制约文书档案管理绩效的因素分析及对策

邓秀娟

摘 要：学校文书档案管理构成了办公室工作的重要内容，通过文书档案管理能够对学校发展中的各类文件进行保存，还能通过档案资料开发来为学校的内涵式建设提供数据资源。以会议记录为例的影响因素主要由三个方面构成，应对策略可围绕着：开展文书档案相关人员的岗位培训、建立校本要求下文书档案归类标准、完善信息化文书档案管理平台建设、依托标准化目录挖掘文书档案资源等四个方面来构建。

关键词：文书档案；管理绩效；制约因素；对策

学校文书档案管理构成了办公室工作的重要内容，通过文书档案管理能够对学校发展中的各类文件进行保存，还能通过档案资料开发来为学校的内涵式建设提供数据资源。但这里也需要指出，目前不少学校在文书档案管理中仍存在或多或少的问题，从而受到这些制约因素的影响而弱化了文书档案的管理绩效。对此，需要在问题导向下寻找到有效对策。由于文书档案所涵盖的内容十分广泛，为了使本文的讨论更为收敛，这里选择学校管理层的“会议记录”作为文书档案管理对象。会议记录承载了学校管理层历次会议所做出的意向、决策和讨论过程。从这些会议记录中可以反映出学校在发展过程中的内在逻辑，也能为学校在发展中的路径偏离提供纠错依据。基于以上所述，笔者将就文章主题展开讨论。

一、制约文书档案管理绩效的因素分析

结合笔者的工作实践，这里可从以下三个方面来对制约因素进行分析：

（一）传统工作习惯所导致的制约因素

學校会议记录承载着许多重要信息，但受到传统工作习惯的影响在会议记录中主要存在着这样的问题，即习惯于以“流水账”的形式来记录会议谈话全过程，而未能突出会议主题和会议决议的核心环节。这样一来，就为今后的文书档案资源开发带来了不必要的麻烦。该制约因素的产生，根源于会议记录人员的岗位能力存在着缺失。可见，在提升文书档案管理绩效时，还需要重视“人”的因素。

（二）传统工作流程所导致的制约因素

传统工作流程仍然遵循着特定的档案管理制度，但这种依据时间为标准的文书档案保管流程，将直接降低未来在查找档案信息时的“交易成本”。学校在发展过程中必然存在着完善制度机制的需要，而学校管理层在会议商讨中所作出的民主决策，将作为制度机制完善的原则和依据，而且也是迎接上级检查的重要书面材料。由此，受到传统工作流程所导致的因素制约，便降低了文书档案管理的绩效。

（三）传统工作模式所导致的制约因素

传统工作模式下的文书档案管理，主要以静态模式而存在。所谓“静态模式”是指，学校办公室、档案管理部门并未形成主动开展档案资源开发的意识。不难知晓，随着大数据时代的到来，基于互联网技术的档案资源开发将能为学校发展带来意想不到的推动作用。

二、破解制约因素的着眼点

在问题导向下，破解制约因素的着眼点可归纳如下：

（一）着眼于提升文书档案记录的工作能力

从目前相关文献的论述中可以感知到，许多作者并没有正视“人”的因素对档案管理的影响，而主要聚焦档案管理的制度优化问题。笔者认为，会议记录质量作为影响文书档案管理绩效的事前环节十分重要，其将对文书档案应用产生系统性影响。作为主体因素的会议记录人员，需要具备规范和专业的会议速记能力。只有这样，才能确保会议记录的精要与准确。

（二）着眼于再造文书档案管理的流程形态

前面已经指出，目前学校文书档案在保管上仍主要以时间为序列，这就直接影响到今后在档案资料查找上的效率。因此，这里就需要着眼于再造文书档案管理的流程形态。再造的目的在于弥补当前档案管理所存在的短板，并为文书档案资源开发提供便利。再造的重点在于，根据学校文书档案管理需要建立校本归类标准。

（三）着眼于增强文书档案管理的能动特性

笔者认为，需要充分挖掘文书档案资源来助力学校各项事业的发展。特别在涉及到教师职称评定、薪酬分配、干部晋级等重要事项上，学校管理层的会议记录都将成为原始依据和支撑材料。因此，还需着眼于增强文书档案管理的能动性。

三、对策

根据以上所述，对策可以从以下四个方面来构建：

（一）开展文书档案相关人员的岗位培训

前面已经指出，需要加强对会议记录人员的岗位能力培训。由于学校会议记录人员并不一定为专职，甚至在中层会议中担任记录的人员往往是笔记工整的工作人员。因此，这里首先需要在各个部门设置会议记录专职和兼职岗位，并在定岗定员的基础上对这些人员进行基础性的会议记录培训。培训的重点可放置在：速记要点、抓关键词、突出中心内容等环节。

（二）建立校本要求下文书档案归类标准

打破按时间、按部门进行文书档案保管的短板，则需要对会议记录开展分类管理。由于会议职能本身的特殊性，所以目前还未形成标准化的档案归类办法。在这一背景下，学校则可以根据自己特点设计出校本要求下的归类标准。如，设计出教学改革类、日常教学管理类、人事方面决议类、薪酬安排类、学校后勤管理类等归类标准。

（三）完善信息化文书档案管理平台建设

顺应大数据时代对档案管理的要求，学校在文书档案管理中需要完善信息化平台建设，通过建立信息化文书档案管理模式来提高管理绩效。针对会议记录的信息化平台打造，则可以以电子图片的方式来保存会议记录。同时，根据上文所设计出的档案归类标准来建档。通过建立信息化文书档案管理平台，就为档案资源开发提供了物理保证。

（四）依托标准化目录挖掘文书档案资源

为了更好的使用大数据分析方法，这里需要依托标准化目录来挖掘文书档案资源。首先，在一级目录可以按照文书档案管理内容进行标准：如，会议记录、公告、通告等。在二级目录中则可以根据校本要求下的档案归类标准来进行。同时，学校应与第三方信息化平台供应商建立起良好沟通关系，从而强化信息化平台建设实效性。

四、展望

以下，再从两个方面对文书档案管理作出展望：

（一）增强大数据分析能力提升服务品质

大数据分析已成为解决海量信息和数据的重要工作内容，大数据分析的目的在于从海量的数据资源中，寻找到满足特定工作岗位的数据系统。以此类推，档案管理人员不仅需要掌握大数据分析能力，还应对需求方主营业务的各个环节具备基础性专业知识。

（二）优化档案分类标准与平台搭建同步

可以根据需求方主营业务的功能模块来作为分类标准，进而使得档案的归类能够形成相对独立的信息模块。同时，在局域网建设中需要完善信息共享平台的搭建，从而切实便利职能部门对档案信息的查询之需。

五、小结

本文以会议记录为例的影响因素主要由三个方面构成，即：传统工作习惯所导致、传统工作流程所导致、传统工作模式所导致。由此，需要在问题导向下寻找到有效对策。应对策略可围绕着：开展文书档案相关人员的岗位培训、建立校本要求下文书档案归类标准、完善信息化文书档案管理平台建设、依托标准化目录挖掘文书档案资源等四个方面来构建。

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