职业院校档案管理服务职能及有效发挥

霍海波

摘 要：对于职业院校来说，档案涉及发展方向、教学工作等多个方面的内容。如何提升档案管理水平，发挥管理服务职能，对职业院校的发展具有显著的现实意义。本文旨在分析现阶段档案管理工作服务的现状，以此为切入点，探究如何有效创新服务模式，為院校档案管理工作提供制度保障。

关键词：职业院校；档案管理；服务职能

档案是记录院校活动的重要载体，是对发展过程的真实记录。随着档案制度的不断改革和新时期各种技术手段的应用，档案管理工作面临全新的挑战。针对现阶段档案管理服务中的缺陷，应该从多个角度予以解决，并在改革和创新中探索档案管理的新模式。

一、职业院校档案管理服务的现状和问题

1.档案服务水平问题

传统档案管理服务模式下，学生和教师要到档案室才能获取档案信息。但在信息技术的普及阶段，这样的服务模式暴露出明显的滞后性，影响档案管理服务水平。因此，档案管理工作应着力改善现阶段的被动服务模式，更好地发挥服务职能。

2.档案信息结构问题

由于职业院校的档案内容涉及范围广，具有显著的参考和利用空间，因而档案结构的合理化对档案的利用价值具有重要影响。而随着职业院校办学规模的扩大和学生数量的增加，档案资源无论是从类型上还是数量上都会明显增加，所以档案信息结构不合理成为最突出的问题。

3.档案管理人员问题

管理人员的素质和管理模式也是档案管理工作的主要问题之一。要想真正提升档案管理工作水平，管理人员就应该与信息受众群体做好交流和沟通工作，并解答他们在信息获取中遇到的问题。从目前的管理工作来看，很多管理人员忽视了沟通的重要性，这在一定程度上影响了档案管理的服务职能。

二、如何有效发挥职业院校档案管理服务职能

1.创新档案服务模式

新时期信息技术为各项工作提供了便利。因此，档案管理部门应该在服务模式上进行创新，提升服务水平。例如：合理利用互联网手段对档案进行分类和管理，构建电子档案库。尤其是一些应用价值较高的纸质档案，电子档案模式能减少其损毁的可能性。管理人员可以通过邮箱、微信等方式，对学生和教师需要的档案资料进行发送，不仅提供了方便快捷的服务，也提升了档案管理的工作效率。对于一些专题档案，应开展展览和陈列工作，在日常管理过程中让需求者了解档案资源的内涵；与此同时，将档案室中的档案目录进行规划和整理，便于需求者借阅和查找。

2.优化档案信息结构

档案管理人员要根据档案的价值程度和利用率，对所有档案资料进行结构优化，并从优化过程中对档案资源进行合理开发，收集对学生和教师有价值的档案信息。在细节管理方面，要有针对性地对档案进行归档和整理工作，尤其是职业院校的学生在毕业之后通常会直接走向工作岗位，因此对专业知识方面的档案需求会比较大。档案管理人员对于此类档案要开展专门的收集和整理，将学生档案、教学档案、研究档案进行分类。这样不仅便于需求者查阅，还便于内部统计，大大提升了工作效率，促进了档案管理服务职能的提升。

3.加强档案管理人员培养

档案管理人员的改进可以从人才培养、人员素质提升和管理人员沟通等方面入手。其中，在人才培养方面，学院要意识到提升档案管理的服务职能，需要高素质的人才管理队伍作为支持。因此院校要加强相关人员的培训，重点对档案管理人员的能力和业务水平进行培养。需要注意的是，信息时代下，档案管理人员不仅要具备专业的理论知识，还应学会利用新技术手段辅助管理工作。例如：运用网络知识建设数据库，并通过微信、邮箱等方式与档案需求者进行交流和沟通。档案管理人员只有在与需求者进行良好沟通的前提下，才能更好地为他们提供服务，从而促进档案管理服务职能的提升。

三、档案管理服务的意义

档案管理服务对职业院校来说具有显著的现实意义，重要性体现在两个方面。首先，档案管理服务是对客观历史的一种记录，发挥着显著的记载作用。职业院校的档案内容涉及学院管理、发展等价值较高的资料，因此做好档案管理服务工作可以有效保存重要的资料，提升档案的可靠性和准确性。其次，档案具有参考和借鉴功能，通过查阅档案，可以了解学院在某一时期的发展情况，并从中获取信息，为学院今后的发展提供参考和借鉴，促进教学水平和管理水平的提升。

四、结语

在新时期，职业院校应该充分认识到档案管理服务工作的重要性，采取合理的手段加强服务职能，在服务模式、管理体系等多个方面进行优化改革，从而为师生提供更优质的服务，真正发挥档案的价值，为学院今后的发展和建设打好基础。

参考文献：

[1]张晓兰.新形势下高职院校档案工作服务职能提升策略研究[J].长江丛刊，2016（30）.

[2]吕亚梅.略论高职院校档案工作的服务职能[J].才智，2015（5）.

[3]王君秋.高职院校档案管理工作创新与优化研究[J].现代职业教育，2016（3）.

（责任编辑：王 瑜 黄天骏）