我国省级公共图书馆利用捐赠文献的实践调查与分析

万慕晨，欧 亮

（1.重庆交通大学图书馆；2.重庆第二师范学院图书馆）

图书馆接受文献捐赠,是图书馆开拓文献来源和发展馆藏的一条重要途径。文献捐赠不仅能帮助图书馆收集各种类型的文献，实现馆藏资源的特色化建设，还能帮助图书馆丰富馆藏资源数量，在一定程度上缓解读者需求的无限性与图书馆资源供给相对不足之间的矛盾。《中华人民共和国公共图书馆法》明确规定，“国家鼓励公民、法人和其他组织依法向公共图书馆捐赠，并依法给予税收优惠”，“公共图书馆可以通过采购、接受交存或者捐赠等合法方式收集文献信息”。［1］因此，做好文献捐赠工作是我国公共图书馆应尽的义务和责任。

近年来，图书馆利用捐赠文献的水平在不断提高，相关研究主要集中在对捐赠文献工作的意义、规章制度、原则方针、工作规范、工作流程，以及图书馆针对捐赠文献相关的奖励机制、获取捐赠文献的策略、图书馆利用捐赠文献工作的实践等方面。如，黑龙江图书馆［2］和广东省立中山图书馆［3］等分别就其向社会征集捐赠文献的相关工作进行了介绍。但是，通过调查研究方式对我国公共图书馆利用捐赠文献的现状进行研究的较少，而且相关研究介绍相对简单。［4,5］因此，为能较系统全面地反映我国公共图书馆利用捐赠文献的现状及存在的问题，本研究拟从接收捐赠文献工作流程的角度对我国公共图书馆利用捐赠文献的现状进行调查分析，并提出相关改进措施，以期为我国公共图书馆利用捐赠文献常态化、规范化和制度化的发展提供参考。

1 调查范围和调查方法

省级公共图书馆（以下简称“省馆”）不仅是其所在省图书馆业务的研究中心和交流中心，还是全省中小型图书馆的业务辅导单位。因此，对我国省馆利用捐赠文献现状进行调查具有代表意义，有助于分析我国公共图书馆利用捐赠文献的现状及存在的问题。

笔者通过浏览图书馆网站查找31所省馆（未包括港澳台地区的图书馆）利用捐赠文献的相关信息，同时借助搜索引擎和学术论文数据库查找各省馆利用捐赠文献的相关网页或文献信息以更全面地了解各省馆利用捐赠文献的情况。

2 调查结果

通过调查发现，截至2017年8月11日，31所省馆都已普遍开展了捐赠文献工作，但各省馆对捐赠文献的利用水平参差不齐，调查结果详见表1（因西藏图书馆在调查期间不能访问未列入调查表）。

2.1 规章制度建设

通过访问网站和文献调查方式对31所省馆是否制定了捐赠文献的相关规章制度进行统计后发现，26所省馆有相关的规章制度。其中，18所省馆的规章制度设计相对较为完善，形成了捐赠文献管理办法，而其他省馆的规章制度则相对简单，仅是在文献征集公告或通知中提到捐赠文献。如，天津图书馆2003年制定了《天津图书馆接受捐赠地方文献细则》，分别对捐赠范围、收藏办法、捐赠请求、褒奖办法和联系方式等进行了说明。［6］贵州省图书馆2005年制定的《贵州省图书馆文献捐赠管理办法》，分别对收藏范围、收藏办法、相关权益和捐赠办法等进行了说明；［7］山东省图书馆2006年左右制定了《山东省图书馆关于齐鲁名人文库、山东地方文献资料中心接收捐赠图书细则》，分别对捐赠范围、捐赠原则、捐赠要求、奖励方法和联系方式等进行了说明；［8］重庆图书馆2011年左右制定了《重庆图书馆接受捐赠文献管理办法》，分别对接受原则、捐赠理念、捐赠方式、双方权益和褒奖方法等进行了说明；［9］安徽省图书馆2013年制定了《安徽省图书馆接收捐赠安徽地方文献细则》，分别对捐赠范围、捐赠原则、捐赠要求、奖励办法和捐赠方式等进行了详细说明；［10］海南省图书馆2014年制定了《海南省图书馆接受捐赠文献管理办法》，分别对接收范围、管理办法、感谢方式和受赠方式等进行了说明；［11］陕西省图书馆2015年制定了《陕西省图书馆常年面向社会各界征集地方文献》，分别就捐赠范围、接收方式和联系方式等进行了说明；［12］四川省图书馆2016年制定了《四川省图书馆文献受赠办法》，分别对收藏原则、收藏办法、受赠方式和联系方式等进行了说明。［13］

表1 省级公共图书馆利用捐赠文献情况

2.2 收藏范围

（1）记载本地区历史、政治、经济和文化教育等方面内容的一切出版物。如，海南省图书馆通过发布《海南省图书馆“博鳌亚洲论坛”与“三沙”文献征集通告》收集相关文献；上海图书馆和浙江图书馆分别通过发布《“拍上海——上海弄堂记忆”照片征集启事》和《“杭州记忆”老照片征集启事》收集相关照片文献。

（2）中外珍稀古籍、舆图、金石拓片、名家批校本、名家代表作手稿、革命历史文献、家谱等具有较高保存和研究价值的文献。如，上海图书馆面向全球征集中国文化名人手稿，向社会征集顾廷龙先生的手稿、书信、照片、视听资料等；重庆图书馆面向社会征集抗战文献；河南省图书馆通过发布《家谱集结号——河南省图书馆志书家谱有奖征集活动》收集本省相关的家谱文献。

（3）未收入馆藏的其他文献资料品种或复本量较少的正式出版的文献资料。对此类文献，不同省馆有不同的要求，如，重庆图书馆只接收近两年正式出版的中文普通图书（教材、教辅除外）、近三年出版的外文文献以及本馆缺藏或本馆需增加复本的图书（复本以3-4为宜）；江西省图书馆重点接收近五年正式出版的图书，同时，对普通图书和江西地方文献的复本分别控制在2-4册以内，对学术价值和使用价值较高的赠书可适当增加复本量。

（4）省馆规定不予接受的相关文献。通过调查发现，有9所省馆在制度中有相关说明，但对此的表述繁简不一。如，贵州省图书馆认为满足以下条件的都不属于接受范围：① 违反出版法、著作权法、版权法及相关法律的图书；② 捐赠人无权支配的图书；③ 内容不健康，宣扬封建迷信，言论、观点、立场反动的图书；④ 涂抹、水渍及破损，已不能使用的图书；⑤ 内容失效不具学术及参考价值的图书。而河北省图书馆仅指出对违反国家相关法律的出版物和不符合本馆文献建设发展方向的文献不予接受。

2.3 宣传渠道

（1）在图书馆官网设置专门的栏目或链接进行宣传。其中，有21所省馆在首页设有专门关于捐赠文献的栏目或链接，如，山东省图书馆在首页设有“各界赠书”，山西省图书馆在“读者指南”栏目下设有“捐赠文献”栏目等。

（2）联合新闻媒体进行宣传。调查显示，有24所省馆在报纸上对捐赠文献进行了报道。如，2011年上海图书馆通过联合中新网和《光明日报》等新闻媒体面向全球征集中国文化名人手稿，［14,15］并取得了重要收获；［16］2012年，河南省图书馆联合《河南日报》《大河报》《河南商报》等7家媒体，面向社会发起捐赠文献的倡议，取得了不错的效果；2013年，湖北省图书馆联合《长江日报》公开征集家谱后，几天后就收到了第一批捐赠。［17］

（3）利用新媒体进行宣传。微信、微博等新媒体是现在使用较多的社交平台，但通过调查可以发现，仅有21所和18所省馆分别在微信和微博上对捐赠文献相关工作进行宣传报道，并且仅有12所省馆同时在微信和微博上进行相关宣传报道。

（4）形成品牌活动进行宣传。如，广东省立中山图书馆、浙江图书馆、首都图书馆和吉林省图书馆等分别形成了广东省捐赠换书中心、图书赶集、北京换书大集和“心连心 书相承”图书捐赠等捐赠文献活动品牌；另外，上海图书馆将“文化援疆”捐书活动和“大家讲坛”系列联动，以“捐赠一本图书，换取一张入场券”的方式扩大宣传效果。

2.4 接收管理工作

（1）捐赠途径。通过调查发现，有12所省馆的捐赠者可通过网页标明的地址直接邮寄捐赠图书，有11所省馆的捐赠者可到馆捐赠图书，有5所省馆提及可以由图书馆工作人员上门取书，还有4所省馆针对大批量捐赠时提到可通过双方商定选择捐赠途径。其中，安徽、湖南、山西和四川4所省馆的捐赠者可通过到馆捐赠、邮寄捐赠或图书馆工作人员上门取书3种方式捐赠文献；重庆、贵州、陕西3所省馆的捐赠途径除包括到馆和邮寄捐赠外，针对大批量捐赠，捐赠者还可与图书馆协商选择捐赠方式；另外，广东和湖南2所省馆在介绍通过邮寄方式捐赠时还特别说明邮寄费用由图书馆支付。

（2）收藏管理办法。制定具体的捐赠文献收藏管理办法不仅能明确工作程序，还能正确引导捐赠者，提高捐赠文献的质量。调查显示，13所省馆在图书馆网页中有明确的相关说明，但大部分省馆都对捐赠文献的相关权益内容进行了说明，仅有部分省馆对具体的收藏管理办法进行了说明。吉林、河北省图书馆仅说明当捐赠文献一经接受并办妥有关手续，其所有权和处理权等相关权益即归图书馆所有。江西省图书馆除对捐赠文献的相关权益内容进行说明外，还对具体的收藏管理办法进行了说明：当捐赠文献符合本馆入藏标准且本馆尚未收藏的，将被作为正式馆藏永久保存；当文献虽符合本馆入藏标准，但本馆已有收藏，只是入藏复本数量不足，将按馆定入藏复本数量和文献使用年限要求，补充作正式馆藏或临时馆藏，临时馆藏供读者短期借阅，达到本馆规定年限后下架剔除；当复本足够或不属于本馆入藏范围的捐赠文献，本馆将退回捐赠者；捐赠者不愿意退回或无法退回者，由本馆另行处理。

（3）捐赠查看系统。捐赠查看系统不仅有助于图书馆登记处理捐赠文献，还有助于捐赠者查询所捐赠文献的信息。① 有11所省馆有专门的捐赠查看系统，但仅有5所省馆的捐赠查看系统有针对捐赠信息的检索功能，其中，广东省立中山图书馆的捐赠查看系统不仅提供捐赠文献的内容摘要，还提供封面扫描件。［18］② 有9所省馆仅在图书馆网站上供捐赠者通过网页或Excel形式查看捐赠文献的信息。③ 江西省图书馆和山东省图书馆的捐赠查看系统还集成了图书馆捐赠文献办法、捐赠登记表等功能，方便捐赠者的浏览和使用。

2.5 激励措施

通过调查发现，21所省馆有对文献捐赠者激励措施的相关说明（见表2）。

表2 省级公共图书馆对捐赠者的激励措施

（1）向捐赠者颁发收藏证书或荣誉证书。通过调查，各省馆向捐赠者颁发收藏证书或荣誉证书的条件和表述不尽相同。如，在激励办法中，安徽、河南和山东等省馆表述为图书馆向捐赠文献资料的捐赠者均颁发收藏证书，而河北、贵州和吉林等省馆表述为“图书馆仅对接受了捐赠文献的捐赠者颁发收藏证书”；重庆图书馆在对捐赠者颁发收藏证书时表述更为详细，其仅对捐赠抗战类文献、地方文献、家谱类、符合图书馆捐赠细则的有ISBN号且本馆未收藏类以及中外珍稀古籍等具有较高价格类的捐赠文献者才颁发收藏证书。

（2）通过图书馆网站发布捐赠信息，对捐赠者进行宣传表扬。如，有3所省馆仅在捐赠激励方法中提到图书馆将不定期将捐赠信息发布到图书馆网站，但没有清楚地说明查看捐赠信息的具体位置，并且这些省馆的网站上没有关于捐赠文献的相关栏目，捐赠者想要查找相关表扬的信息就非常困难；而重庆、安徽和海南等4所省馆在捐赠激励方法中比较清楚地提到图书馆将把捐赠者姓名及所捐文献题名、种类、数量等相关信息发布于图书馆网站主页赠书芳名榜上，方便捐赠者查看相关信息。

（3）赠送图书馆借书证，或颁发图书馆名誉馆员的荣誉称号，并设专架、专室等激励措施。如，安徽、山东和天津3所省馆对捐赠图书在20种以上的捐赠者赠送图书馆读者证，对捐赠大宗且有较高价值的捐赠者，图书馆将授予其图书馆名誉馆员的光荣称号，或设专架、专室予以收藏，并通过新闻媒体进行报道和宣传。

（4）大多数省馆还向捐赠者后人提供其捐赠文献的免费阅览、拍照、复制等服务。

除了上述激励措施外，河南省图书馆允许捐赠者可优先使用馆藏文献；海南省图书馆专门举办文献捐赠仪式等；山西省图书馆每年对捐赠文献者进行评比表彰，对获得表彰的个人或单位授予相应的专项荣誉；天津图书馆举办捐赠文献展览，对捐赠者予以表扬，并将收入“津沽文库”的捐赠文献在天津图书馆作永久保存；山东省图书馆对收入齐鲁名人文库的作者同时入编“齐鲁名人文库”，并根据《捐赠山左乡邦、乡贤人士存档登记表》，适时结集出版“齐鲁名人辞典”；重庆图书馆对捐赠中外珍稀古籍等具有较高保存和研究价值的文献，除颁发收藏证外，还将捐赠人相关信息记入档案直至编入馆史，以表谢忱。

3 省级公共图书馆利用捐赠文献存在的问题

3.1 规章制度不完善

明确、完善的捐赠文献规章制度是图书馆顺利开展捐赠文献工作的前提。通过调查发现，只有18所省馆对捐赠文献制定了相对较为完善的规章制度，并且其中有些规章制度还有待进一步完善或更新。如，针对捐赠文献的激励措施很多省馆还未形成相应的规章制度，有些图书馆的捐赠文献制度已经制定了十多年，但还未根据社会环境的变化进行修订；有些图书馆的规章制定中仅有联系地址，并没有联系电话等联系方式；此外，很少有省馆针对电子图书捐赠制定相关的规章制度等。

3.2 文献收藏范围界定模糊

明确的文献收藏范围界定不仅能让捐赠者明确所捐赠文献是否符合图书馆需要，而且还能帮助图书馆获得最需要的文献资料。调查结果显示，尽管有很多省馆对文献收藏范围进行了界定，但其中有些馆对此的界定或表述较为模糊。如，有的省馆对此的表述会使捐赠者认为其捐赠的任何图书、光盘等文献资料都会被图书馆接收；又如，有省馆提到“捐赠者认为有相当价值应当成为公藏的文献”的收藏范围界定也会导致图书馆与捐赠者对“文献价值”的不同理解而产生误解，从而影响文献的收藏。

3.3 宣传工作重视不足

通过多种方式、多种媒介对捐赠活动进行积极主动的宣传，不仅可以扩大图书馆捐赠工作的影响力，而且还可以激发捐赠者的捐赠热情。对调查结果分析可以发现，虽然很多省馆已经对捐赠文献工作进行了宣传工作，但仍有较大的改善空间。如，图书馆网站是读者访问、利用图书馆资源与服务的重要平台，但目前仅有19所省馆在网站首页设有捐赠文献的专门链接或栏目；又如，微信、微博是当前广泛使用的互动交流平台，但目前仅有12所省馆均在两个平台上进行了相关宣传。

3.4 接收捐赠文献管理工作设计不够人性化

对捐赠文献的接收管理是图书馆获得捐赠文献的关键步骤，但通过调查发现，有些省馆的管理工作程序设计不够人性化。① 部分省馆的《接收捐赠存档登记表》中除姓名、性别等信息外，还要求捐赠者提供其出生年月、学历、单位、职称、职务、研究方向、个人简历和照片等较为私密的信息，对文献捐赠者造成了困扰；② 部分省馆在捐赠方式中提到“请捐赠者先将捐赠清单发送给图书馆采编部”，但其中并没有任何联系方式，这必然增加捐赠者的捐赠难度，从而有可能导致捐赠热情的降低；③ 很多省馆都提到了“捐赠文献一经接受和办妥有关手续，其所有权和处理权等所有相关权益归图书馆”，但对图书馆的具体收藏办法却很少提及，而捐赠者对此又非常关心，从而可能会影响捐赠者的捐赠激情；④ 捐赠文献系统不仅能方便图书馆对捐赠文献的登记、统计等处理，同时也方便捐赠者对所捐赠图书的检索和查询，但通过调查显示仅有35.48%的省馆有专门的捐赠系统，并且仅有5所省馆的捐赠系统有查询检索功能。

3.5 激励制度欠缺

图书馆要从社会各界获取捐赠文献，就需要根据捐赠者的需求建立完善的激励制度，影响并推动社会力量参与捐赠图书的公益事业。但是通过调查发现，为激励捐赠者的积极性特地强调了相关激励制度的省馆仅有40%，而制定了相对完善的规章制度的省馆就更少。如，很多图书馆将相关的激励措施混杂于“赠书须知”、“相关权益”和“捐赠办法”中，非常不便于捐赠者的查找和了解；又如，虽然有些图书馆单独列出了相关激励措施，但又过于简单，仅说明凡捐赠文献者、会颁发捐赠荣誉证书等；而有提及如对相关激励措施不满意可与图书馆商议相关的人性化激励措施就更少见了。

4 对策与建议

4.1 重视文献捐赠工作，完善规章制度

调查显示，仅有58%的省馆有较为完善的规章制度，并且在这些规章制度中还存在着制度不完善、更新不急时等问题。可见，图书馆对捐赠文献工作的重视度还不够，图书馆应转变观念、积极规划，并根据图书馆接收捐赠文献的业务流程制订收藏范围、宣传措施、接收办法和激励制度等环节的规章制度，从而规范和保证图书馆捐赠文献工作有序开展。

4.2 结合发展战略，明确收藏范围

随着全社会公益意识的增强，图书馆会接收到更多的捐赠文献。为确保捐赠文献工作的顺利开展，图书馆需要根据自身馆藏建设及发展的需要，确定捐赠文献的收藏范围。对捐赠的文献进行取舍，不仅能使捐赠文献得到充分利用，还能促进捐赠工作的深入开展。

4.3 强化宣传工作，扩大影响范围

图书馆通过各种渠道向社会发布完善的文献征集通知，可以扩大图书馆捐赠工作的影响范围，让有意捐赠文献的捐赠者能了解到相关信息，从而吸引更多的社会力量参与到图书捐赠事业中。为保证图书馆捐赠文献工作的顺利开展，并能获得丰富的文献，图书馆在宣传方面，首先应完善文献征集通知，如，明确图书馆文献收藏范围和捐赠者权益等事项，确保捐赠者能清楚图书馆所需和自己的权益等；另外，图书馆还应积极探索利用多种宣传渠道和设置灵活方便的捐赠方式，以保证捐赠者能方便快捷地了解图书馆的捐赠文献工作，从而奠定捐赠文献工作的基础。

4.4 践行体验设计，细化接收工作

通过调查和相关研究［5］可以发现，图书馆在捐赠文献接收管理时还不够人性化，整个过程缺少体验设计的理念。体验设计就是在具体的服务过程中融入更多人性化的内容，让用户能更方便地使用或更加符合用户的操作习惯。在设计具体的捐赠文献接收工作时，图书馆不仅要从管理者角度进行设计，更重要的是要从捐赠者的角度进行设计，并且设计还应细化与捐赠者有关的每个环节，从而让捐赠者能方便快捷地捐赠文献。

4.5 完善激励制度，激发捐赠热情

明确、完善的激励制度，不仅是图书馆对捐赠者真诚感谢的具体表现，也是激发捐赠者捐赠热情的重要途径。首先，应针对不同的捐赠者设计不同的激励措施，如，图书馆对捐赠文献未收藏的捐赠者应提供感谢函，对重要捐赠文献的捐赠者不仅要提供收藏证明，还应提供荣誉馆员、媒体报道等激励措施，同时，还应说明对相关激励措施不满意者可与图书馆商议等。其次，图书馆还应在征集文献通知中单独列出激励措施的条款以方便捐赠者了解；再次，激励措施的表述一定要清楚明了，避免双方对相关内容理解的不一致而影响捐赠工作的顺利开展。