反复的筛选工作，从而使员工的工作效率与积极性造成严重的影响。

2.业务基础较低，手段落后

事业单位一直备受国家以及人们的关注，但事业单位档案管理的设施却没受到来自国家的关怀。在我国大部分事业单位，其档案管理基础设施较为陈旧，并且在很长时间内得不到来自上级领导的关注，此现象是没有办法满足新世纪的基本工作要求的。除此之外，事业单位对于档案管理投入的资金相对较少，因此其设备得不到更新，最终导致没有好的环境来进行档案管理的相关工作。

现如今，随着社会的进步与科学技术的不断发展，我国大部分高科技都得到了较为广泛的使用，但是在部分事业单位中，其档案管理人员仍才采用传统的方法进行资料整理，使档案管理工作的创新与发展受到了一定的局限。除此之外，部分单位不存在档案鉴定工作，此现象存在一定的不可靠性。

3.信息得不到有效利用，制度不完善

在任何單位中，都拥有属于自身的相对完善的管理制度，事业单位档案管理也不例外。在我国，大部分事业单位的档案管理制度存在问题。例如，其他部门在工作过程中对档案进行借阅，档案管理人员在做好借阅记录时便完成了工作，并没有对档案的归还进行详细记录，甚至连什么时候归还的都不清楚，最终不了了之。

4.大难管理人员综合素质较差

部分事业单位在进行员工招聘是没有设定相对严厉的选拔制度，对学历也没有严格要求，对事业单位员工的整体素质造成了严重的影响，大部分管理人员并没有工作经验，一切工作都需要从零入手。除此之外，事业单位将各个部门的员工进行拆分，将其安排在多个部门，使工作效率严重下降。

二、创建现代化的档案资源管理体系

对企业档案实施现代化管理，是其想要顺应时代的必然趋势走向，是新形势下档案相关部门应重点关注的发展内容之一。

1.创设完备的档案信息网络

首先，企业需要根据自身实际的经营生产情况，依照原有网络体系，建设相关的档案信息资源网络，将企业生产过程中所涉及每个环节中的各种数据、记录等归纳起来，整理成完善的信息库，有利于相关部门以及各工作人员便捷调取资料。其次，应大范围的收集行业内相关资料，关注其他企业中的档案工作内容，取其精华，以扩充企业内部的资源系统。

2.进行现代化的档案管理

首先，企业应全方位的建设相关的档案资源库，并分别以其科目、内容以及表现形式等作为依据进行严格的划分。其次，运用网络技术将现存的档案资源进行有针对性的录入，并将其以不同主题的形式进行区分，有利于资源的快捷搜索。然后，在日常的档案信息管理过程中，利用多元化、现代化的管理手段，例如：要求工作人员及时的将所收集资源进行编制录入、定期对网络中的档案资源进行整合以及完善等，有助于管理工作的高效实施，同时，也有利于企业对相关资源的调配，对企业的良好发展具有积极意义。

三、如何推进新时期档案管理创新与发展

1、加强基础性机制建设，保障档案管理基础性

其一，建立科学的决策机制。由于档案管理现代化的系统性、规模性特征，在进行其管理中，必须具有整体性、全面性的决策支持。决策制定立足于行业、部门实际，做到决策适应于档案管理的实际性需求；以档案管理的整体性效益实现为目标，通过环节性、部门性的决策制定和责任落实，实现具体效益的同时，促进档案管理的发展；坚持决策有效性和指导性，决策要具有一定的发展高度，对档案管理进行统筹安排。

其二，进行档案管理标准化制定。通过有效的管理规范、业务规范和技术规范等，进行档案信息的收集、传递、检索、储存等统一标准规定；参照国家相关性规定，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档及管理规范》等文件要求，落实档案管理标准。

2、推进信息资源建设，做好档案管理现代化一手准备

建设完善档案信息资源数据库，强化馆藏档案的数据化、信息化、数字化以及电子文件的采集和接收，以有效扩展档案基数与涉及范围，为档案服务做好基础性的资源准备。由于一些档案记载形式如感光型记载、磁性记载、虚拟档案馆等的数据、资料一般以数字、解码等形式存在，由于对这些载体形式记载数据和资料的分析，往往要转化为纸张性质，这就要求对其进行技术化处理，并对处理后的档案进行整理与分析，加强档案的保管工作，利用网络数字化技术进行信息编辑、汇集以整合，以提升信息的实用性。最后，档案部门要加强归档工作，在接收档案后，向文件处理部门提出要求，按照归档要求进行归档。

3、落实档案管理人本化，为现代化档案管理提供人力保障

强化巩固基础性技能与知识，如档案分类、历史知识、档案管理知识、文件保存等知识，并及时丰富现代档案管理知识，以有效提升基础性的档案服务质量。进行技术性培训。在现代档案管理技术更新条件下，如采用微缩技术、微机管理等，档案工作者要根据档案的记载形式、利用者要求以及馆藏结构，及时调整自身工作方向，并要学习现代技术与设备相关理论与技能，以提升自身技能操作力，实现档案整理工作技术性提升。

档案管理的直接目的是服务档案利用者，这就要求档案管理现代化以服务为走向，以档案工作者服务意识和水平的提升为手段，通过人文知识、社会知识、市场知识等多方面的培训和教育，来提升档案工作者的职业道德、人文素养、精神思想、服务意识和业务水平，以全面保证服务进行与质量提升。

4、提升技术、改进设备，充分完善档案管理现代化硬软件条件

硬件设备是实现档案工作现代化的基础性保障，在现代技术化的今天，档案管理一定要具备良好的设备支持，要及时配置计算机、扫描仪、刻录机、互联网等设备，并展开适时查看与维护，以保证硬件设备能够正常发挥作用。加强数据管理系统、信息安全系统以及操作系统建设，同时，要积极运用现代技术，如微缩技术、感光技术等，进行实用、通用软件的研制，以技术性、设备性的保障，来促进档案现代化的进一步发展。

在新时期新阶段，种种问题出现在档案管理面前，只有不断的提高管理水平，吐故纳新，才能更好的实现档案管理的创新与发展，才能优化档案管理信息，为社会所用，为经济服务。

【参考文献】

[1]承洁.新时期做好勘察设计企业档案服务工作的探讨[J].机电兵船档案，2016，（06）：53-55.

[2]郭莉.新时期推动煤炭企业档案工作创新发展的研究[J].办公室业务，2016，（07）：90.