新时期档案信息化建设的思考与研究

肖璟

摘要：随着计算机网络技术的进步和普及，人类社会已经进入了一个信息化时代，这就使得档案信息化建设成为影响新时期档案管理和档案服务的重要因素。档案管理工作者应掌握新时期档案信息化建设的内涵，明确新时期档案信息化建设的意义，探索新时期档案信息化建设应采取的措施，以此促进档案管理工作的与时俱进，加快新时期档案信息化建设的步伐。

关键词：档案信息化建设；内涵；意义；措施

中图分类号：G270.7 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）28-0112-02

档案信息化建设是计算机信息技术进步和普及、传统档案管理方式不适应信息化社会要求两大背景下的科学选择，是实现档案管理工作健康可持续发展的必然要求。面对新时期汹涌而来的社会信息化浪潮，档案管理工作者必须深刻理解新时期档案信息化建设的内涵、意义和应采取的措施，以现代信息技术手段开发和利用档案资源，积极开展档案管理创新，推动档案资源的开发、利用和共享，为档案管理的信息化、现代化奠定了坚实的基础。

一、新时期档案信息化建设的内涵

档案信息化建设以《档案法》和《全国档案信息化建设实施纲要》为指导，紧密结合新时期计算机网络技术和社会信息化的发展趋势，以促进档案管理由传统的档案保管、利用职能向档案信息采集、档案资源开发、档案信息传播和档案信息服务等多方位职能转变为核心，实现档案信息的接收、编研、存储、利用一体化，其实质性内涵主要体现在以下几个方面：首先是档案信息的数字化。传统的档案资源以纸质为主，不仅查阅方式和渠道单一，而且可能会对档案资料本身形成无法预测的损害。利用计算机、扫描仪、激光打印机、光盘刻录机等设备将纸质档案资料转化为数据化的电子文件，从根本上改变了档案资料的物化属性，提高了档案资源的维护和服务效能。其次是档案查阅的网络化。对于纸质档案资料为主的传统档案馆（室）而言，要查阅档案资料，不去档案馆（室）是无法实现的。而在完成了档案信息化建设的背景下，档案利用者完全可以在电脑、手机等网络终端自主选择和远程查阅。这就打破了档案资料查阅、利用的时间和空间限制，既节省了查阅者的时间，也便于档案资源的激活、互通和高度共享。第三是档案管理的自动化。在传统档案管理模式下，无论是档案资料的保管、整理还是查阅、利用都要采取人工的方式，档案管理工作的强度大，管理效率还难以保证。通过档案信息化建设，档案馆（室）形成了馆藏资源的数据库，档案管理人员只需利用电脑就可以全面掌握档案资料的搜集、整理、存储和查阅状态，推动了档案管理自动化的实现。第四是档案服务的社会化。传统档案馆（室）的服务对象以到馆（室）查阅人员为主，呈现出相对封闭的服务格局。通过档案信息化建设，档案资源处于开放的网络平台之上，档案服务的对象变成了社会上任何有相关需要的单位和个体，服务的范畴由档案馆（室）拓展到整个社会。

二、新时期档案信息化建设的意义

1.促进了传统档案资源的抢救和开发。在每个档案馆（室）都有许多珍贵的馆藏资料，这是记录历史、反映社会发展进程的不可再生资源。由于资料的材质、存储的条件和资料形成时间等诸多因素的限制，不可避免地使得一些传统档案资源受到介质损毁、信息缺失、价值降低的威胁，由此引发的是每个档案馆（室）都面临着抢救和开发传统档案资源的任务和难题。通过档案信息化建设，可以使大部分馆藏资料数据化，大容量、高保真的电子档案真实、完整地保存了濒危档案资源，促进了传统档案资源的抢救和开发。

2.创新了档案管理工作的手段和模式。在计算机网络技术已经渗透到社会生活各个空间的新时期，档案管理必须紧跟时代步伐，以档案信息化建设变革传统档案管理方式。数字化目录中心和资源自动检索系统的建立，局域网信息库的不断完善，确保了档案文件搜集、编研、整理、归档和调阅的一体化，实现了档案管理从人工向智能的跨越，创新了档案管理工作的手段和模式，推动了档案管理工作的品质升级。

3.提高了档案管理工作服务社会的水平。档案管理工作具有文化和服务的双重属性。在档案信息化建设中建立的档案馆（室）官方网站，打开了传统档案馆（室）的封闭之门，给档案资料查阅利用者提供了一个全方位、全天候、智能化、人性化的網络平台。社会单位和个体得以清晰地了解档案馆（室）的馆藏资源，通过网站留言提出自己的查阅要求，档案馆（室）则根据留言的需要实施精准服务，从而提高了档案管理工作服务社会的水平。

三、新时期档案信息化建设应采取的措施

1.提高对档案信息化建设重要性的认识。提高对档案信息化建设重要性的认识是新时期档案信息化取得理想效果的关键。各级领导应高度重视档案信息化建设，将其摆在关系档案文化事业发展进程的地位，并给予必要的人力、物力和财力支持。档案管理工作者应清醒地认识到自己肩负的历史使命，明确档案信息化建设对档案馆（室）健康可持续发展的重要性，自觉地摒弃传统档案管理中不适合新时期社会要求的理念和习惯，建立起以网络信息技术为载体的宽口径、多角度、跨时空档案服务新格局。

2.加快馆藏档案的全文数据库建设。在技术层面，档案信息化建设的首要任务就是将传统档案资料的纸质转化为电子介质，并以此为依托，建立馆藏档案的全文数据库。要实现这一目标，档案馆（室）应组织精干力量，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，完成馆藏纸质档案资料的拍照、扫描、打印、整理等基础性工作，将形成的数字档案材料归档输入微机组建全文数据库，同时建立馆藏档案文件级目录数据库和机读目录数据库，加大电子目录编研力度，以科学、规范的检索体系保证档案资料查询的快、准、全。

3.推动档案信息网络化与档案资源的共享。现代档案馆（室）与传统档案馆（室）的最大区别就在于馆藏档案资源查询利用的时空概念不同，档案信息网络化与档案资源的共享构成了现代档案馆（室）的超时空特质。要适应信息化社会在档案查阅、利用上的新要求，档案馆（室）应加强局域网和互联网平台的建设，公示本馆（室）的档案资源，设置中心服务器和数据交换机，创立电子文件数据管理中心，推动不同单位、不同地区、不同领域档案馆（室）的互联互通，以档案资源的合作共享实现档案资源的远程查阅和异地调阅。

4.加强档案信息化专业人才队伍建设。档案信息化建设离不开专业化、高素质的档案管理人才，掌握以计算机网络技术为代表的现代信息技术是新时期对档案管理工作者的基本业务要求。档案馆（室）应结合本单位员工的实际情况，以定期业务培训、到相关高校进修、开展兄弟馆（室）业务交流等方式，提高档案管理人员的计算机及对相关硬件设备使用维护、网络设计与融通、软件开发与利用、电子档案信息采集和加工等方面的专业技能，努力建设一支档案管理和现代信息技术双过硬的复合型人才队伍，全方位的提升档案管理人员的素质与能力。

5.建立档案资源信息安全保障体系。档案信息化建设以数字化档案资源为介质、以网络多媒体平台为载体，构建起一个以机读数据和资源链接为纽带的档案资源网络共享模式。网络的开放性和虚拟性是一把双刃剑，在带来档案资料查阅利用便捷的同时，也给黑客、病毒等互联网公敌以可乘之机。要维护档案信息安全，应采取用户实名认证和密钥管理、对局域网实施内部隔离、安装网络防火墙和杀毒软件、设置远程访问权限等技术措施，建立起严密的档案资源信息安全保障体系。

四、结语

“为党管档、为国守史、为民服务”是新时期档案管理工作必须坚守的原则，档案信息化建设则是信息社会背景下落实这一原则的必然选择。各级档案馆（室）应从本单位的实际情况出发，采取恰当的档案信息化建设行动，切实提高档案信息管理和服务的信息化水平，以更好地适应社会和时代发展的需要，为用户提供更加优质的档案信息服务。

参考文献：

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