J集团OTC销售线管理费用控制的优化研究

郑玉玉 邱卫林

摘要：企业的管理费用是指企业在经营管理过程中发生的日常开支，随着资本市场日益完善以及企业规模的不断扩大，企业的管理费用也在不断的发展和变化，对企业经营管理过程中发生的管理费用进行合理的管理和控制是十分必要的。本文从J集团OTC销售线实际出发，首先对企业管理费用控制的重要性进行简单介绍，然后对J集团OTC销售线管理费用控制存在的实际问题进行分析，最后针对J集团OTC销售线管理费用控制中存在的问题给出了相应的建议。

关键词：营销管理费用控制营销费用

一、引言

随着市场经济的日益完善以及企业规模的不断扩大，企业经营管理活动所需要投入的费用也在逐漸增多。一个企业经营管理的核心工作之一就是对企业管理费用的审核进行控制，如果企业管理费用得不到有效控制，会导致企业经营管理活动的资金链出现问题，影响到企业自身的持续发展。在竞争日趋严酷的环境下，一个企业要想立足于不败之地，在竞争激烈的市场环境下稳定地发展下去，企业经营管理中对管理费用进行有效的控制至关重要。

二、对管理费用控制的必要性

随着社会主义市场经济的深入进行，企业经营管理活动愈来愈频繁，企业管理费用的需求也在不断增加。但是企业管理费用的核算报销具有一定的主观性，在管理费用核算过程中，很容易出现核算报销结果与企业实际的管理费用不相符的情况，进而影响到企业经营管理活动的开展。因此，必须做好企业管理费用的控制，保证企业在经营管理过程中以最小的成本投入，最终获得最大的经济效益产出，进而推动企业的又好又快发展。倘若企业生产经营过程中的管理费用得到有效地控制，不仅可以达到企业生产成本降低的目的，而且对企业工作效率的提高、企业的综合竞争力增强也产生积极的影响。目前，我国大部分企业都在践行内部财务透明制度，这种财务透明制度主要是对外进行财务信息披露，对内主要是企业各部门之间相互了解、相互学习，这样也能加强部门之间的合作，使得投资客户更好地了解企业，吸引更多投资，有利于企业建立良好的市场形象。

三、J集团OTC销售线管理费用控制存在的问题

（一）预算控制水平有待提高

目前，该公司市场人员绝大多数人都认为公司给定的预算就是公司实际投向市场的费用，公司用预算去控制市场费用，预算范围内的费用在一般情况下可以报销。但目前的预算管理不是点对点的控制，结合J集团目前现状，各项费用在无基本费用控制标准的情况下，只要是预算内的费用，在材料齐全条件下，一般都予以报销。在不考虑材料真实性情况下，费用的投入是否合理，我们无从考察。

（二）市场人员报销态度消极

一是报账材料问题。目前存在市场报账材料形式化的问题，就是为了报账而报账。存在递交材料混乱、不齐后补、材料本身自相矛盾等一系列问题。比如住宿费报销时，只填写总的住宿费用金额，具体的住宿的时间和地点并没有标明，有一些甚至没有标注住宿成员的姓名。

二是票据的真实性问题。如某市场出现票据造假，恶意篡改，共用一张费用发票、恶性透支报销情况；同一张发票不同月份重复报账情况，具体如住宿费或者报销的油票发票抬头或者纳税人识别号错误等。

（三）费用核销时效问题

如上图所示，从市场人员填报报销单开始，到最后报销账款到达自己的账户，中间一系列流程耗时之久显而易见。由于管理费用种类比较丰富，不同的费用从市场邮寄到集团，接收部门不同，最后再汇总给财务部门做账付款等，中间还穿插着材料不符需要与市场人员沟通等，费用核销时效问题比较普遍。

（四）会计工作人员数量少、压力大

目前J集团OTC销售线在职员工1000多人，费用会计岗平均面对6-7个市场分工任务，一方面工作繁杂、琐碎的事情多，工作量相对较大，另一方面工作单一、个人价值感可能存在落差，进一步提高工作激情、服务意识、对管理费用有效控制显得尤为重要。

四、优化J集团OTC销售线管理费用控制的建议

（一）严控费用报销程序，提高预算管理水准

公司经营管理过程中发生的正常管理费用支出，从根本上来说并不能改善企业的经营管理状况，只有严格执行管理费用报销程序，才能提高预算控制水平。针对企业经营管理活动中管理费用的每一项开支内容，财务部门都必须有具体的费用报销规定可遵循，对于不可控费用，从预算系统内单独剥离，分费用类别在源头上编制较科学的预算数据，审批流程上采取分级审核制度，采取“总公司+分公司+市场负责人”三级审批制度。管理费用里面具体的费用弹性强度也不一样，针对支出弹性较强的业务招待费、差旅费、邮寄费都需要有十分具体的报销规定；对于支出弹性小且数额比较大的费用，应严格遵循审批权限和流程；对于预算外的项目报销，无论是否手续齐全、开支合理，都应拒绝付款。财务部门费用会计岗人员在对管理费用进行审批时，每月要对各市场的预算执行情况进行公告，方便职能部门能够及时了结各部门以及各销售市场的预算执行情况，增强透明度，也为预算考核提供依据。

（二）加强对市场业务人员培训，建立市场人员考核机制

加强对市场业务人员培训，财务部的工作人员可以定期到自己分管的市场做讲座，给市场业务人员讲解具体的报销审核流程，针对各要点、对各费用制定指导性模板，加强报账态度严谨性、材料合规性要求；建立市场人员考核机制，将市场人员上报的报销材料准确性与其工资挂钩，对真实性、时效性、管控性等综合考评，形成考核奖惩机制，增加市场负责人费用管控意识。对大金额费用只提供收据的情况，重点核实、督察。另建立终端发票登记，对各业务线共用经销商，重点关注其发票使用情况，对贴线财务人员，加强业务指导，提升专业技能与判断，增强费用管控力度。

（三）部门之间应权责分明

市场方把单据寄给财务部、运营部之后，财务部和运营部明确各自审核职责，材料齐全的单子就直接由财务部审核、做账、批预算和付款，一些材料不全，需要与市场人员沟通核实的单子，就由运营部去沟通解决，这样减少不必要的沟通，简化了审核流程，不仅能节省人力资源，也能提高费用的报销效率。

（四）完善财务人员绩效考核制度

企业进行管理费用控制主要依赖于企业良好的内部控制环境，为达到企业的管理费用控制制度有效地执行的目的，企业在经营管理过程中必须建立一个良好有序的内部控制环境，通过加强企业的内部控制制度，使各部門之间分工明确，提高部门之间的合作与交流，形成企业内部之间信息共享的良好工作氛围。对于集团的财务工作人员，日常工作过程中，其完成的工作任务必须与他们的的工资、奖金、补贴相挂钩，实施严格的绩效监督制度。

对于严格遵守管理费用报销规定的费用会计，年终予以绩效点的奖励，对于消极怠工的财务工作人员，则年终处以扣除奖金等惩戒措施。通过公司制定的这种权责明确的绩效监督制度，很大程度上可以提高财务工作人员的工作热情与工作效率，确保管理费用的核销规定能够得到有效的执行，进一步提高预算控制水平，进而实现企业的生产经营目标。

通过对J集团OTC销售线现阶段企业管理费用控制工作中存在问题进行阐述可以发现，现阶段J集团OTC销售线管理费用的控制工作中存在的问题不仅对企业的资金链造成一定影响，而且在一定程度上也阻碍了企业又好又快发展。因此，针对J集团OTC销售线现阶段的实际发展水平以及企业战略目标，提出符合J集团OTC销售线管理费用控制的优化建议是十分必要的，可以从根本上提高预算控制水平，一定程度上提高企业的竞争力，实现企业的可持续发展和进步。

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