优化和改善高职院校资产管理的探索

何文婷

摘要：文章系统归纳了当前高职院校资产管理存在的问题，剖析比较深刻，并将这些问题与学校实际情况相结合，从硬件与软件方面，即系统升级与制度、人员完善相结合的角度提出改进的意见与建议。

关键词：高职院校；资产管理；硬件；软件；制度

近几年， 上海出版印刷高等专科学校职业教育事业得到了迅速发展，办学规模逐年扩大，教育经费不断增加。学校为了在提高办学水平的基础上增强自身的竞争力，物资采购的规模、设备设施的使用极速增加，设备的种类及采购的模式日趋复杂，资产管理工作的难度越来越大。在高校的总体管理工作中，资产管理是整个学校行政管理的重要组成部分，对于学校的整体工作活动起着至关重要的作用，为学校的教学工作、行政管理工作、以及生活后勤等方面都提供了重要的基础保障。随着学校发展规模的不断壮大，对资产管理工作的要求也在不断提升。

近两年上海出版印刷高等专科学校对与CRP系统投入了很大的人力与物力成本，智慧校园信息化建设已取得标志性成果，信息化水平整体上了一个台阶；但是资产管理目前使用AIFI系统，该系统为单机版系统，无法满足智慧校园信息化建设整合资产数据需求。本文研究的主要目的是利用智慧校园信息化建设成果，结合现代化资产管理的需求，设计开发出一个适合于资产管理的系统。该系统将全面实现从资产的申购、审批、采购、入库等工作流程，并能够对台账和日常管理进行动态跟踪，从而大大提高了固定资产管理工作。

一、资产管理工作在国内与国外的现状

以美国固定资产管理模式为例，其对固定资产的定义为：“建筑物、设备或土地等因交易、事件或事项而获得或控制的长期有形资产。”其管理理念是控制和问责。美国联邦政府管理和预算办公室（OMB）颁布的 A-21 通告规定了其固定资产范围：使用年限一年以上，购买价值超过五千美元。

美国固定资产管理主要包括九个环节，分别是需求管理、采购评估、采购计划、采购预算、询价及采购、存档管理、使用管理、评估报告及报废，其中最为关键的是采购、使用和报废。美国的资产管理的核心目标是发挥设备的最大使用潜能，政府将给予对设备进行再利用的部门较高的信用评价以激励设备再利用。

我国的《中央行政事业单位固定资产管理办法》规定各部门资产管理的主要任务是：建立健全各项管理制度，合理配备并节约、有效使用固定资产提高固定资产使用效益，保障固定资产的安全和完整。各部门固定资产的管理和使用应坚持统一政策、统一领导、分级管理、责任到人、物尽其用的原则。国务院机关事务管理局要求各级国家机关、事业单位和团体组织对纳入政府采购目录内的设备必须严格执行政府采购，通过各省、市的政府采购网进行统一购置。要求设置专职的资产管理员，对本单位的固定资产进行统一有规划的管理并对固定资产的使用遗失等负有安全责任。资产的使用人在退休、离职或工作调动前必须办理资产交接手续，同时要求对固定资产管理员定期进行培训。

在资产管理软件市场上，还是由部分发达国家开发的网络化管理系统产品占主流主导地位，比如美国的 MAXIMO 系统，国内的资产管理软件尚未成熟，仅占10%左右的市场。

目前，许多高校已经在使用不同版本的资产管理系统，逐步实现资产管理的数字化、信息化、网络化。华东地区资产建设优秀案例，当属上海理工大学建设最具有代表性案例。目前上海理工大学资产管理系统经过多方面多维度建设，已全面覆盖资产日常管理、资产全生命周期管理的需要，已全面解决学校普遍所遇到的问题。

二、资产管理工作中存在的问题与不足

高校固定资产管理普遍存在下列问题：1.资产管理系统中的台帐、资产卡片与实物不相符合；2.设备的存放地点不清楚，无法清楚知道某个地点上存放多少固定资产；3.申请固定资产报废不及时，资产账和财务账上无法及时核销，拆卸下来的实物与资产账上的实物卡片不相符；4.对于设备的移动、调拨、维修等缺乏跟踪管理，没有历史记录。

近年来，随着上海出版印刷高等专科学校的不断扩招、购买的设备的逐年增加，学校的固定资产的总额呈现不断上升趋势。资产管理也趋向多元化、复杂化。校园信息管理系统（CRP）的应用是一个大趋势，在此方面已取得一定的成绩，通过AIFI资产管理软件基本可以实现资产的全方位管理。但是仍然存在若干问题需要完善与改进。

上海出版印刷高等专科学校目前資产管理存在的问题：1.目前采用的资产管理系统是之前教委指定的AIFI系统，是一个单机版的资产管理系统，资产管理部门在使用该系统的时候消耗了大量的人力、物力和精力，还达不到预期的效果，非但不能及时掌握固定资产的分布及使用现状，还造成大量的资产闲置、浪费的情况；2.缺少仓库管理员，由于人手和场地等原因，没有专职的仓库管理员也没有专门存放报废或待报废的设备，无法对学校新购尚未领用和待报废的设备进行实时的监管；3.线上管理与线下管理脱节，学校所购置的大型设备只是在购进时在电脑上登记入库，后续的使用情况和设备状况缺少一个动态的监察，直到报废在系统上做资产处置，这样容易造成设备使用缺少监管、无法发挥其最大价值的问题

三、优化和改善过程中遇到的问题

基于信息化建设基础上优化和改善学校资产管理流程的探索和研究过程中，主要遇到以下几个问题。

（一）与CRP校级数据中心无缝集成，保障数据源头唯一，避免“信息孤岛”

近年来，由于功能模块要求不同，学校陆续建设了若干个第三方系统，比如教务系统、实验室管理系统、人事系统等，各系统分别采用不同的数据标准和数据库，由此形成了多个“信息孤岛”。首先要解决的是资产管理系统中数据重复管理的问题，要求与CRP校级数据中心数据和资源实现高效共享，及时更新协同数据。资产管理系统严格按照依据CRP校级数据中心数据标准规范以及上海市财政局下发的《上海市市级行政事业单位国有资产管理信息系统管理规程》设计开发。

目前资产管理系统已与CRP校级数据中心无缝集成，实现资产业务数据实现同步共享，循环流动，不断加工处理，使数据始终处于激活状态，保障数据源头唯一，从而确保数据的真实性、实时性、规范性和安全性，以提高管理决策的准确性。

（二）资产数据上报

教育部上报报表包括：单位固定资产情况表、普通高等学校教学、科研仪器设备增减情况表、固定资产分类统计表、固定资产分类期度增减变动情况表、固定资产分户期度增减变动情况表、行政事业单位国有资产情况统计表、资产盘点汇总表、资产情况表。

国资委上报报表包括：教学科研仪器设备表、教学科研仪器设备表增减变动情况表、精密贵重仪器设备表、教学实验项目表、专人实验室人员表、实验室基本情况表、实验室经费情况表。

市財政上报报表包括：新增卡片、增值卡片、报废卡片。

教育部、国资委、市财政的资产分类的编码不一致，如何打造“学校-院系-使用人”三级资产业务动态管理平台，实现一键上报财政、国资委、教育部等主管部门，同时保证上报数据真实性、实时性、规范性。

之前，资产管理部门采用教育部AIFI系统登记校内资产信息，再登录其他主管部门系统重新登记校内资产信息，造成了资产管理部门工作效率降低以及主管部门无法真实地、实时地掌握资产情况。

基于各主管部门资产编码及分类规则，梳理教育资产分类、国标资产分类、财务资产分类相互之间的映射关系，设计一套符合教育资产分类、国标资产分类、财务资产分类以及特殊资产分类的标准规范。资产管理系统严格按照财政、国资委、教育部上报报表格式，实现一键生成报表上报，实现与财政、国资委、教育部资产系统有效对接。

（三）资产精细化及实时动态化管理

这几年由于骨干院校建设和新校区建设等投入，每年采购的仪器设备不仅在金额上翻了几翻，在数量上也不断增长，设备的更新率不断提高。但是由于目前上海出版印刷高等专科学校还是使用单机版的AIFI系统管理模式，且资产管理部门由于人手有限等原因，目前主要的精力还只能集中在数据的录入和卡片打印等工作上，工作强度大，重复劳动，数据更新不及时，由于人工手动输入经常会出错准确性较差，无法实现固定资产信息的实时、动态的管理。

根据《上海市市级事业单位国有资产管理暂行办法》“人人都管物，物物有人管”的要求，鼓励全校教职工参与资产管理工作。资产管理系统涵盖物品申购、验收入库、台账管理、资产调拨、日常管理、资产报废等模块功能，同时系统基于B/S架构，与CRP校级数据中心无缝集成，实现固定资产信息实时、动态的管理。

（四）实现对设备的历史信息动态跟踪管理

资产职能部门管理与各部门占有使用相互脱节，致使缺乏对设备使用和维护的历史信息的动态跟踪管理，从而造成资产使用率底下、遗失、盲目采购等问题出现。

针对资产申购、验收入库、资产调拨、资产借用、资产维修、资产报废等业务流程进行优化改进，将资产职能部门管理与占有使用部门参与到资产管理中，实现“人人都管物，物物有人管”，完善资产全生命周期信息。

四、资产管理工作的优化与转变

资产管理正式迈入网络化、精细化管理阶段。资产管理系统的建设不仅提高资产管理部门的信息化水平和工作效率，而且推进智慧校园建设步伐。以下是资产管理工作的两个转变。

（一）由静态转向动态管理

之前的固定资产管理，往往只注重一个时间节点上的静态管理，只能反应资产卡片的基本信息和属性。而实际的固定资产管理工作是一个动态变化的过程，经常会发生设备的移动、调拨，通过新系统该设备的资产保管员就可以及时对其相关属性进行修改，从而使资产管理部门实时掌握设备的最新状态，实现设备从购置、变动和处置等全生命周期的动态管理。

（二）由分散转向统筹管理

学校的固定资产数量多、情况复杂、涉及面广，通过人工分散的管理模式无法达到固定资产的管理与监督要求。在利用了信息化手段，与实际情况相结合，设计开发一套适合的资产管理系统，实现信息集中、统一管理、流程规范的资产管理模式，最终完成资产管理由单方面管理向全过程管理的转变。

五、CRP建设合理化的建议

上海出版印刷高等专科学校资产管理部门将努力建设资产管理系统，实现资产管理数据与CRP系统中资产管理数据实时共享共用，业务功能协调统一。以下是CRP建设合理化建议。

（一）CRP 建设业务推广

多年来上海出版印刷高等专科学校使用的是传统的单机版AIFI系统，教职工对该系统已经形成了习惯和依赖，新推广的 CRP 系统对大家来说是一个崭新的平台，教职工需要有一个循序渐进地理解与接受 CRP 先进的信息化管理模式的过程。CRP推进办应联合其他职能部门加强CRP宣传工作以及系统培训工作。

（二）加强与第三方业务系统集成

第三方业务系统采用不同的数据标准和数据库，容易形成了多个“信息孤岛”，针对已建成的第三方业务系统进行接口对接工作，针对待建成的第三方业务系统，应要求第三方公司与CRP系统进行对接。

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（作者单位：上海出版印刷高等专科学校）