对做好办公室文秘工作的几点认识

王文峰

摘 要：现阶段，随着社会的飞速发展，科学体制机制改革不断深化，行政办公室文秘工作肩负着以文辅政的重担，传统意义上的秘书已经不能胜任现代社会对秘书工作的要求，秘书被赋予更多的工作与职责，需要提升自己成为高水平的综合性人才，成为领导的得力助手。本文探讨了当前行政办公室文秘工作存在的问题及对策，充分发挥办公室的职能作用，提高工作效率和服务水平。

关键词：做好；办公室文秘工作；几点认识

引言

做好行政办公室文秘工作最直接的就是提高自身能力，文秘工作的性质决定了对其有较为全面的要求，其中最主要的有学习能力、写作能力和综合协调能力。

1提高自身能力

1.1提升学习能力

要树立文秘良好的外在形象，讲究文秘礼仪，提升学习能力是必不可少的。社会不断变化发展，行政加快更新步伐，知识更是日新月异。做行政文秘如果死守原有经验，就只能固步自封，逐渐被时代所淘汰。提升学习能力，一是要更新文秘相关业务知识。业务知识对任何职场人士来说都是基本技能，是工作的“饭碗”。行政的发展是思路的更新，大到行政制度方針改变，小到办公室档案管理的电子化都是不断发展变化的。作为办公室文秘，只有接受新的业务知识，不断更新才能真正做好行政的日常工作。二是学习政策理论。可以说一个不熟悉国家方针政策，不了解时事行情，不清楚行业动态的人是做不好行政文秘工作的。为此有些行政专门设立了理论研究部门，针对国家大政方针、宏观调控动向，为行政自身发展寻求更好道路和方向。行政办公室文秘作为行政管理的助手，就是要懂政治、讲经济、知法规，更要做到擅观察、常总结、勤分析。三是学习领导管理。行政办公室文秘作为日常文件的起草者、公司文化的宣传者、领导思想的传达者，很多时候需要“站在领导的角度”看待问题，这时就需要学习领导艺术，当好领导“参谋”。

1.2提升写作能力

行政办公室文秘除了当好领导“参谋”，最基本的工作应该是文案写作。文秘接触最多的应该是会议筹备也就需要做会议记录、纪要及会后宣传，还有公司各类公文起草，涉及公司制度、公司发文等，还有行政的宣传工作。上述各项工作，除了基本的格式要求，最重要的是坚实的文字基础和过硬的写作能力。提高写作能力是一个不断积累的过程。这要求我们日常工作中，不放弃任何可以锻炼自己文笔的机会，不小看任何文体，一个通知也要字句通顺、逻辑清晰、格式准确。除日常工作以外，要多看、多读、多背、多想，多看好文章，提升知识储备，多背好句子，做好文字储备。有时候在写作中不知道怎么对文章内容进行归纳提炼形成一个引人注目的小标题，这时突然冒出的“点子”就跟平时的积累不无关系，而这些“点子”往往就是领导欣赏的。

1.3提升协调能力

协调能力体现行政办公室文秘的综合素质，影响文秘上传下达的实效。提高协调能力，就要正确处理工作各项目的关系，文秘工作事项较为繁杂，涉及有日常事务、临时任务、各项活动等，需要文秘分清主次，拿捏轻重；提高协调能力，也要正确处理组织间的关系，对内主要是各级关系，对外为各个组织单位之间的关系；提高协调能力，还要正确处理人际关系，正确处理上下级关系，拥有良好的人际关系，能为秘书工作起到良好的推动作用。

2树立三个意识

2.1树立创新意识

在国家提倡“全民创业、万众创新”的时候，关键是行政单位要加快实现开放式创新，具体到办公室文秘个人上也要牢固树立创新意识，要以创新的精神去接受、思考、研究本职工作，迎接新问题、新常态。做到不以旧思维做新工作，不以旧方法走新道路，才能不以旧标准上新台阶，才能永葆秘书职业的生机和活力，全面发挥文秘职能作用，实现自身价值。

2.2树立服务意识

作为行政办公室文秘，要充分意识到办公室在工作当中的作用和宗旨那就是服务。可以说服务意识就是文秘的行政的生命线。一个文秘，他可以规范地接听电话、礼貌地询问事宜、合理地回答问题，但如果没有树立服务意识，只是机械地完成工作，那么这样的工作是生硬、模式化的工作。秘书职业特点决定其接近权力中心而没有决策权，这就需要秘书真正树立服务意识，调整心态，做到“干练而低调”。

2.3树立奉献意识

作为行政办公室文秘要充分认识到办公室的职能和职业的特性。办公室工作，可以说是默默无闻，不求回报的。比如起草的讲稿，如能被领导一字不差地念出来，这是对文秘工作的肯定，应该为此感到欣喜。所做的后勤工作。员工们感受到了行政关怀就是自己工作做到位的一种体现。在行政办公室文秘的位置上，就是要树立奉献意识，坚守岗位、默默奉献；在工作中，关心集体，关注员工冷暖，为行政运作创造有力条件；在作风上，顾大局、识大体，既要高屋建瓴也要细致入微。

3重视文秘礼仪

上述能力和意识的外化表现就是礼仪。文秘礼仪是文秘自身观念、意识、素质和行为方式的总和。负责上传下达、沟通内外的行政办公室文秘除了掌握基本的文秘知识，具备较好的工作能力外，更应该树立形象意识，提升礼仪修养，以适应不同场合的规范礼仪。礼仪是人们在社会、道德、习俗、宗教等方面所认同和遵守的行为规范或准则，是文明程度和道德修养的一种外在表现形式。秘书礼仪，是秘书在工作、社会活动中，为塑造个人以及组织的良好形象，向相关交流对象表示尊重及友好的规范或程序，是秘书日常工作的重要组成部分，涉及内容为办公、接待、外事、社交、形象礼仪等。秘书人员处于行政对外交流的前沿，是行政的形象，秘书入员礼仪是否合乎规范反映了所代表的行政的形象高低，有了良好的秘书礼仪不仅树立形象、便于工作也有利于展示个人价值，获得认可，因此行政办公室文秘需特别重视文秘礼仪。

结语

结合文秘工作对如何做好新时期行政办公室文秘工作的几点思考。其中最大的体会是，行政办公室文秘工作者是一个奉献大于索取、工作不出政绩的岗位，可谓“好汉子”不想干，“赖汉子”干不了，选择文秘工作必须要有乐于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉献精神。探讨做好行政办公室文秘工作的思路和方法，就是要更好地找出行政办公室文秘工作的规律，提高行政文秘工作的效率，使文秘工作更好地为行政发展服务。

参考文献

[1]张文和.关于做好国有行政办公室工作的几点思考[J].行政导报，2015（12）.

[2]张朝阳.略论行政办公室主任的知识结构[J].管理观察，2014（18）.

（作者单位：江苏省东海县人大办公室）