浅议企业培训项目档案的特点及管理

王慧

现代企业每年都要投入大量的资金和精力开展针对企业员工的各类培训活动，以提高自身的人力资源水平，提升企业整体竞争力。企业培训项目的开发、实施和评估过程会产生大量的相关数据和资料，这些宝贵的数据资料要及时的整理归档，以便为今后的数据查询、培训管理、新项目开发和培训科研服务，同时我们把这一数据、资料搜集、整理、归档的过程称之为培训项目档案管理。培训项目档案的内容比较丰富，它包括文书档案、声像档案和培训实施档案等。其中，项目实施档案是项目档案构成的主体，主要包括培训管理、学员管理、师资选配、培训教学、培训服务等材料。项目档案对培训教学、科研乃至其它环节工作都具有重要而深远的意义。因此，企业的各级各类培训中心应充分认识培训项目档案的意义、特点，对培训项目档案的规范化、科学化管理引起足够的重视，真正把在培训管理、培训活动中形成的文件材料完整地立卷归档，以促进培训中心各项工作的深入开展。

一、实施培训项目档案工作的意义

1、培训项目档案是培训中心对每一培训项目开发、实施、评估全过程所形成并已处理完毕存档的文件材料，它反映着被完成的每一个培训项目的真实情况和实际价值，同时也反映着企业培训中心培训工作的状况，是培训中心过去一切教学工作活动的真实历史记录，是培训项目的重要财富之一，有利于科学地总结过去经验教训，少走弯路。

2、培训项目档案信息对于培训中心培训管理、培训教学科研以及其它培训工作高质量进行具有重要的指导、预测作用。它是一种知识宝库，一种信息资源，因此，培训中心中具体实施培训项目的部门要安排专人负责项目开发、培训教学、学员管理、培训服务等信息资源、数据、资料的整理归档工作，广泛地、主动地、迅速地、准确地提供高质量的、系统的培训项目档案信息，充分发挥培训项目档案应有作用。

3、培训项目档案真实地记录了培训项目实施的内容、方法、途径和效果，是衡量一所培训中心规范化管理程度和培训教学工作水平的重要标志。它既能反映培训中心培训教学质量，又是对培训中心进行各类考核、评估的重要依据。所以，如不注意平时档案材料的积累，或者该归档的未及时归档，那么培训项目实施的情况和培训中心所取得的成绩就得不到真实的反映。

二、培训项目档案的分类

培训项目档案的内容丰富，按其内容大体分为项目开发、项目实施和项目评估三大类。

1、项目开发类。主要包括（1）上级培训主管部门下达的培训计划、培训项目教学质量管理及要求检查等方面的文件。（2）培训项目需求调研方案、提纲、问卷、量表，调研数据分析及需求调研报告等。（3）项目实施方案。主要包括：项目名称、实施时间、实施地点、培训对象、培训目的、培训内容、课时安排、师资匹配、培训教材、培训硬软件、相关的管理规定、守则等。各种统计报表、课程进度等。

2、项目实施类。包括学员报到名单、学员考勤表、学员每课出勤率、学员请销假情况、培训师课题教学基本情况、培训硬软件服务情况等。

3、项目评估类。包括学员测评表、学员网络测评数据、学员结业考核成绩、培训管理部门测评意见、训后随访记录等。

三、培训项目档案的特点

培训项目档案作为一种专业档案，除具有一般档案的属性外，它还有其自身的特点。

1、周期不定。培训工作具有周期的不确定性。不同培训项目的前期准备时间和实施时间有时相差很大，建档周期不同，其所形成的档案材料在内容、数量上有很大差距，因此相关人员要及时搜集、及时建档，才能保证培训项目档案的质量和完整性。

2、内容多样。培训项目实施过程中的文件材料内容丰富、规格多样。其制成材料除纸张外，还有录音、录相、照片、幻灯片软盘、光盘等。纸质档案形式也比较复杂，有表比、文章、图画，大小、规格不一、印章方式也不统一。

3、性质双重。培训教学过程中形成的文件材料，既有文书档案的性质，如教学总结、学员管理等，又有科技档案的性质，如教师备课方案、学术论文、自编教材讲义等。

培训项目档案的管理、归档是培训教学管理的重要工作，负责培训项目档案管理的人员应根据培训项目档案的特点和规律，充分认识培训项目档案工作的意义，在培训项目档案管理过程中，认真做好档案的管理与归档，努力实现培训项目档案管理的制度化、科学化、规范化。

四、做好培训项目档案管理工作要注意的几个方面

1、檔案的收集。在进行文件材料的收集时，要确定专人，把各培训部门的培训项目档案材料收集齐全，并按照培训项目档案的不同类别分别存放，即把有内在联系的文件材料相对集中。

2、档案的分类与归档。培训项目档案收集齐全之后，还要系统的分类组卷。分类必须遵循培训项目档案形成的规律，尽量保持培训项目档案的完整性和系统性。分类要力求简明清楚，符合档案管理规范。分类、组卷后，按照卷内文件材料的内容拟写答卷标题，编写时要结构完整和简练。最后，编制档案移交清册向培训中心移交，然后由专职工作人员按不同的门类分别保存。

3、强化集中，统一管理。由于教学档案的大部分不经过文书收发登记，难以收集齐全，随时有散失的可能。因此，需要按照归类制度和集中统一管理档案的要求，采取有效措施，把各种有关材料收集齐全，由专门人员集中、统一管理。

4、方便好用。做好教学档案的整理、编目和开发利用工作，使培训项目档案逐步成为贮存、搜集和利用的培训项目数据、信息库，并查询方便。